DPI Suite Professional

La gestione dei Dispositivi di Protezione Individuale richiede molto più della semplice registrazione di una consegna. In un sistema aziendale ben organizzato, ogni DPI dovrebbe essere collegato alla mansione, al rischio che ne giustifica l’impiego, al lavoratore che lo utilizza, alle eventuali verifiche periodiche, alla formazione necessaria e alla documentazione che ne accompagna l’uso.

DPI Suite Professional è stata progettata per riunire queste attività in un’unica web app e offrire un metodo di lavoro più ordinato, leggibile e tracciabile.

La suite consente di gestire in modo coordinato le informazioni relative ai DPI, evitando che dati importanti rimangano dispersi tra fogli elettronici, registri, verbali, scadenziari e documenti separati.

DPI Suite Professional permette di gestire in un solo ambiente digitale molte delle attività normalmente distribuite tra registri e file differenti.

Mansioni, lavoratori, catalogo DPI, consegne, matricole, magazzino, scadenze, verifiche, addestramento, checklist e documentazione possono essere collegati all’interno dello stesso progetto.

L’obiettivo è rendere la gestione dei Dispositivi di Protezione Individuale più ordinata, più leggibile e più semplice da controllare nel tempo, offrendo a chi si occupa di sicurezza sul lavoro uno strumento operativo capace di accompagnare l’intero processo gestionale.

Una piattaforma costruita attorno al ciclo di vita del DPI

L’approccio della web app parte da un concetto semplice: il DPI non è un elemento isolato.

Ogni dispositivo fa parte di un processo che può comprendere:

• individuazione della necessità di protezione;
• associazione alla mansione;
• definizione della dotazione;
• assegnazione al lavoratore;
• consegna;
• registrazione;
• verifica;
• manutenzione;
• addestramento;
• sostituzione;
• eventuale restituzione o dismissione.

DPI Suite Professional permette di seguire questo percorso mantenendo le informazioni collegate tra loro.

Dalla mansione alla dotazione

Uno dei punti centrali della web app è la gestione delle mansioni.

Per ciascuna attività lavorativa è possibile definire una specifica dotazione DPI, evitando di utilizzare elenchi generici non collegati al lavoro effettivamente svolto.

Per ogni mansione possono essere inseriti:

• denominazione;
• reparto;
• descrizione;
• attività svolte;
• rischi associati;
• dispositivi previsti;
• quantità;
• criteri operativi;
• note;
• revisione.

In questo modo la mansione diventa il punto di collegamento tra la valutazione tecnica e la gestione operativa dei dispositivi.

Il manichino come supporto visivo alla dotazione

La suite integra un sistema grafico che permette di rappresentare i DPI direttamente su un manichino.

Questa funzione consente di visualizzare in modo immediato quali dispositivi sono associati a una determinata mansione.

Il sistema può rappresentare, ad esempio:

• protezione del capo;
• protezione dell’udito;
• protezione degli occhi e del viso;
• protezione delle mani;
• protezione dei piedi;
• dispositivi anticaduta;
• indumenti;
• protezioni respiratorie.

La tavola grafica può essere utilizzata anche nella documentazione esportata, diventando un elemento utile per spiegare visivamente la dotazione prevista.

Un catalogo tecnico per centralizzare le informazioni

La web app comprende un archivio dei dispositivi utilizzati nel progetto.

Ogni DPI può essere descritto attraverso campi tecnici e gestionali che permettono di mantenerne organizzate le principali informazioni.

Tra i dati gestibili rientrano:

• codice;
• denominazione;
• categoria;
• tipologia;
• parte del corpo protetta;
• riferimento tecnico;
• produttore;
• modello;
• indicazioni d’uso;
• manutenzione;
• periodicità di controllo;
• durata prevista;
• eventuale necessità di addestramento.

Il catalogo può inoltre essere ampliato con dispositivi personalizzati.

Gestione nominale dei lavoratori

DPI Suite Professional permette di associare ogni lavoratore alla propria mansione e, di conseguenza, alla relativa dotazione.

Questo consente di passare da una gestione teorica della mansione a una verifica concreta sul singolo addetto.

Per ogni lavoratore è possibile registrare:

• dati anagrafici;
• matricola;
• reparto;
• mansione;
• dispositivi previsti;
• DPI assegnati;
• storico delle consegne;
• scadenze;
• controlli;
• formazione;
• addestramento.

La web app può così aiutare a individuare eventuali differenze tra ciò che dovrebbe essere disponibile e ciò che risulta effettivamente consegnato.

Controllare la dotazione individuale

La Scheda Lavoratore 360° consente di ottenere una fotografia sintetica e completa della situazione personale.

Da una sola schermata è possibile consultare:

• mansione;
• dotazione richiesta;
• dispositivi consegnati;
• DPI mancanti;
• dispositivi scaduti;
• verifiche da eseguire;
• addestramenti;
• storico;
• azioni ancora aperte.

Questo rende più rapido il controllo della posizione del singolo lavoratore e facilita la preparazione di eventuali interventi correttivi.

Registrazione delle consegne

La consegna dei DPI può essere documentata direttamente nella suite.

Per ogni assegnazione è possibile specificare:

• dispositivo;
• quantità;
• taglia;
• data;
• lotto;
• matricola;
• scadenza;
• sostituzione prevista;
• note.

Il sistema conserva lo storico e consente di distinguere le consegne attive da quelle concluse.

È quindi possibile ricostruire nel tempo quali dispositivi sono stati assegnati e quando.

Tracciabilità delle matricole

Per alcuni DPI è importante identificare il singolo esemplare.

La web app mette a disposizione una gestione dedicata alle matricole e ai seriali.

Per ciascun esemplare possono essere registrati:

• codice interno;
• seriale;
• lotto;
• assegnatario;
• stato;
• data di acquisto;
• data di primo utilizzo;
• prossima verifica;
• scadenza.

Questa funzione consente di seguire il singolo dispositivo nel tempo e di ricostruirne le principali operazioni.

Magazzino e movimentazioni

La gestione del DPI può iniziare già prima della consegna, attraverso il controllo delle scorte.

DPI Suite Professional comprende un modulo magazzino che consente di registrare:

• lotti;
• quantità disponibili;
• taglie;
• ubicazioni;
• fornitori;
• date di acquisto;
• scadenze;
• livelli minimi di scorta.

Le movimentazioni permettono di registrare:

• carico;
• scarico;
• consegna;
• rientro;
• rettifica;
• reso;
• dismissione.

Il magazzino può così essere collegato direttamente alla gestione operativa dei lavoratori.

Fabbisogni e reintegro delle scorte

Uno dei vantaggi dell’integrazione tra lavoratori e magazzino è la possibilità di stimare i fabbisogni.

Se alcuni lavoratori risultano privi di determinati DPI e la quantità disponibile è insufficiente, la suite può supportare l’individuazione dei dispositivi da reintegrare.

Questo può semplificare la pianificazione degli approvvigionamenti e ridurre il rischio di accorgersi troppo tardi della mancanza di un dispositivo.

Gap & Compliance: individuare ciò che richiede attenzione

La web app dispone di una sezione dedicata al confronto tra quanto previsto e quanto effettivamente registrato.

Il modulo Gap & Compliance può mettere in evidenza:

• DPI mancanti;
• quantità insufficienti;
• dispositivi scaduti;
• verifiche da aggiornare;
• addestramenti non completati;
• dati tecnici incompleti.

L’obiettivo non è attribuire automaticamente una conformità giuridica, ma offrire un quadro gestionale utile per individuare le situazioni che richiedono una verifica professionale.

Piano di adeguamento

Le anomalie individuate possono essere trasformate in attività concrete.

Il piano di adeguamento permette di organizzare interventi come:

• nuova consegna;
• sostituzione;
• verifica;
• manutenzione;
• formazione;
• addestramento;
• aggiornamento documentale;
• reintegro di magazzino.

Per ogni azione possono essere impostati:

• responsabile;
• priorità;
• data di scadenza;
• stato;
• note.

La suite diventa così anche uno strumento per seguire l’avanzamento delle attività correttive.

Scadenziario centralizzato

Un altro elemento importante è la gestione delle date.

Il sistema può raccogliere in un’unica vista scadenze relative a:

• DPI;
• sostituzioni;
• verifiche;
• manutenzioni;
• esemplari;
• formazione;
• addestramento;
• checklist;
• piani di adeguamento.

L’utente può concentrarsi sulle attività più vicine alla scadenza e utilizzare filtri per organizzare le priorità.

Verifiche periodiche

Quando un DPI richiede controlli nel tempo, le verifiche possono essere registrate nella web app.

Per ogni controllo è possibile indicare:

• data;
• esito;
• verificatore;
• DPI;
• matricola;
• note;
• data successiva.

Lo storico permette di conservare una sequenza ordinata delle verifiche effettuate.

Formazione e addestramento collegati ai DPI

La corretta gestione dei DPI non riguarda soltanto la loro disponibilità fisica.

Per questo la suite consente di registrare anche le attività formative e di addestramento.

Le informazioni possono essere associate:

• al lavoratore;
• al dispositivo;
• alla mansione;
• alla data;
• all’eventuale richiamo successivo.

Questo permette di leggere la dotazione individuale in modo più completo.

Checklist di controllo

La web app comprende anche strumenti per eseguire verifiche interne.

Le checklist possono essere utilizzate per controllare il sistema aziendale di gestione dei DPI e registrare:

• esito;
• evidenza;
• note;
• azione correttiva;
• responsabile;
• priorità;
• scadenza.

In questo modo il controllo non rimane isolato, ma può generare un’attività da seguire fino alla chiusura.

Le schede 360° come strumento di consultazione

DPI Suite Professional organizza i dati anche attraverso viste riepilogative dedicate.

La Scheda DPI 360° consente di partire dal dispositivo.

La Scheda Lavoratore 360° permette di analizzare la posizione del singolo addetto.

La Scheda Mansione 360° consente di osservare la dotazione e i lavoratori collegati a una determinata attività.

La Scheda Esemplare 360° permette invece di seguire il singolo DPI identificato da matricola.

Queste viste consentono di navigare le informazioni secondo differenti esigenze operative.

Documentazione pronta per l’utilizzo

La suite non si limita alla raccolta dei dati.

Le informazioni inserite possono essere utilizzate per generare documentazione, tra cui:

• schede di mansione;
• verbali di consegna;
• registri DPI;
• schede individuali;
• report di verifica;
• scadenziari;
• checklist;
• report di magazzino;
• piani di adeguamento;
• report Gap & Compliance;
• schede 360°.

Le tavole grafiche con il manichino possono essere integrate direttamente nei documenti.

Esportazioni Word pensate per la leggibilità

I documenti Word sono predisposti con orientamento orizzontale, particolarmente utile quando sono presenti:

• tabelle con molte colonne;
• tavole grafiche;
• manichini;
• registri complessi.

Le immagini e le tabelle vengono adattate per rimanere all’interno dell’area utile del foglio.

Anche il logo aziendale viene mantenuto entro dimensioni compatibili con una corretta impaginazione.

Backup e conservazione dei progetti

La suite mette a disposizione funzioni per:

• salvare;
• riaprire;
• duplicare;
• esportare;
• importare;
• ripristinare i progetti.

È possibile creare backup del singolo progetto e dell’archivio.

La web app avverte inoltre quando sono presenti modifiche non salvate e l’utente tenta di uscire o ricaricare la pagina.

Manuale operativo integrato

DPI Suite Professional comprende una guida completa accessibile direttamente dall’interfaccia.

Il manuale descrive passo dopo passo:

• come creare un progetto;
• come configurare l’azienda;
• come impostare le mansioni;
• come usare il manichino;
• come gestire i lavoratori;
• come registrare le consegne;
• come utilizzare il magazzino;
• come controllare scadenze e verifiche;
• come utilizzare Gap & Compliance;
• come produrre i documenti.

Le immagini integrate aiutano a individuare le funzioni e a comprendere il flusso operativo.

Un sistema utile soprattutto quando i dati aumentano

La gestione manuale può risultare sufficiente quando i lavoratori e i DPI sono pochi.

Quando invece aumentano:

• mansioni;
• lavoratori;
• consegne;
• matricole;
• verifiche;
• scadenze;
• documenti;

diventa più importante poter utilizzare un sistema che metta in relazione le informazioni.

DPI Suite Professional è stata concepita proprio per questo scenario.

A chi può servire

La web app può essere utilizzata da:

• RSPP;
• ASPP;
• consulenti;
• HSE Manager;
• tecnici della sicurezza;
• datori di lavoro;
• responsabili aziendali;
• addetti alla gestione dei DPI;
• professionisti che seguono più aziende.

Il sistema può essere adattato sia a realtà semplici sia a strutture più articolate.

Il punto di forza: continuità delle informazioni

Il vero elemento distintivo della suite è la continuità tra i diversi moduli.

Un’informazione inserita nella mansione può essere riutilizzata nella scheda del lavoratore.

Una consegna aggiorna la posizione dell’addetto.

Una matricola può essere seguita nel tempo.

Una scadenza può comparire nello scadenziario.

Una carenza può generare un piano di adeguamento.

Una verifica può aggiornare lo storico del DPI.

Il flusso può quindi essere letto come:

definizione → assegnazione → consegna → controllo → verifica → aggiornamento.

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