SQAS & ESAD EXCEL ITALIANO

SQAS & ESAD Manager PRO – Italia è un workbook Excel professionale sviluppato per supportare aziende, consulenti, responsabili HSE/SHEQ, responsabili qualità e auditor interni nella gestione strutturata delle attività collegate ai questionari SQAS ed ESAD.

SQAS & ESAD Manager PRO – Italia trasforma un insieme complesso di questionari in un sistema di lavoro strutturato.

Il valore del workbook non consiste soltanto nel mettere a disposizione contenuti in italiano, ma soprattutto nel permettere di gestire in modo coordinato:

requisiti, applicabilità, evidenze, gap, azioni, responsabili, scadenze, dashboard e report.

Utilizzato correttamente, il file può diventare uno strumento operativo molto utile per organizzare l’autovalutazione, preparare l’assessment, monitorare le azioni e supportare il miglioramento continuo dell’organizzazione.

Lo strumento nasce dall’esigenza di superare la semplice compilazione dei questionari originali e trasformare la valutazione in un vero processo gestionale.

Il file Excel consente infatti di lavorare in modo ordinato su:

• requisiti;
• applicabilità;
• evidenze;
• conformità;
• criticità;
• azioni correttive;
• responsabilità;
• scadenze;
• dashboard;
• report.

L’obiettivo non è sostituire i questionari ufficiali, ma offrire uno strumento pratico e professionale per organizzare l’autovalutazione e preparare in modo più efficace la documentazione necessaria all’assessment.

Un unico ambiente di lavoro per SQAS ed ESAD

Uno dei principali vantaggi del workbook è la possibilità di gestire in un unico file più moduli e questionari.

La struttura comprende, a seconda dell’attività dell’organizzazione, moduli relativi a:

• SQAS Core;
• SQAS Transport Service;
• SQAS Warehouse;
• SQAS Rail;
• SQAS Tank Cleaning;
• SQAS Container Depot / Transfer Terminal;
• ESAD Core + Supplement;
• ESAD Site;
• ESAD Filling & General;
• ESAD Chlorinated Solvents.

In questo modo l’azienda può mantenere una visione unica e coordinata del proprio stato di preparazione.

Non una semplice traduzione

Il workbook non è stato concepito come una mera traduzione del testo originale.

La versione italiana è stata organizzata in modo da rendere il contenuto più facilmente utilizzabile nel lavoro quotidiano.

Gli identificativi originali dei requisiti vengono mantenuti per preservare la tracciabilità verso i questionari di riferimento.

Per ogni requisito è possibile lavorare su più livelli:

• testo del requisito;
• eventuale guidance;
• applicabilità;
• esito;
• evidenza;
• commento;
• eventuale gap;
• eventuale azione.

Questo consente di passare dal semplice “leggere una domanda” al “gestire una valutazione”.

Il principio operativo del sistema

La logica del workbook è semplice:

REQUISITO

↓

APPLICABILITÀ

↓

VALUTAZIONE

↓

EVIDENZA

↓

GAP

↓

AZIONE

↓

RESPONSABILE

↓

SCADENZA

↓

VERIFICA DI CHIUSURA

Questa impostazione rende il foglio particolarmente utile anche come strumento di audit interno e di preparazione documentale.

Configurazione iniziale dell’azienda

Il workbook prevede una fase iniziale di configurazione.

L’utilizzatore può inserire informazioni quali:

• ragione sociale;
• sito oggetto di valutazione;
• referente;
• funzione aziendale;
• assessor interno;
• consulente;
• data di apertura;
• data prevista dell’assessment;
• attività svolte.

Le attività possono comprendere, ad esempio:

• trasporto;
• warehouse;
• rail;
• tank cleaning;
• filling;
• blending;
• bulk;
• IBC;
• fusti;
• piccoli imballaggi;
• solventi clorurati;
• food;
• cosmetic;
• pharma;
• Operation Clean Sweep.

Questa configurazione consente di orientare la selezione dei moduli pertinenti.

Selezione dei moduli applicabili

Il foglio Excel consente di attivare solamente i questionari effettivamente utili per l’attività analizzata.

Questo evita di lavorare inutilmente su moduli non pertinenti.

Il principio è importante: non tutti i questionari devono necessariamente essere compilati.

La selezione deve essere coerente con il perimetro effettivo dell’organizzazione e del sito.

Gestione dell’applicabilità

Uno degli aspetti più importanti del workbook è la distinzione tra:

• requisito applicabile;
• requisito non applicabile.

Questa distinzione viene gestita separatamente dalla valutazione.

Un requisito non applicabile non viene quindi automaticamente considerato conforme.

Quando necessario, la non applicabilità può essere motivata.

Ad esempio:

Non applicabile: il sito non effettua operazioni di riempimento.

Questa impostazione evita interpretazioni errate e rende più trasparente la compilazione.

Stati di valutazione

Per i requisiti applicabili, il workbook consente di utilizzare stati operativi quali:

• Conforme;
• Parzialmente conforme;
• Non conforme;
• Da verificare;
• Non applicabile.

La voce Da verificare permette di lasciare temporaneamente aperto un requisito quando le informazioni non sono ancora sufficienti.

Questa funzione è molto utile durante le prime fasi dell’autovalutazione.

Gestione delle evidenze

Un requisito non dovrebbe essere valutato solo sulla base di dichiarazioni.

Per questo il workbook prevede la possibilità di associare evidenze.

Tra le evidenze possono rientrare:

• procedure;
• istruzioni operative;
• registri;
• audit;
• verbali;
• attestati;
• documentazione formativa;
• certificati;
• manutenzioni;
• piani di emergenza;
• valutazioni dei rischi;
• fotografie;
• rapporti tecnici;
• registrazioni ambientali;
• documentazione qualità.

L’utilizzatore può indicare, ad esempio:

PR-SHEQ-07 Rev.04 – Procedura gestione appaltatori

oppure:

Registro formazione ADR 2026

In questo modo il requisito non rimane isolato, ma viene collegato a un’evidenza concreta.

Registro centralizzato delle evidenze

Il workbook comprende un’area dedicata alla raccolta centralizzata della documentazione.

Per ogni evidenza possono essere registrati:

• identificativo;
• titolo;
• codice;
• revisione;
• data;
• scadenza;
• proprietario;
• percorso;
• note;
• requisiti collegati.

Questo consente di evitare duplicazioni.

Uno stesso documento può infatti supportare più requisiti.

Gap Analysis automatizzata

Una delle funzioni più utili del workbook è la Gap Analysis.

Questa sezione consente di concentrarsi esclusivamente sui punti che richiedono attenzione.

Possono essere individuati:

• requisiti non conformi;
• requisiti parzialmente conformi;
• requisiti ancora da verificare;
• evidenze mancanti;
• commenti mancanti;
• documenti scaduti;
• azioni da aprire.

L’obiettivo è trasformare il questionario in uno strumento di miglioramento.

Dal gap al Piano Azioni

Ogni criticità può essere trasferita nel Piano Azioni.

Per ogni azione è possibile indicare:

• ID;
• requisito collegato;
• descrizione del problema;
• azione da intraprendere;
• responsabile;
• priorità;
• data apertura;
• scadenza;
• stato;
• evidenza di chiusura.

Lo stato dell’azione può essere gestito, ad esempio, come:

• Da pianificare;
• Pianificata;
• In corso;
• In verifica;
• Chiusa;
• Scaduta.

Gestione delle scadenze

Il workbook include una sezione dedicata al monitoraggio delle scadenze.

Questa funzione permette di visualizzare:

• azioni imminenti;
• azioni scadute;
• attività in corso;
• attività concluse.

La gestione temporale è fondamentale soprattutto nella fase che precede l’assessment.

Dashboard e indicatori

Il file include dashboard riepilogative che consentono di ottenere una visione sintetica dello stato della valutazione.

Gli indicatori possono riguardare:

• numero totale di requisiti;
• requisiti applicabili;
• requisiti compilati;
• conformi;
• parzialmente conformi;
• non conformi;
• non applicabili;
• da verificare;
• azioni aperte;
• azioni scadute;
• stato dei moduli.

Sono inoltre previste aree dedicate a SQAS, ESAD e OCS.

Indicatori gestionali, non punteggi ufficiali

È importante sottolineare che gli indicatori presenti nel workbook hanno finalità gestionali.

Percentuali, priorità, readiness e KPI interni non devono essere interpretati come:

• punteggi ufficiali SQAS;
• score ufficiali ESAD;
• rating;
• certificazioni;
• attestazioni di conformità.

Servono esclusivamente per facilitare il lavoro interno e individuare le aree prioritarie.

Supporto alla preparazione dell’assessment

Una delle principali utilità del workbook è la preparazione all’assessment.

Prima della valutazione è possibile controllare in modo sistematico:

• requisiti non compilati;
• requisiti ancora da verificare;
• evidenze mancanti;
• N/A non motivati;
• non conformità aperte;
• azioni scadute;
• documenti scaduti;
• responsabilità non assegnate.

Questo consente di arrivare alla valutazione con una situazione molto più ordinata e documentata.

Reportistica

Il workbook può essere utilizzato anche per produrre report riepilogativi.

È possibile distinguere:

Report direzionale

Destinato alla direzione, con sintesi dello stato generale.

Report tecnico

Destinato ai responsabili operativi e agli auditor, con dettaglio dei singoli requisiti.

Prima della stampa o esportazione è sempre necessario verificare la correttezza dei dati.

Utilizzo anche per audit interni

Il foglio non è utile solamente in vista di un assessment.

Può essere utilizzato anche come strumento periodico di audit interno.

Ad esempio:

• riesame trimestrale;
• audit semestrale;
• controllo annuale;
• verifica delle azioni;
• controllo delle evidenze;
• aggiornamento documentale.

In questo modo il file non rimane un documento statico, ma può diventare uno strumento di miglioramento continuo.

Limiti del foglio Excel

Il workbook è uno strumento di supporto.

Non può sostituire:

• la verifica sul campo;
• il giudizio professionale;
• l’attività dell’assessor;
• l’audit;
• la valutazione del rischio;
• la consulenza tecnica;
• la verifica normativa.

Gli automatismi presenti nel file possono:

• contare;
• filtrare;
• aggregare;
• segnalare;
• riepilogare.

Non possono stabilire autonomamente se una misura sia realmente efficace o se una procedura sia correttamente applicata.

Il workbook non sostituisce la documentazione ufficiale

I questionari ufficiali, le linee guida e le regole dei sistemi SQAS ed ESAD rimangono sempre il riferimento principale.

In caso di differenze, dubbi interpretativi o aggiornamenti successivi deve essere consultata la fonte ufficiale applicabile.

La versione italiana del workbook è finalizzata a facilitare l’utilizzo operativo.

Disclaimer

SQAS & ESAD Manager PRO – Italia è uno strumento professionale di supporto all’autovalutazione, all’organizzazione delle evidenze, alla gap analysis, alla pianificazione delle azioni e alla preparazione dell’assessment.

Il workbook non è un documento ufficiale SQAS, ESAD o Operation Clean Sweep.

Non costituisce certificazione, attestazione di conformità o garanzia di superamento di un assessment.

Non sostituisce questionari ufficiali, linee guida, metodologie, criteri di valutazione o aggiornamenti pubblicati dagli organismi titolari dei rispettivi sistemi.

L’utilizzatore è responsabile della verifica:

• della versione applicabile dei questionari;
• dell’applicabilità dei requisiti;
• della correttezza delle informazioni inserite;
• della validità delle evidenze;
• dell’aggiornamento documentale.

Le traduzioni italiane sono predisposte per facilitare l’utilizzo del workbook.

In caso di dubbio interpretativo deve essere verificato il testo ufficiale originale.

Dashboard, percentuali, indicatori, priorità e readiness presenti nel file hanno finalità esclusivamente gestionali e non devono essere considerati punteggi o giudizi ufficiali SQAS o ESAD.

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