PdR 186 SSL WEB APP

La gestione della procedura equivalente in ambito salute e sicurezza sul lavoro (SSL) richiede rigore: non basta “avere i documenti”, occorre dimostrare completezza, coerenza e rintracciabilità delle evidenze collegate ai requisiti. Per questo è stata realizzata una web app gratuita, pensata come “assistente operativo” per costruire e mantenere un fascicolo digitale strutturato: dal perimetro aziendale alla checklist 1:1, fino alla produzione del dossier e dell’archivio evidenze.

Questa web app non certifica nulla e non sostituisce valutazioni di terza parte: serve a ridurre errori, standardizzare il lavoro, aumentare la qualità documentale e rendere più semplice la preparazione dell’audit.

A cosa serve la web app, in concreto

La web app è progettata per tre esigenze pratiche:

1. Costruire un fascicolo completo e ordinato
   Un’unica struttura digitale che contiene: anagrafica e perimetro, screening, checklist requisiti, evidenze, azioni correttive, mantenimento e log.

2. Collegare ogni requisito alle evidenze
   Ogni punto della checklist può avere note e allegati (PDF, immagini, Excel, ecc.) collegati in modo puntuale, evitando archivi “sparsi” e poco auditabili.

3. Produrre output pronti per archiviazione/consegna
   Dossier stampabile, esportazioni in Word e un pacchetto ZIP completo con evidenze organizzate per requisito.

Funzionalità principali

1) Gestione fascicoli (multi-progetto)

• Creazione di più fascicoli (uno per azienda/sede/anno o per audit).

• Apertura, duplicazione logica (tramite export/import), eliminazione controllata.

• Fascicolo “Esempio completo” integrato per mostrare subito un caso finito (utile per onboarding e formazione interna).

2) Wizard guidato step-by-step

Una modalità “consulenziale” per lavorare in sequenza corretta:

• Perimetro → Screening → Checklist → CAPA → Validazioni → Export

• Barra di avanzamento e checklist di completamento per modulo (cosa manca e perché).

• Obiettivo esplicito: arrivare a 0 errori bloccanti prima dell’export finale.

3) Dashboard con KPI colorati e stato fascicolo

• KPI principali (con semafori/colore):

  • Conformità complessiva

  • Requisiti “No”

  • Requisiti non impostati

  • N.A. da correggere

  • Azioni aperte (CAPA)

• Avvisi intelligenti: evidenzia punti deboli che, nella pratica, causano “ritorni” e integrazioni.

4) Autosalvataggio configurabile + indicatore “modifiche non salvate”

• Autosave ON/OFF e intervallo configurabile.

• Opzione per creare o meno una “versione” ad autosave (consigliato: no, per evitare inflazione di versioni).

• Indicatore in testata e in dashboard:

  • “Modifiche non salvate” quando hai campi aggiornati non ancora persistiti

  • “OK” dopo salvataggio (manuale o autosave)

• Registrazione degli eventi in log (audit trail).

5) Modulo “Azienda & Perimetro”

• Ragione sociale, riferimenti, siti/unità produttive, attività/processi inclusi.

• ATECO, criticità, dimensione e note di giustificazione.

• Questo modulo è fondamentale perché rende difendibile la coerenza tra “cosa dichiaro” e “cosa dimostro”.

6) Modulo “Screening”

• Verifiche preliminari (es. condizioni ostative, controlli/ispezioni, provvedimenti).

• Allegati dedicati allo screening (verbali, dichiarazioni, estratti, ecc.).

• Serve a costruire un “quadro” chiaro prima della checklist.

7) Checklist 1:1 (requisiti) con note e allegati

Per ogni requisito:

• Esito Sì / No / N.A.

• Se N.A.:

  • motivo strutturato (menu)

  • motivazione obbligatoria (testo)

• Note operative e riferimenti

• Allegati/evidenze collegati

• Box “Evidenze utili” con esempi pratici (supporto guidato)

8) CAPA – Azioni correttive/preventive

• Se un requisito è “No”, la web app può creare azioni automatiche (AUTO) per garantire governance della chiusura.

• Azioni manuali aggiuntive con responsabile, scadenza, stato.

• KPI azioni aperte e tracciamento fino a “chiusura”.

9) Validazioni (errori bloccanti e warning)

La funzione “Validazioni” distingue:

• Errori bloccanti (da correggere prima dell’output finale): No presenti, requisiti non impostati, N.A. non motivati, esiti di screening ostativi.

• Warning di qualità: perimetro incompleto, evidenze mancanti su esiti “Sì”, naming file incoerente.
  Questa separazione è tipica di un lavoro consulenziale: prima si chiude il “minimo” necessario, poi si alza la qualità.

10) Evidenze minime consigliate per settore/ATECO

• Stima del settore a partire da ATECO (con possibilità di override).

• Lista “minima consigliata” di evidenze per ciascun requisito, più pertinente al contesto.
  I vantaggi sono pratici: evita di caricare documenti inutili e riduce il rischio di dimenticanze.

Include:

• Inserimento guidato dei suggerimenti nelle note (solo se vuote)

• Export del piano evidenze in Word (DOC), HTML, CSV

11) Export e consegna

• Export dossier (stampabile) e Word (DOC).

• Export ZIP completo:

  • dossier + backup dati + evidenze organizzate per screening e per requisito.
    È la modalità più utile per archiviare e trasferire il lavoro in modo ordinato.

12) Audit trail (log eventi)

• Traccia eventi principali: salvataggi, autosave, modifiche significative, export, lock/unlock.

• Utile per controllo interno e continuità operativa.

13) Lock/Unlock (con passphrase)

• “Congela” il fascicolo in sola lettura quando è pronto.

• Serve a evitare modifiche accidentali prima di archiviazione e consegna.

Come usarla correttamente (metodo consigliato)

Passo 1 — Apri o crea il fascicolo

• Usa un nome univoco: azienda + anno + sito/perimetro.

• Se devi imparare il flusso: apri l’Esempio completo.

Passo 2 — Compila “Azienda & Perimetro”

• Elenca siti e processi in modo chiaro.

• Compila ATECO/criticità/dimensione e la nota di giustificazione.

• Questa sezione deve essere coerente: un perimetro vago rende “debole” tutta la dimostrazione.

Passo 3 — Compila “Screening”

• Indica controlli/ispezioni e relativo esito.

• Carica gli allegati che provano quanto dichiarato.

• Se esistono provvedimenti, descrivili e collega le evidenze.

Passo 4 — Compila la Checklist 1:1

Regola pratica:

• Imposta l’esito di ogni requisito.

• Per i “Sì”, inserisci almeno un riferimento o allegato (consigliato).

• Per i “N.A.”:

  • seleziona motivo

  • scrivi una motivazione chiara, collegata al perimetro.

Passo 5 — Gestisci CAPA fino a 0 “No”

• Chiudi le azioni correttive e rendi i requisiti conformi.

• Verifica che non restino azioni aperte “incoerenti”.

Passo 6 — Esegui Validazioni

• Continua finché gli errori sono a zero.

• Riduci i warning dove possibile: spesso migliorano la robustezza del fascicolo.

Passo 7 — Genera gli output e archivia

• Esporta dossier (Word/HTML) e soprattutto lo ZIP completo.

• Conserva lo ZIP come “fascicolo auditabile” (dossier + evidenze + backup dati).

Salvare correttamente: regole essenziali

• Usa Salva con una nota versione quando completi un blocco di lavoro (perimetro, screening, checklist, chiusura CAPA).

• Se autosave è attivo, mantienilo come rete di sicurezza, ma considera Salva manuale come “milestone” documentale.

• Prima dell’export finale, assicurati che lo stato sia “OK” (nessuna modifica non salvata).