Una soluzione gratuita per gestire qualità, ambiente, sicurezza, anticorruzione, sicurezza stradale ed energia

La gestione di un Sistema di Gestione Integrato richiede metodo, documentazione, registrazioni aggiornate, responsabilità definite, controlli periodici, audit interni, gestione delle non conformità e riesame della direzione. Per molte aziende e consulenti, il problema principale non è soltanto conoscere le norme ISO, ma trasformare i requisiti in strumenti pratici, ordinati e facilmente aggiornabili.

Per questo è stata sviluppata una web app gratuita dedicata alla gestione del Kit Documentale Sistema di Gestione Integrato ISO 9001 – ISO 14001 – ISO 45001 – ISO 37001 – ISO 39001 – ISO 50001, integrata con un Manuale Aziendale completo in Word.

La web app consente di gestire in modo strutturato le principali aree del sistema integrato:

• qualità;
• ambiente;
• salute e sicurezza sul lavoro;
• anticorruzione;
• sicurezza del traffico stradale;
• energia;
• rischi integrati;
• obblighi di conformità;
• gap analysis;
• audit interni;
• non conformità e azioni correttive;
• scadenze;
• export documentali;
• backup dei dati.

Il manuale Word allegato rappresenta invece la base documentale aziendale completa, con procedure, allegati, registri, istruzioni operative, integrazione con la web app, disclaimer, manleva, copyright e limitazioni d’uso. Il documento indica come finalità la definizione di governance, procedure, allegati, registrazioni, ruoli, responsabilità, verifiche e modalità operative per implementare e mantenere il Sistema di Gestione Integrato.

Perché una web app gratuita per il Sistema di Gestione Integrato

Implementare un sistema integrato significa gestire più norme con una logica unica. Senza uno strumento operativo, il rischio è creare molti file separati, procedure duplicate, registri non aggiornati, scadenze dimenticate e difficoltà nel dimostrare evidenze durante audit interni o audit di certificazione.

La web app gratuita nasce per semplificare questo lavoro.

Non sostituisce il consulente, l’auditor o le norme ufficiali, ma fornisce una struttura guidata per:

• raccogliere i dati aziendali;
• definire il campo di applicazione;
• selezionare le norme ISO applicabili;
• compilare i moduli principali;
• monitorare la conformità documentale;
• gestire rischi e obblighi;
• preparare audit interni;
• registrare eventi, non conformità e azioni correttive;
• esportare documenti Word;
• mantenere backup JSON dei progetti;
• usare il manuale Word come documento master.

Il vantaggio principale è avere un sistema ordinato, accessibile e progressivo: l’utente può partire da un pre-check, compilare i moduli essenziali, usare la demo, generare export e mantenere aggiornato il sistema nel tempo.

Le norme gestite dalla web app

La web app è progettata per gestire sei standard ISO fondamentali.

ISO 9001 – Qualità

ISO 9001 riguarda i sistemi di gestione per la qualità. Nella web app viene utilizzata per governare processi, requisiti cliente, obiettivi, indicatori, reclami, fornitori, non conformità e miglioramento continuo.

La norma ISO 9001:2015 è integrata dall’emendamento ISO 9001:2015/Amd 1:2024 relativo alle modifiche collegate alla “Climate action”; ISO riporta inoltre la presenza della revisione ISO/FDIS 9001 in sviluppo.

ISO 14001 – Ambiente

ISO 14001 riguarda i sistemi di gestione ambientale. La web app prevede moduli per aspetti e impatti ambientali, obblighi ambientali, autorizzazioni, rifiuti, emissioni, scarichi, sostanze, risorse, emergenze ambientali e obiettivi di miglioramento.

ISO riporta ISO 14001:2026 come nuova edizione pubblicata dei sistemi di gestione ambientale.

ISO 45001 – Salute e sicurezza sul lavoro

ISO 45001 riguarda i sistemi di gestione per la salute e sicurezza sul lavoro. La web app permette di gestire pericoli, rischi SSL, DPI, formazione, addestramento, appaltatori, incidenti, infortuni, near miss, emergenze e azioni di prevenzione.

ISO riporta ISO 45001:2018 e il relativo emendamento ISO 45001:2018/Amd 1:2024 sulle modifiche “Climate action”.

ISO 37001 – Anticorruzione

ISO 37001 riguarda i sistemi di gestione anticorruzione. La web app include processi sensibili, rischi corruttivi, due diligence, omaggi, ospitalità, sponsorizzazioni, conflitti di interesse, segnalazioni, indagini e controlli finanziari/non finanziari.

ISO riporta ISO 37001:2025 come standard per i sistemi di gestione anticorruzione.

ISO 39001 – Sicurezza del traffico stradale

ISO 39001 riguarda la sicurezza del traffico stradale. La web app consente di gestire veicoli, conducenti, manutenzioni, patenti, viaggi, sinistri, infrazioni, rischio stradale, formazione guida sicura e indicatori RTS.

ISO riporta ISO 39001:2012, l’emendamento ISO 39001:2012/Amd 1:2024 e il progetto di revisione in sviluppo.

ISO 50001 – Energia

ISO 50001 riguarda i sistemi di gestione dell’energia. La web app gestisce analisi energetica, usi energetici significativi, baseline, EnPI, consumi, vettori energetici, azioni energetiche, manutenzione impianti energivori e report prestazionali.

ISO riporta ISO 50001:2018 e ISO 50001:2018/Amd 1:2024 relativo alle modifiche “Climate action”.

Cosa contiene la web app gratuita

La web app è stata pensata come una piattaforma pratica per aziende e consulenti. L’interfaccia include una dashboard, menu laterale, moduli specifici per norma, barra bassa flottante, funzioni di export e strumenti di backup.

Dashboard executive

La dashboard consente di avere subito una fotografia del sistema.

Mostra:

• conformità complessiva SGI;
• stato per singola norma;
• rischi critici;
• azioni aperte;
• scadenze imminenti;
• priorità operative;
• stato documentale;
• stato audit;
• stato eventi e CAPA.

La logica è aiutare l’utente a capire cosa manca, quali attività sono prioritarie e quali sezioni devono essere completate prima di un audit o di un riesame direzionale.

Versione Consulente integrata

La web app include una modalità pensata per consulenti e professionisti che seguono più aziende.

La Versione Consulente permette di:

• creare più progetti cliente;
• duplicare un progetto;
• usare una demo come base;
• gestire dossier cliente;
• esportare documenti;
• registrare consegne;
• mantenere backup separati;
• gestire lo stato di avanzamento per ogni azienda.

Questa funzione è particolarmente utile per consulenti ISO, HSE manager esterni, auditor interni e professionisti che devono produrre documentazione personalizzata per più clienti.

Setup SGI

La sezione Setup permette di impostare:

• dati aziendali;
• sedi;
• settore;
• numero addetti;
• responsabili interni;
• norme applicabili;
• campo di applicazione;
• politica integrata;
• note di perimetro;
• configurazione iniziale del progetto.

Questa fase è fondamentale perché definisce il perimetro del sistema di gestione e condiziona tutti i moduli successivi.

Contesto e requisiti

Il modulo Contesto consente di gestire:

• fattori interni;
• fattori esterni;
• parti interessate;
• requisiti applicabili;
• obblighi cogenti e contrattuali;
• elementi legati al cambiamento climatico;
• campo di applicazione del sistema.

Il manuale Word allegato specifica che l’organizzazione deve determinare fattori interni ed esterni rilevanti per il SGI, incluse le componenti legate a mercato, tecnologia, obblighi legali, aspetti ambientali, rischi SSL, cultura etica, mobilità aziendale, energia, fornitori e cambiamento climatico pertinente.

Moduli specifici della web app

Modulo ISO 9001 – Qualità

Il modulo qualità consente di gestire:

• processi aziendali;
• mappa processi;
• schede processo;
• KPI;
• obiettivi;
• requisiti cliente;
• reclami;
• fornitori;
• non conformità qualità;
• azioni correttive;
• miglioramento continuo.

È utile per costruire una base solida di sistema, perché la gestione per processi rappresenta il cuore dell’integrazione.

Modulo ISO 14001 – Ambiente

Il modulo ambiente consente di registrare e valutare:

• aspetti ambientali;
• impatti ambientali;
• significatività;
• rifiuti;
• emissioni;
• scarichi;
• sostanze;
• risorse;
• emergenze ambientali;
• controlli ambientali;
• obiettivi ambientali.

La web app può aiutare l’azienda a non perdere il collegamento tra attività operative, obblighi ambientali, evidenze e azioni di miglioramento.

Modulo ISO 45001 – Salute e sicurezza

Il modulo sicurezza permette di gestire:

• pericoli;
• rischi SSL;
• misure preventive;
• DPI;
• formazione;
• addestramento;
• appaltatori;
• emergenze;
• incidenti;
• infortuni;
• near miss;
• segnalazioni;
• azioni correttive.

Per il mercato italiano, questo modulo può essere utile anche come supporto organizzativo alla gestione documentale HSE, fermo restando che non sostituisce DVR, valutazioni specifiche, obblighi cogenti o documenti previsti dal D.Lgs. 81/08.

Modulo ISO 37001 – Anticorruzione

Il modulo anticorruzione gestisce:

• processi sensibili;
• rischi di corruzione;
• business associate;
• terze parti;
• due diligence;
• omaggi;
• ospitalità;
• sponsorizzazioni;
• donazioni;
• conflitti di interesse;
• segnalazioni;
• indagini;
• controlli finanziari e non finanziari.

È un modulo particolarmente utile per organizzazioni che operano con appalti, autorizzazioni, pubblica amministrazione, intermediari, agenti, consulenti, fornitori critici o processi a maggiore esposizione reputazionale.

Modulo ISO 39001 – Sicurezza stradale

Il modulo sicurezza stradale consente di gestire:

• veicoli;
• conducenti;
• patenti;
• idoneità;
• manutenzioni;
• revisioni;
• assicurazioni;
• viaggi;
• trasferte;
• sinistri;
• infrazioni;
• formazione guida sicura;
• indicatori RTS.

È particolarmente utile per aziende con flotta, tecnici in mobilità, cantieri, logistica, consegne, commerciali su strada o appaltatori di trasporto.

Modulo ISO 50001 – Energia

Il modulo energia consente di gestire:

• consumi energetici;
• vettori energetici;
• usi energetici significativi;
• baseline;
• EnPI;
• costi;
• scostamenti;
• azioni energetiche;
• manutenzione impianti energivori;
• obiettivi di efficientamento.

Questo modulo aiuta a trasformare i consumi in dati gestionali, utili per monitoraggio, riesame direzionale, riduzione sprechi e miglioramento delle prestazioni energetiche.

Registro rischi integrato

Uno dei punti più importanti della web app è il registro rischi integrato multi-norma.

Ogni rischio può essere collegato a una o più aree:

• qualità;
• ambiente;
• salute e sicurezza;
• anticorruzione;
• sicurezza stradale;
• energia.

Esempi di rischi integrati:

• fornitore critico non conforme;
• sversamento accidentale;
• infortunio durante manutenzione;
• corruzione in appalto;
• incidente stradale con mezzo aziendale;
• consumo energetico anomalo;
• mancato rispetto di un obbligo ambientale;
• reclamo cliente;
• appaltatore non qualificato;
• scadenza formativa non rispettata.

Il manuale Word prevede un registro rischi integrato multi-norma che collega ogni rischio a processo/area, norma applicabile, probabilità, impatto, vulnerabilità, rischio residuo e trattamento.

Obblighi di conformità e scadenzario

La web app include un modulo dedicato agli obblighi di conformità, elemento fondamentale per un sistema integrato.

Gli obblighi possono riguardare:

• requisiti cliente;
• contratti;
• autorizzazioni ambientali;
• formazione sicurezza;
• appalti;
• manutenzioni;
• revisioni veicoli;
• due diligence;
• scadenze energetiche;
• verifiche periodiche;
• audit;
• riesami;
• azioni correttive.

Lo scadenzario aiuta a monitorare:

• audit interni;
• riesami direzionali;
• scadenze documentali;
• obblighi ambientali;
• formazione;
• DPI;
• manutenzioni veicoli;
• revisioni;
• assicurazioni;
• controlli anticorruzione;
• letture energetiche;
• aggiornamento EnPI;
• azioni correttive.

Gap analysis e audit readiness

La web app permette di eseguire una gap analysis multi-norma.

Ogni requisito può essere classificato come:

• conforme;
• parzialmente conforme;
• non conforme;
• non applicabile;
• da verificare.

Per ogni requisito è possibile collegare:

• documento;
• procedura;
• evidenza;
• responsabile;
• azione;
• scadenza;
• priorità.

Questo consente di prepararsi in modo più ordinato ad audit interni, audit cliente o audit di certificazione.

Il manuale allegato include anche una Audit Readiness Checklist, pensata per verificare campo di applicazione, politica, aspetti ambientali, rischi SSL, anticorruzione, flotta, energia, audit, CAPA e riesame.

Eventi, non conformità e CAPA

La web app gestisce in un unico registro:

• reclami;
• non conformità;
• incidenti ambientali;
• infortuni;
• near miss;
• segnalazioni anticorruzione;
• sinistri stradali;
• infrazioni;
• anomalie energetiche;
• rilievi audit;
• azioni correttive.

La logica è quella di evitare registri separati e non comunicanti. Un evento può avere impatti su più norme: ad esempio, un incidente stradale può riguardare ISO 39001, ISO 45001 e, in certi casi, anche ISO 14001. Un fornitore non conforme può influenzare qualità, ambiente, sicurezza, anticorruzione ed energia.

Il manuale prevede che non conformità, incidenti, reclami, segnalazioni, sinistri, anomalie energetiche e rilievi audit siano trattati con causa radice, azioni correttive, verifica di efficacia e aggiornamento di rischi, procedure e formazione.

Export Word e Manuale aziendale

La web app non si limita alla compilazione: consente anche la produzione di documenti Word.

Gli export previsti comprendono:

• dossier completo SGI;
• kit documentale completo;
• manuale aziendale;
• manuale utente web app;
• gap analysis;
• report audit;
• riesame direzione;
• dossier consulente.

Il pulsante Manuale Word permette di scaricare direttamente il Manuale Aziendale e Kit Documentale SGI ISO 9001 – ISO 14001 – ISO 45001 – ISO 37001 – ISO 39001 – ISO 50001.

Il manuale Word allegato è strutturato con:

• controllo del documento;
• indice generale;
• descrizione delle norme;
• applicabilità aziendale;
• manuale SGI;
• procedure comuni e specialistiche;
• allegati e registri;
• integrazione con web app;
• manuale utente;
• checklist operative;
• registro documenti premium;
• glossario;
• disclaimer;
• manleva;
• copyright;
• limitazioni d’uso.

Il Manuale Word: cosa contiene

Il Manuale Word è il documento master del sistema. La web app gestisce i dati dinamici, mentre il manuale definisce regole, responsabilità, procedure e allegati.

Contenuti principali

Il manuale include:

• premessa e finalità del kit documentale;
• applicabilità aziendale delle norme;
• riferimenti normativi;
• descrizione ISO 9001;
• descrizione ISO 14001;
• descrizione ISO 45001;
• descrizione ISO 37001;
• descrizione ISO 39001;
• descrizione ISO 50001;
• sinergie tra le sei norme;
• politica integrata;
• manuale SGI;
• procedure operative;
• allegati compilabili;
• audit readiness;
• integrazione con web app;
• manuale operativo esteso;
• checklist per norma;
• registro documenti premium;
• glossario;
• approvazione finale.

Procedure incluse

Il manuale contiene procedure comuni del sistema integrato, tra cui:

• gestione del contesto;
• leadership e politica integrata;
• gestione documenti;
• gestione rischi;
• gestione obblighi di conformità;
• formazione;
• comunicazione;
• fornitori e appaltatori;
• audit interno;
• non conformità e CAPA;
• riesame direzione;
• gestione cambiamenti.

Contiene inoltre procedure specialistiche per:

• qualità;
• ambiente;
• salute e sicurezza;
• anticorruzione;
• sicurezza stradale;
• energia.

Allegati e registri

Il manuale include modelli compilabili per:

• registro documenti;
• matrice requisiti-documenti-evidenze;
• analisi contesto;
• parti interessate;
• campo di applicazione;
• mappa processi;
• registro rischi;
• obiettivi e KPI;
• obblighi conformità;
• fornitori;
• audit;
• NC/CAPA;
• riesame direzione;
• formazione;
• comunicazione;
• scadenzario;
• aspetti ambientali;
• rifiuti;
• emergenze ambientali;
• rischi SSL;
• DPI;
• infortuni e near miss;
• due diligence;
• omaggi;
• conflitti di interesse;
• segnalazioni;
• veicoli;
• conducenti;
• sinistri;
• viaggi;
• consumi energetici;
• baseline;
• EnPI;
• azioni energetiche.

Integrazione tra web app e Manuale Word

L’integrazione tra web app e manuale è uno degli elementi più importanti.

Il manuale definisce i criteri.
La web app raccoglie e mantiene aggiornati i dati.
Gli export Word trasformano le informazioni in documenti da archiviare.

Il flusso consigliato è:

1. aprire la web app;
2. configurare il progetto;
3. selezionare le norme applicabili;
4. compilare contesto e campo di applicazione;
5. inserire processi e responsabili;
6. compilare moduli qualità, ambiente, sicurezza, anticorruzione, strada ed energia;
7. aggiornare rischi e obblighi;
8. eseguire gap analysis;
9. pianificare audit;
10. registrare eventi e CAPA;
11. preparare riesame direzione;
12. scaricare il manuale Word;
13. esportare il kit documentale;
14. eseguire backup JSON;
15. archiviare tutto come informazione documentata controllata.

Il manuale specifica che il documento master è il manuale aziendale, mentre la web app è lo strumento operativo per compilare, aggiornare, monitorare, esportare e archiviare registrazioni, evidenze e report.

A chi è utile

La web app gratuita e il manuale Word sono utili per:

• aziende manifatturiere;
• imprese edili;
• aziende di servizi;
• società di logistica;
• imprese con flotta aziendale;
• aziende con impatti ambientali;
• aziende energivore;
• organizzazioni già certificate ISO 9001;
• aziende che vogliono integrare ambiente e sicurezza;
• consulenti ISO;
• RSPP e HSE manager;
• responsabili qualità;
• responsabili ambiente;
• compliance officer;
• fleet manager;
• energy manager;
• auditor interni.

Versione gratuita: valore operativo

La web app gratuita offre una base concreta per iniziare a costruire il sistema.

Può essere utilizzata per:

• fare una prima autovalutazione;
• organizzare documenti e registri;
• capire cosa manca;
• caricare dati demo;
• creare un progetto aziendale;
• gestire scadenze;
• preparare audit interni;
• esportare documenti;
• scaricare il manuale Word;
• mantenere backup.

È particolarmente utile per chi vuole avvicinarsi al sistema integrato senza partire da un foglio bianco.

Limiti della web app e del manuale

La web app e il manuale sono strumenti di supporto. Non garantiscono automaticamente la conformità né la certificazione.

Devono essere:

• personalizzati;
• verificati;
• approvati dalla direzione;
• adattati al contesto reale;
• integrati con obblighi legali applicabili;
• aggiornati in caso di modifiche normative;
• validati da personale competente;
• usati insieme alle norme ufficiali.

Il manuale allegato chiarisce che non riproduce integralmente i testi normativi ISO e che, per audit e certificazione, occorre utilizzare le norme ufficiali e una consulenza competente.

Disclaimer

Il manuale e la web app includono una sezione dedicata a disclaimer, manleva, copyright e limitazioni d’uso.

Il manuale indica il copyright © 2008-2026 Geom. Benni Paolo e limita l’utilizzo del manuale e della web app agli iscritti alla Newsletter Professional. La pagina della newsletter viene indicata come riferimento per accesso e limitazioni d’uso.

Il manuale prevede inoltre che:

• il documento non sostituisce le norme ufficiali ISO/UNI;
• l’uso non garantisce il rilascio o il mantenimento di certificazioni;
• ogni procedura deve essere adattata al contesto aziendale;
• l’utilizzatore è responsabile della correttezza dei dati inseriti;
• la web app fornisce strumenti di compilazione e report, ma i risultati devono essere verificati da personale competente;
• è vietata la redistribuzione o rivendita non autorizzata del kit originale e della web app.