Modelli di verbale e di calendario delle verifiche finali

Modelli di verbale delle verifiche finali” e di “calendario delle verifiche finali” utilizzati dai soggetti formatori accreditati in Regione Lombardia per i corsi di formazione e aggiornamento in materia di salute e sicurezza sul lavoro.

1. Contesto e finalità dei modelli

1.1 Normativa di riferimento

Secondo le disposizioni regionali (in recepimento dell’Accordo Stato-Regioni n. 59/2025 e della normativa nazionale in materia di salute e sicurezza sul lavoro), i soggetti formatori accreditati devono istituire una Commissione per le verifiche finali e documentarne il calendario e i risultati tramite appositi verbali e calendari. Tali documenti:

• Garantiscono la tracciabilità degli esami svolti per il rilascio degli attestati.

• Offrono evidenza formale ai fini di audit da parte delle ATS.

• Consentono di dimostrare che le prove di accertamento sono state svolte in conformità ai requisiti (es. composizione Commissione, date, modalità, esito).

1.2 Scopo dei documenti

1. Verbale delle verifiche finali: registra la composizione della Commissione esaminatrice, i dettagli organizzativi (data, sede, modalità), l’elenco dei discenti con i loro dati essenziali e l’esito finale di ciascun partecipante, oltre a eventuali note e osservazioni.

2. Calendario delle verifiche finali: pianifica e comunica in anticipo ai discenti (e potenzialmente all’ATS, se richiesto) le date e orari delle prove di esame, indicando modalità di svolgimento (presenza fisica, videoconferenza sincrona, e-learning) e informazioni di contatto/sede.

Entrambi i modelli sono strumenti chiave per:

• Garantire trasparenza e correttezza del processo di verifica.

• Fornire evidenza formale che le prove si sono svolte secondo le procedure previste.

• Agevolare la pianificazione logistica (sale, piattaforme, personale Commissione).

• Documentare ufficialmente l’esito di ogni discente ai fini del rilascio dell’attestato.

2. Modello di verbale delle verifiche finali

2.1 Struttura generale

Il modello di verbale fornito presenta le seguenti sezioni principali:

1. Intestazione della Commissione esaminatrice

2. Dati del progetto formativo e del corso

3. Modalità e sede di svolgimento

4. Elenco dei discenti e risultati finali

5. Firma del responsabile del progetto formativo

6. Eventuali note e osservazioni

2.1.1 Intestazione della Commissione esaminatrice

• Titolo: “Commissione esaminatrice”.

• Elenco membri: una tabella o elenco con righe per ogni membro, contenente almeno i seguenti campi:

  • COGNOME E NOME (in stampatello)

  • RUOLO (ad es. Presidente, Componente)

  • FIRMA (spazio per firma autografa)

• Viene indicato esplicitamente il Presidente e gli altri Componenti.

• Di solito, modello prevede almeno tre firme: Presidente e due Componenti, ma il numero effettivo segue quanto previsto dall’Accordo o dalle procedure interne del soggetto formatore.

• L’ordine di firma e il ruolo sono fondamentali per validità formale: il Presidente della Commissione è responsabile dell’organizzazione delle prove e della correttezza del processo.

2.1.2 Dati del progetto formativo e del corso

• Titolo del verbale: “VERBALE DELLE PROVE DI ACCERTAMENTO FINALE PER IL CONSEGUIMENTO DELL’ATTESTATO DI FREQUENZA E FORMAZIONE AL CORSO …”.

• Numero del progetto di Formazione: campo identificativo univoco interno del soggetto formatore per riconoscere la specifica iniziativa formativa.

• Denominazione del corso di formazione: titolo esatto, conforme a quanto comunicato all’ATS.

• Erogato da: indicazione del soggetto formatore (ragione sociale, Ente, Associazione, ecc.), con eventuale precisazione di accreditamento regionale se rilevante.

• Questi dati permettono di associare inequivocabilmente il verbale a un corso specifico e al progetto formativo corrispondente.

2.1.3 Modalità e sede di svolgimento

• Selezione della modalità di erogazione, con caselle da spuntare:

  • Erogato in presenza fisica

    • Se spuntato, vanno specificati: Sede del corso (indirizzo, comune, provincia).

  • Erogato in e-learning

  • Erogato in VCS (videoconferenza sincrona)

• Queste informazioni sono importanti per dimostrare conformità alle modalità autorizzate (ad es. sistema di tracciamento presenze e verifica identità in modalità a distanza).

• In caso di e-learning o VCS, il verbale può rimandare a documentazione aggiuntiva (registro accessi, screenshot o report di piattaforma) che attesti la partecipazione e l’identità dei discenti.

2.1.4 Elenco dei discenti e risultati finali

• Intestazione della tabella:

  • COGNOME E NOME DEL DISCENTE

  • LUOGO E DATA DI NASCITA

  • CODICE FISCALE

  • GIUDIZIO FINALE

  • % FREQUENZA

• Contenuto: ogni riga corrisponde a un discente esaminato.

  • Cognome e nome: in forma leggibile, senza abbreviazioni.

  • Luogo e data di nascita: utile a identificazione univoca del partecipante.

  • Codice fiscale: verifica della correttezza anagrafica e tracciabilità.

  • Giudizio finale: di solito “IDONEO” o “NON IDONEO”. Se il modello ufficiale prevede altri stati (es. “RITIRATO”, “ESCLUSO”), occorre usare esattamente le stringhe previste.

  • % frequenza: percentuale di ore frequentate rispetto al monte ore previsto. Serve a verificare il rispetto del requisito minimo di frequenza per ammissione alla prova.

• Note:

  • Se un partecipante non ha raggiunto la frequenza minima, il modello dovrebbe prevedere indicazione di esclusione o “non ammesso a verifica”.

  • È possibile aggiungere colonne aggiuntive (es. punteggio ottenuto) se richiesto da procedure interne, ma solo se ammesso dal modello ufficiale o da accordi con ATS.

• La tabella può estendersi su più pagine se molti partecipanti; è importante mantenere intestazioni di colonna ripetute su ogni pagina per chiarezza.

2.1.5 Firma del responsabile del progetto formativo

• Alla fine del verbale, è previsto uno spazio per la firma del Responsabile del Progetto Formativo, con dicitura:

  • “Il responsabile del progetto formativo _____________________________ (firma o nome e cognome)”

• Vanno inoltre indicati:

  • Data esame: giorno in cui si sono svolte le prove.

  • Sede delle prove di esame: indirizzo o modalità (nel caso e-learning/VCS, si può indicare “piattaforma X” o “online” con dettagli in allegato).

• La firma del responsabile attesta la correttezza del verbale e l’avvenuto svolgimento delle prove in conformità alle procedure.

2.1.6 Eventuali note e osservazioni

• Sezione aperta dove riportare:

  • Osservazioni sulla gestione logistica o criticità riscontrate.

  • Note su particolari casi di discenti (es. richieste di proroga, comunicazioni di motivi di assenza alla prova e relative modalità di recupero).

  • Annotazioni relative a richieste di assistenza da parte dell’ATS eventualmente intervenuta durante le prove.

• È importante documentare eventuali situazioni anomale per evidenza in fase di audit.

2.2 Linee guida per la compilazione del verbale

1. Univocità e completezza: compilare sempre i campi di identificazione del corso e del progetto in modo preciso e uniforme rispetto a quanto comunicato all’ATS.

2. Verifica preventiva dei dati anagrafici: confrontare i dati dei discenti con il registro presenze e le autocertificazioni raccolte.

3. Controllo della percentuale di frequenza: calcolare la percentuale di frequenza in base alle ore effettivamente svolte e indicarla correttamente; se la percentuale è inferiore al minimo richiesto, indicare “non ammesso” o stato previsto.

4. Completezza firme: la Commissione deve firmare ciascuna copia del verbale; la firma del Presidente e dei Componenti va raccolta in originale.

5. Modalità di archiviazione: il verbale deve essere conservato in forma cartacea e/o elettronica (PDF firmato digitalmente o scansionato), archiviato nel fascicolo del corso per almeno 10 anni.

6. Gestione dei verbali pluriprogetto: se la Commissione esamina discenti di più corsi consecutivi in una stessa giornata, è possibile predisporre verbali distinti per ciascun corso, utilizzando modelli separati.

7. Integrazione con piattaforme: in caso di e-learning/VCS, allegare screenshot o report di partecipazione e di prova (se prove su piattaforma digitale), e fare riferimento a tali allegati nel verbale.

8. Conservazione e accesso per ATS: mantenere copia facilmente accessibile per eventuali richieste di visione da parte di ATS; predisporre versioni digitali protette e indicizzare per rapido reperimento.

3. Modello di calendario delle verifiche finali

3.1 Struttura generale

Il modello di calendario prevede le sezioni:

1. Intestazione: identificazione del soggetto formatore e del corso.

2. Informazioni sulla sede degli esami: dettagli per modalità presenza, videoconferenza sincrona, e-learning.

3. Tabella dei giorni e orari degli esami: con colonne per numero del progetto, denominazione del corso, data, orari mattina/pomeriggio, note.

4. Note finali: eventuali istruzioni supplementari relative a modalità di collegamento o procedure di sicurezza.

3.1.1 Intestazione

• “Calendario degli esami del soggetto formatore _________________________________”

  • Qui indicare la denominazione ufficiale del soggetto formatore.

• “Corso _________________________________”

  • Denominazione esatta del corso per cui si programma la prova finale.

• L’intestazione rende chiaro a chi e per quale corso si riferisce il calendario.

3.1.2 Informazioni sulla sede degli esami

• Presenza fisica:

  • Dati da compilare: Via, numero civico, Comune, Provincia, Telefono, E-mail di riferimento per comunicazioni.

  • Serve a comunicare ai discenti e alla Commissione dove recarsi; utile anche per eventuali controlli ATS in loco.

• Video conferenza sincrona:

  • Campo per inserire link e istruzioni di collegamento (es. piattaforma, credenziali di accesso, eventuali dettagli su software richiesti).

  • Importante indicare orari di apertura stanza virtuale e istruzioni su come verificare identità dei discenti (fotografie o documenti da mostrare via webcam).

• E-learning:

  • Campo per inserire link e indicazioni su come accedere alla piattaforma, se la prova è condotta in modalità asincrona o sincrona su piattaforma dedicata.

  • Note sulle procedure di verifica (es. test temporizzati, sorveglianza via webcam o tramite sistemi di proctoring).

• Queste informazioni assicurano che tutti i partecipanti e i membri della Commissione conoscano modalità e dettagli logistici con anticipo sufficiente.

3.1.3 Tabella dei giorni e orari degli esami

• Colonne tipiche:

  • N. del progetto: numero identificativo del progetto formativo.

  • Denominazione del corso: se un soggetto eroga più corsi o più sessioni, aiuta a distinguerli.

  • DATA: giorno (o giorni) in cui si svolgeranno le prove finali.

  • ORA INIZIO MATTINA / ORA FINE MATTINA: orario di inizio e fine sessione mattutina.

  • ORA INIZIO POMERIGGIO / ORA FINE POMERIGGIO: orario di inizio e fine sessione pomeridiana.

  • NOTE: campo libero per specifiche (es. “sessione riservata a docenti”, “prove pratiche in altra sede”, “verifica identità online”, ecc.).

• La tabella può essere predisposta su un foglio Excel o in un documento Word con tabella, stampata o condivisa in formato PDF.

• Se i corsi prevedono più giornate di esami per lo stesso gruppo di discenti, si possono inserire più righe con stesso numero progetto ma date diverse.

• Se si utilizzano sistemi di gestione elettronica, questo calendario può essere integrato in un portale accessibile ai discenti, con notifiche automatiche.

3.1.4 Note e istruzioni aggiuntive

• In calce o in un’appendice, possono comparire:

  • Indicazioni su eventuali requisiti tecnici (per VCS: browser supportati, test di connessione).

  • Procedure di emergenza (es. contatto telefonico in caso di problemi di connessione).

  • Indicazioni su orari di check-in pre-prova (es. collegarsi 10–15 minuti prima).

  • Regole di riservatezza e comportamento (es. divieto di assistenza esterna durante prova).

• Queste note migliorano la qualità organizzativa e riducono rischi di problemi il giorno delle verifiche.

3.2 Linee guida per la pianificazione

1. Tempistiche di pubblicazione: il calendario delle prove finali dovrebbe essere comunicato con sufficiente anticipo ai discenti e alla Commissione, tipicamente almeno 7–10 giorni prima della data di esame, per permettere organizzazione logistica.

2. Coordinamento con Commissione: verificare disponibilità dei membri (Presidente e Componenti) e delle aule o piattaforme digitali nelle date scelte.

3. Sincronizzazione con comunicazione di fine corso: le date stabilite nel calendario devono coincidere con quelle indicate nell’eventuale comunicazione di fine corso all’ATS.

4. Flessibilità per recuperi: prevedere giornate di recupero in caso di assenze o problemi tecnici, indicando possibili date alternative o modalità di recupero formalmente approvate.

5. Gestione di più sedi: se il soggetto formatore opera in più sedi, predisporre calendari separati per ciascuna sede o specificare la sede in ogni riga della tabella.

6. Verifica preventiva delle piattaforme: per modalità VCS o e-learning, testare in anticipo collegamenti e funzionalità di videoregistrazione (se prevista), per evitare interruzioni durante la prova.

7. Comunicazione ufficiale: inviare il calendario tramite email certificata (PEC) o sistema di gestione (LMS), mantenendo ricevuta di avvenuta consegna.

8. Accessibilità e chiarezza: formattare la tabella in modo leggibile, con intestazioni ben visibili, orari in formato 24h, e note chiaramente separate.

4. Integrazione con gli altri documenti del corso

1. Allineamento con fascicolo del corso: il verbale e il calendario devono fare riferimento esatto al progetto formativo descritto nel fascicolo (compresi obiettivi, contenuti, durata).

2. Collegamento con registro presenze: la percentuale di frequenza riportata sul verbale deriva dal registro presenze. Assicurarsi che i dati corrispondano.

3. Riferimento nella comunicazione di fine corso: nella relazione finale inviata all’ATS, si riportano le date e gli esiti delle prove; i documenti verbale e calendario costituiscono allegati o supporti a tali comunicazioni.

4. Conservazione con prove documentali: per audit, conservare:

   • Il calendario ufficiale originale, con eventuali modifiche comunicate.

   • Il verbale completo con firme e firme digitali se adottate.

   • Registrazioni o screenshot di prove online, certificati di partecipazione a prove pratiche (se previste).

5. Gestione dei casi di recupero/esame integrativo: se un discente non supera la prova, il modello di calendario serve per pianificare una nuova sessione di verifica; il verbale successivo deve fare riferimento alla nuova data e al risultato aggiornato.