Modello di tracciato elettronico Corsi Formazione sicurezza sul lavoro

Il “Modello di tracciato elettronico” serve essenzialmente per consentire il monitoraggio e la trasmissione dei dati relativi ai corsi di formazione e aggiornamento organizzati o erogati nell’anno precedente. In particolare, le ATS devono inviare alle Direzioni Generali competenti (Welfare e Istruzione, Formazione e Lavoro) un file strutturato con le informazioni sui soggetti formatori, i corsi realizzati e i discenti coinvolti, in modo da:

• Raccogliere dati aggregati sull’attività formativa: tipologia del soggetto formatore, dati anagrafici, descrizione del corso, modalità didattica, date, durata, risultati finali dei discenti, ecc.;
• Consentire analisi e reportistica a livello regionale: le informazioni inviate vengono aggregate e pubblicate sui siti delle ATS e discusse annualmente nei Comitati Territoriali di Coordinamento (art. 7 D.Lgs. 81/2008) per valutare l’efficacia e la diffusione dei percorsi formativi;
• Garantire trasparenza e tracciabilità: tramite il tracciato elettronico si crea evidenza sistematica dei corsi realizzati, utile anche per eventuali controlli o verifiche a posteriori da parte degli organi di vigilanza o della Direzione Regionale.
Questo flusso dati è vincolante per i soggetti formatori accreditati: la trasmissione deve avvenire secondo il modello prestabilito (Allegato 6) entro i termini indicati (riferiti ai corsi comunicati nell’anno precedente) . Le informazioni raccolte attraverso il “tracciato elettronico” vengono quindi utilizzate per:
• Monitorare quantitativamente e qualitativamente l’offerta formativa sul territorio;
• Individuare eventuali criticità o settori con maggiore domanda/offerta;
• Supportare la Regione nella pianificazione di interventi, aggiornamenti normativi o campagne informative;
• Rendere disponibili agli stakeholder (ATS, Comitati, Parti sociali) report e statistiche aggregate sui corsi e sugli esiti dei discenti.

In sintesi, lo scopo del Modello di tracciato elettronico è raccogliere in modo strutturato e standardizzato tutti i dati essenziali relativi ai corsi (soggetto formatore, caratteristiche del corso, discenti e loro esiti) per alimentare il sistema di monitoraggio regionale e favorire trasparenza, controllo e miglioramento continuo dell’attività formativa in tema di salute e sicurezza sul lavoro.

Il “Modello di tracciato elettronico” costituisce uno strumento obbligatorio per i soggetti formatori accreditati in Regione Lombardia che organizzerano corsi di formazione o aggiornamento in materia di salute e sicurezza sul lavoro. Esso serve a raccogliere in modo standardizzato e strutturato le informazioni essenziali relative ai corsi realizzati e ai discenti partecipanti, affinché le ATS possano inviare alle Direzioni Generali competenti (Welfare e Istruzione, Formazione e Lavoro) un file aggregato di dati dell’anno formativo precedente, utile per monitoraggio, analisi, reportistica e trasparenza sull’offerta formativa territoriale .

La trasmissione del tracciato elettronico è vincolante per i soggetti formatori accreditati: il mancato invio, l’invio fuori termini o con formati/valori non conformi può compromettere l’adempimento degli obblighi di accreditamento. Inoltre, i dati raccolti consentono alla Regione e alle ATS di individuare criticità, valutare efficacia dei percorsi formativi, pianificare interventi di supporto o aggiornamento normativo e fornire statistiche aggregate a stakeholder quali Comitati Territoriali di Coordinamento, parti sociali e organi di vigilanza .

2. Finalità e benefici del tracciato elettronico

1. Monitoraggio quantitativo e qualitativo: raccogliere dati aggregati su tipologia di soggetti formatori, numero e tipologia di corsi erogati, modalità didattica, durata, risultati finali dei discenti. Ciò permette di avere una visione complessiva dell’offerta formativa SSL in Lombardia.

2. Trasparenza e tracciabilità: generare evidenza formalizzata e verificabile di tutti i corsi realizzati, utile in caso di controlli ex-post da parte delle ATS o di altri organi di vigilanza.

3. Analisi e reportistica regionale: alimentare report periodici o annuali, pubblicati sui siti ATS o presentati nei Comitati Provinciali/Comitati Territoriali di Coordinamento, per valutare quali settori o aree geografiche mostrino maggiore domanda o eventuali carenze formative.

4. Supporto alla pianificazione: i dati permettono alla Regione di identificare esigenze emergenti (es. nuovi rischi, settori in rapida evoluzione), indirizzare campagne informative o aggiornamenti ai formatori.

5. Standardizzazione dei flussi: definire un formato uniforme per tutte le ATS e per tutti i soggetti formatori in Lombardia, agevolando elaborazioni automatiche e riducendo errori di interpretazione.

3. Struttura generale del modello di tracciato

Il tracciato elettronico si compone di record in cui ciascuna riga rappresenta una combinazione fra corso (o modulo) e discente, includendo i dati identificativi del soggetto formatore, del corso erogato e delle informazioni sul partecipante e sull’esito. In sintesi, ogni riga contiene:

• Dati del soggetto formatore: tipologia, denominazione, codice fiscale/P.IVA, provincia sede, eventuali codici di accreditamento o iscrizione a repertori, ecc.

• Dati del corso/modulo: tipologia e descrizione ufficiale del corso (o modulo), modalità didattica, date (inizio, fine, data prove finali), durata in ore, provincia sede del corso, e altri identificativi tecnici se previsti.

• Dati del discente: nome, cognome, codice fiscale, esito finale della verifica (idoneo/non idoneo) e, se richiesti, eventuali ulteriori stati o note.

Questa struttura “ripetitiva” (una riga per partecipante) facilita:

• L’aggregazione dei risultati per corso o per soggetto formatore.

• Il calcolo di indicatori (es. tasso di idoneità, distribuzione corsi per modalità) attraverso elaborazioni sui dati grezzi.

• La tracciabilità individuale: in caso di necessità, è possibile risalire al singolo discente per eventuali verifiche o rettifiche.

4. Dettaglio dei campi e valori ammessi

Di seguito la descrizione dettagliata dei campi, nella sequenza e con i valori ammessi secondo il modello regionale (Allegato 6), come ricavato dal documento:

4.1 Tipologia soggetto formatore

• Descrizione: identifica la categoria istituzionale o organizzativa del soggetto che eroga il corso.

• Valori ammessi: voci predefinite esatte, ad es.: “ISTITUZIONALE”, “AGGIORNAMENTO”, “PRIMA FORMAZIONE”, “ORGANISMO PARITETICO”, “ASSOCIAZIONE SINDACALE”, “ASSOCIAZIONE DATORIALE”, “STRUTTURA DI DIRETTA EMANAZIONE/DI SERVIZIO”, “FONDO INTERPROFESSIONALE”, “SCUOLA EDILE”, “ENTE PROPRIETARIO O SOCIETÀ CONCESSIONARIA DI STRADE O AUTOSTRADE”, ecc.

• Indicazioni operative: selezionare esattamente la stringa prevista nel menù ufficiale. Non effettuare abbreviazioni o variazioni di lettere/maiuscole.

4.2 Denominazione soggetto formatore

• Descrizione: ragione sociale completa o denominazione ufficiale dell’ente/azienda/associazione accreditata.

• Formato: testo libero, ma deve corrispondere esattamente alla denominazione registrata negli atti di accreditamento o nei documenti ufficiali.

• Note: evitare abbreviazioni. Se il soggetto è parte di un ente più grande o gruppo, indicare la specifica unità che effettua il corso.

4.3 Codice fiscale / Partita IVA soggetto formatore

• Descrizione: codice fiscale italiano (16 caratteri alfanumerici) o P.IVA (11 cifre).

• Formato: senza spazi o caratteri speciali aggiuntivi; verificare validità formale.

• Note: in caso di soggetti esteri (se previsti), seguire istruzioni specifiche ATS (ma il modello standard è per CF/P.IVA italiani).

4.4 Provincia sede

• Descrizione: sigla di provincia (2 lettere) della sede legale o operativa principale del soggetto formatore.

• Formato: ad es. “MI”, “BG”, “BS”, ecc.

• Note: se il corso è organizzato in altra provincia, ciò sarà indicato nel campo “Provincia sede del corso”.

4.5 ID Accreditamento Regionale (solo per soggetti accreditati)

• Descrizione: codice identificativo assegnato da Regione Lombardia al soggetto formatore accreditato.

• Formato: stringa alfanumerica ufficiale (es. “Lomb-12345” o simile secondo convenzione).

• Note: se non accreditato, lasciare vuoto o inserire “-” secondo istruzioni ATS.

4.6 Numero iscrizione repertorio art. 51 DLgs. 81/08 (solo per organismi paritetici)

• Descrizione: numero di iscrizione al repertorio previsto dall’art. 51 del D.Lgs. 81/08, se il soggetto è organismo paritetico.

• Formato: testo/codice così come registrato.

• Note: se non applicabile, campo vuoto o “-”.

4.7 Tipologia corso (scelta da elenco)

• Descrizione: voce generale che identifica la categoria di corso (es. “CORSO PER DATORE DI LAVORO”, “AGGIORNAMENTO RESPONSABILE SPP”, “CORSO ABILITAZIONE OPERATORI ATTREZZATURE”, ecc.).

• Valori ammessi: elenco predefinito fornito da Regione/ATS. Spesso ridondante con “Descrizione corso”, ma comunque richiesto se indicato.

• Note: selezionare esattamente la voce prevista; può essere utilmente popolato automaticamente se si conosce la descrizione completa del modulo.

4.8 Descrizione corso (scelta da elenco)

• Descrizione: testo completo e ufficiale del modulo/corso erogato, con specifiche normative e modulo (es. “CORSO PER DATORE DI LAVORO AI SENSI DELL’ARTICOLO 37 COMMA 2 LETTERA A) DEL D.LGS. 81/2008 - PREVISTO DAL PUNTO 3 DELLA PARTE II ASR 59/2025 – MODULO COMUNE” oppure “CORSO PER L’ABILITAZIONE DEGLI OPERATORI ALLA CONDUZIONE DELLE ATTREZZATURE DI LAVORO AI SENSI DELL’ARTICOLO 73 COMMA 5 DEL D.LGS. 81/2008 – GRU PER AUTOCARRO”, ecc.).

• Valori ammessi: l’elenco completo dei testi ufficiali è definito nell’Allegato 6 e deve essere utilizzato senza modifiche ortografiche o di punteggiatura.

• Note: il campo è cruciale per l’analisi statistica di quali moduli vengono maggiormente erogati; il sistema di tracciato spesso include la lista predefinita di tutte le voci possibili.

4.9 Modalità didattica (scelta da elenco)

• Descrizione: modalità di erogazione del modulo: “PRESENZA FISICA”, “VIDEOCONFERENZA SINCRONA”, “E-LEARNING”.

• Valori ammessi: stringhe esatte come definite nell’elenco ufficiale.

• Note: importante per monitorare diffusione di modalità a distanza; nel caso di e-learning, possono servire ulteriori dettagli (piattaforma, credenziali), ma nel tracciato si registra solo la modalità.

4.10 Data inizio

• Descrizione: data di avvio del corso o modulo (primo giorno di lezione o attività).

• Formato: secondo istruzioni ATS, di solito “YYYY-MM-DD” o “DD/MM/YYYY” coerente in tutto il file.

• Note: verificare corretto formato prima della trasmissione, poiché errori di formattazione possono generare rifiuto del file.

4.11 Data fine

• Descrizione: data di conclusione del corso/modulo (ultimo giorno di lezione o attività).

• Formato: medesimo della data inizio.

• Note: per corsi con più sessioni, si inserisce la data conclusiva dell’ultima sessione.

4.12 Data prove finali

• Descrizione: data in cui si sono svolte le verifiche finali per quel corso/modulo.

• Formato: come sopra.

• Note: se prove distribuite in più giorni, seguire prassi ATS: spesso si indica la data principale o la data conclusiva delle prove.

4.13 Durata in ore

• Descrizione: durata complessiva del modulo, in ore (intero o decimale, secondo prassi).

• Formato: numero (es. “16”, “8.5” se ammessi decimali).

• Note: deve corrispondere al conteggio documentato nel fascicolo del corso e nel registro presenze.

4.14 Provincia sede del corso

• Descrizione: sigla di provincia (2 lettere) in cui il corso/modulo si è svolto materialmente.

• Formato: es. “MI”, “BG”, ecc.

• Note: utile per rilevare spostamenti territoriali di offerta formativa.

4.15 Nome discente

• Descrizione: nome proprio del partecipante.

• Formato: testo libero, con prima lettera maiuscola e senza titoli o prefissi.

• Note: corrispondente a quanto registrato nel documento di iscrizione.

4.16 Cognome discente

• Descrizione: cognome del partecipante.

• Formato: testo libero, con maiuscole/minuscole corrette.

• Note: verificare correttezza ortografica (no errori di trascrizione).

4.17 Codice fiscale discente

• Descrizione: codice fiscale italiano (16 caratteri alfanumerici).

• Formato: senza spazi o caratteri aggiuntivi; controllare validità formale tramite algoritmo di controllo CF, se possibile.

• Note: essenziale per eventuale rintracciabilità in caso di controlli.

4.18 Giudizio finale (scelta da elenco)

• Descrizione: esito della verifica finale: solitamente “IDONEO” o “NON IDONEO”.

• Valori ammessi: esattamente le stringhe previste dal modello.

• Note: in alcuni casi, se previsto, vi possono essere altri stati (es. “RITIRATO” o “ESCLUSO”); usare esclusivamente i valori ufficiali. Il dato influisce su analisi di efficacia formativa.

5. Modalità di compilazione e controllo qualità

1. Uso di menu a tendina o liste predefinite: per tutti i campi con valori da elenco (Tipologia soggetto, Tipologia corso, Descrizione corso, Modalità didattica, Giudizio finale), è consigliabile utilizzare sistemi che forzino la selezione del valore corretto (menu a tendina in Excel o in gestionale), evitando errori di battitura.

2. Formati coerenti per date: definire all’inizio il formato standard delle date e applicarlo in modo uniforme in tutte le celle; testare l’esportazione per assicurarsi che non avvengano trasformazioni indesiderate (es. cambi di formato automatico Excel).

3. Validazione dei codici fiscali: ove possibile, integrare controlli automatici per codice fiscale del discente e del soggetto formatore, riducendo errori di trascrizione e garantendo correttezza (magari tramite macro o script di validazione).

4. Verifica incrociata dei dati di corso: assicurarsi che la “Descrizione corso” corrisponda alla “Tipologia corso”; se esistono più moduli con denominazioni simili, evitare ambiguità.

5. Controllo della durata ore: verificare che la somma delle ore corrisponda a quanto pianificato e documentato; in caso di corsi suddivisi in più moduli, considerare come gestire in più righe se previsto.

6. Verifica della coerenza territoriale: confermare che la “Provincia sede” del soggetto e la “Provincia sede del corso” siano corrette, in particolare se il soggetto formatore ha sedi multiple.

7. Gestione dei moduli multipli o corsi articolati: se un corso prevede più moduli (ad es. modulo comune + modulo tecnici integrativi), ciascun modulo deve essere registrato come riga distinta per ogni discente, con i relativi dati (durata, date, esito).

8. Tracciabilità e audit trail: mantenere un registro delle versioni del file di tracciato (data di compilazione, responsabile compilazione, eventuali rettifiche successive).

9. Protezione del file: utilizzare password o limitare modifiche alle celle con formule o elenchi a discesa, per preservare integrità del modello.

6. Processo di trasmissione e tempistiche

1. Termini di invio: la trasmissione dei dati relativi ai corsi comunicati nell’anno precedente deve avvenire entro la scadenza indicata dall’ATS/Regione (generalmente entro i primi mesi dell’anno successivo, secondo le disposizioni regionali).

2. Formato di consegna: di norma si richiede un file in formato CSV o Excel strutturato secondo il layout definito (colonne ben definite nell’ordine previsto). Alcune ATS possono fornire portali web dove caricare direttamente il file.

3. Procedure di verifica preliminare: prima dell’invio definitivo, effettuare caricamento di prova (se previsto) o validazione locale (script di controllo) per individuare errori di formato, date mancanti o valori non ammessi.

4. Mezzi di trasmissione: invio tramite PEC o piattaforma dedicata; verificare conferma di ricezione da parte dell’ATS.

5. Gestione di eventuali richieste di integrazione: se l’ATS riscontra incongruenze o dati mancanti, potrebbe richiedere integrazioni o chiarimenti; predisporre un canale di comunicazione interno con il team formativo per rispondere rapidamente.

6. Archiviazione post-invio: conservare copia del file trasmesso, eventuali relazioni o report interni che descrivono sintesi dei dati inviati, e comunicazioni con ATS, per almeno 10 anni o secondo normativa.

7. Privacy e protezione dei dati personali

1. Base legale e consensi: i dati dei discenti (nome, cognome, codice fiscale, esito) sono raccolti in esecuzione di obblighi normativi. È importante informare i partecipanti, al momento dell’iscrizione, dell’utilizzo di tali dati ai fini di monitoraggio regionale e reportistica aggregata.

2. Minimizzazione e anonimizzazione nelle fasi di analisi: se i dati vengono utilizzati per report interni, è buona prassi trattare internamente i dati personali identificativi con appropriate misure di protezione e, per report pubblici, fornire solamente dati aggregati e anonimi.

3. Sicurezza del file: il tracciato elettronico costituisce un database di dati personali sensibili: proteggere il file con misure adeguate (crittografia, accesso controllato).

4. Conservazione: conservare i dati originali (iscrizioni, registri presenza, esiti) secondo normativa (almeno 10 anni), ma il file trasmesso all’ATS è un adattamento di tali dati. Gestire il ciclo di vita dei dati in conformità al GDPR e al regolamento regionale.

5. Accordo ATS: verificare se l’ATS richiede particolari modalità di trasmissione sicura (es. canali criptati) o specifici protocolli di protezione.

8. Utilizzo dei dati a livello regionale

1. Aggregazione e indicatori: le ATS aggregano i dati ricevuti per generare:

   • Numero totale di corsi/ore erogati per tipologia di soggetto formatore.

   • Distribuzione geografica (province) dell’offerta formativa.

   • Percentuale di idoneità dei discenti per ciascun corso o modulo.

   • Modalità didattica prevalente (presenza vs. videoconferenza vs. e-learning).

2. Report per stakeholder: produzione di report annuali presentati nei Comitati Territoriali di Coordinamento, con analisi qualitative (es. trend di settori) e quantitative. Utili per concordare azioni di miglioramento o aggiornamenti formativi/ normativi.

3. Feedback ai formatori: le ATS possono fornire ai soggetti formatori accreditati sintesi di indicatori (ad es. tassi di successo, numero di corsi erogati) per supportare la pianificazione delle attività formative future.

4. Ricerca di ambiti critici: individuare aree o settori con bassa partecipazione o alto tasso di non-idoneità, per organizzare interventi mirati (es. approfondimenti metodologici, aggiornamenti di materiali didattici).

5. Pianificazione regionale: i dati alimentano politiche regionali su salute e sicurezza, indirizzano campagne informative, promuovono best practice e definiscono eventuali modifiche normative o linee guida di supporto.

9. Raccomandazioni e best practice operative

1. Automazione dei flussi: integrare il modello in un sistema gestionale o LMS per estrarre automaticamente i dati del corso e dei discenti, riducendo errori manuali e tempi di compilazione.

2. Formazione interna sul modello: organizzare sessioni di addestramento per il personale responsabile della compilazione del tracciato, affinché conosca il significato di ciascun campo e i valori ammessi.

3. Verifiche periodiche: impostare controlli intermedi (ad es. mensili o dopo ogni sessione formativa) per popolare progressivamente il file di tracciato, anziché attendere la fine dell’anno, facilitando il completamento e la verifica.

4. Documentazione di supporto: mantenere un manuale interno che descriva la procedura di estrazione e preparazione del tracciato elettronico, con screenshot di esempi, checklist di controllo e responsabilità assegnate.

5. Backup e versioning: salvare versioni del file con timestamp (es. “Tracciato_Corsi_2024_v1.xlsx”, “..._v2.xlsx”) per tracciare modifiche o correzioni successive alla prima compilazione.

6. Coordinamento con ATS: mantenere contatti regolari con la ATS di competenza per eventuali aggiornamenti sul modello (nuove colonne o variazioni del layout) o chiarimenti su formati.

7. Controllo post-invio: dopo l’invio del file, richiedere conferma di corretta ricezione e validazione dalla ATS; in caso di errori di caricamento o rigetto, predisporre rapida correzione.

8. Aggiornamento del modello: monitorare eventuali modifiche normative (nuovi Accordi Stato-Regioni, modifiche Allegati D.Lgs. 81/2008, nuovi requisiti formativi) che possano introdurre nuovi tipi di corsi o modifiche ai campi esistenti.

9. Accessibilità dei dati: predisporre report interni in formato leggibile (dashboard o riepiloghi in Excel/PDF) per la direzione o i comitati interni, derivati dai dati grezzi del tracciato.

10. Sicurezza e compliance GDPR: collaborare con l’ufficio privacy per assicurare che la gestione dei dati sensibili rispetti i requisiti di protezione e che le informative ai discenti includano l’uso previsto dei dati nel tracciato regionale.