HEPSA (Health Emergency Preparedness Self-Assessment)

HEPSA (Health Emergency Preparedness Self-Assessment) è uno strumento di autovalutazione sviluppato per supportare i Paesi (e, per estensione, le autorità sanitarie e gli attori coinvolti nella preparedness) nel valutare il livello di preparazione alle emergenze di sanità pubblica (PHEP), identificare lacune, evidenziare vulnerabilità e definire priorità di miglioramento.

Il manuale d’uso ECDC chiarisce che lo strumento è progettato per:

• stimare i livelli di preparazione,

• individuare gap e aree di sviluppo,

• favorire un percorso di rafforzamento delle capacità nel tempo.

I 7 domini e le 3 fasi del processo PHEP

HEPSA organizza la preparedness in sette domini che rappresentano l’intero ciclo PHEP, raggruppato in tre fasi: pre-evento, evento, post-evento.

Domini (come descritti nel manuale):

1. Preparativi e governance pre-evento

2. Risorse: personale formato

3. Capacità di supporto: sorveglianza

4. Capacità di supporto: valutazione dei rischi

5. Gestione della risposta agli eventi

6. Revisione post-evento

7. Attuazione degli insegnamenti appresi

BSI e CSI: due livelli di profondità

Lo strumento prevede due serie di indicatori:

• BSI (Basic Set of Indicators): indicatori “di base”, cioè una soglia minima di preparedness auspicabile indipendentemente dall’assetto del sistema sanitario.

• CSI (Comprehensive/Global Set of Indicators): valutazione più completa; include anche gli indicatori BSI e aggiunge indicatori supplementari.

Il manuale specifica anche un punto importante: BSI e CSI non sono gerarchici (la CSI non “sostituisce” la BSI), ma amplia la lettura del dominio.

Scala di punteggio e interpretazione

I punteggi sono espressi in percentuale 0–100 con incrementi di 20 (0, 20, 40, 60, 80, 100) e sono interpretati tramite due scale:

• scala di frequenza (Mai → Sempre),

• scala dei risultati/achievement (da “non realizzato” a “risultati completi e sostenibili”).

  
  

Il manuale indica inoltre che la compilazione deve avvenire su una serie completa (BSI o CSI), anche quando si usa n.a./n.n. (non applicabile / non noto): serie incomplete non possono essere classificate.

La web app HEPSA: cosa fa e perché è utile

La web app che hai richiesto è una trasposizione digitale “single page” orientata all’uso operativo (workshop, autovalutazioni periodiche, audit interni, confronto nel tempo), mantenendo i concetti cardine del metodo HEPSA:

• compilazione per indicatori (BSI/CSI),

• punteggi per dominio e punteggio complessivo,

• KPI immediati e dashboard grafica (radar + barre),

• matrici colorate per evidenziare punti di forza/debolezza,

• salvataggi nominati e gestione completa (duplica/rinomina/elimina),

• export Word per produrre un report condivisibile.

In sintesi: riduce il carico operativo rispetto al workbook, migliora la fruibilità e rende più immediata la comunicazione dei risultati, senza cambiare la logica di fondo (domini, serie BSI/CSI, scala).

Manuale utente: come utilizzare la web app (passo-passo)

1) Avvio e requisiti

• Apri il file HTML nel browser.

• Creazione di una nuova valutazione

• Clic su “Nuova valutazione”

• Inserisci:

  • nome valutazione (es. “Regione X – 2026 – Round 1”),

  • autorità responsabile (opzionale),

  • rispondenti (opzionale),

  • scelta modalità: solo BSI oppure BSI+CSI.

3) Compilazione degli indicatori

Per ogni indicatore:

• seleziona un valore tra 0/20/40/60/80/100

• in alternativa usa:

  • n.a. (non applicabile)

  • n.n. (non noto)

• inserisci osservazioni (evidenze, riferimenti, motivazioni, note di contesto).

Buona pratica coerente col manuale: la compilazione funziona bene se fatta come processo di consenso (workshop o confronto tra ruoli/settori).

4) Lettura dei risultati

La web app fornisce:

• Score complessivo BSI e, se attivo, Score complessivo CSI

• Completamento (copertura indicatori per serie e dominio)

• punteggi per ciascun dominio (7 domini)

• KPI per fase: Pre-evento, Evento, Post-evento

• Δ CSI–BSI (indicazione di quanto cambia la valutazione passando da base a completa)

Interpretazione (coerente col manuale):

• 0/20 = livello basso o iniziale,

• 40/60 = livello intermedio con progressi ma non pienamente sistematizzato,

• 80/100 = risultati sostanziali o completi e sostenibili.

5) Dashboard e grafici

• Radar: confronto immediato dei 7 domini (BSI e CSI se attivo).

• Bar chart: confronto numerico dominio per dominio.

• Matrice colorata: evidenzia priorità/criticità in modo visivo.

6) Salvataggi e gestione dati

In home puoi:

• aprire una valutazione esistente,

• duplicare (utile per “Round successivo”),

• rinominare,

• eliminare,

• fare backup (se previsto) in JSON.

7) Esportazione in Word

Il report Word include tipicamente:

• intestazione (metadati valutazione),

• sintesi KPI,

• tabelle punteggi per dominio con evidenziazione cromatica,

• grafici (radar + barre),

• dettaglio indicatori (punteggio e note).

Limiti del metodo e limiti della web app

Limiti del metodo HEPSA (da considerare nella lettura dei risultati)

• È un’autovalutazione: l’esito dipende dalla qualità delle informazioni disponibili e dal livello di consenso tra i partecipanti.

• HEPSA è pensato per identificare gap e priorità, non per “certificare” conformità o performance in senso ispettivo.

• Il manuale evidenzia che lo strumento nasce come workbook Excel e che i punteggi vengono convertiti in una ponderazione per il punteggio di dominio. Questo dettaglio può essere implementato in modi diversi in una trasposizione digitale se non si replica al 100% la stessa logica del workbook.

Limiti tecnici della web app (single page)

• Persistenza: localStorage può essere limitato o bloccato da policy del browser/azienda; in questi casi i salvataggi potrebbero non essere disponibili.

• Export Word: dipende dalle librerie client-side e può variare leggermente tra browser.

• Replica 1:1 del workbook: se il workbook applica una ponderazione specifica per alcuni indicatori, la web app può:

  • replicarla solo se quella logica è stata implementata esplicitamente,

  • altrimenti calcolare medie/aggregazioni trasparenti (con conseguente differenza numerica rispetto all’Excel).

Disclaimer 

Natura informativa e non vincolante

• Questa web app è uno strumento di supporto alla compilazione e all’analisi dei risultati HEPSA.

• I risultati hanno finalità orientativa e di miglioramento continuo e non sostituiscono valutazioni istituzionali, audit formali o processi di verifica esterna.

Nessuna consulenza sanitaria o legale

• La web app non fornisce consulenza sanitaria, clinica, legale o regolatoria e non deve essere utilizzata per decisioni operative urgenti in emergenza senza adeguata governance e validazione.

Responsabilità dell’utente

• L’utente è responsabile dell’accuratezza dei dati inseriti, della completezza della compilazione (serie BSI/CSI) e dell’interpretazione dei risultati.

• Le decisioni di pianificazione, investimento e priorità devono essere validate con evidenze documentali e con le autorità competenti.

Privacy e dati

• I dati rimangono nel browser dell’utente (salvataggi locali). È responsabilità dell’utente valutare se le informazioni inserite contengono dati personali o sensibili e gestirle secondo le policy interne e la normativa applicabile.

Riferimenti e proprietà intellettuale

• HEPSA è pubblicazione ECDC; il manuale consente la riproduzione con citazione della fonte.

• Il modulo di valutazione dello strumento è fornito per raccogliere feedback su fruibilità e utilità.

Suggerimenti pratici per ottenere valutazioni più solide

Coerentemente con l’approccio descritto nel manuale (workshop e consenso):

• coinvolgi un gruppo intersettoriale (sanità pubblica, emergenza, laboratorio, comunicazione, logistica, governance);

• prepara evidenze (piani, procedure, report esercitazioni, AAR, indicatori di sorveglianza);

• usa le note per spiegare perché è stato scelto un punteggio e quali azioni colmarebbero il gap;

• ripeti la valutazione periodicamente (es. annuale) usando la duplicazione come baseline.

Aggiornamento strutturato della valutazione (e del relativo processo) per allinearla ai requisiti UE introdotti dal Regolamento (UE) 2022/2371 sulle minacce sanitarie gravi a carattere transfrontaliero, in particolare alla Valutazione della Preparazione alle Emergenze Sanitarie Pubbliche (PHEPA) richiesta dall’Articolo 8. L’aggiornamento integra anche gli atti attuativi successivi che rendono operativa la struttura della valutazione (template e metodologia). 

Cosa cambia con il quadro UE 2022–2024 (obblighi e “struttura” del processo)

1.1 Ciclo triennale e relazione tra reporting e assessment

Il Reg. (UE) 2022/2371 introduce un ciclo continuo in cui:

1. Reporting nazionale (Art. 7)
   Ogni Stato membro fornisce entro il 27 dicembre 2023 e poi ogni 3 anni un report aggiornato su prevenzione, preparedness e response planning (e implementazione) a livello nazionale (e, se pertinente, cross-border interregionale). 

2. Assessment (PHEPA) (Art. 8)
   Ogni 3 anni, l’ECDC valuta lo stato di implementazione dei piani nazionali e la coerenza con il piano UE, basandosi su indicatori concordati e in cooperazione con agenzie/organismi UE rilevanti. 

3. Raccomandazioni e Action Plan (Art. 8(2)-(3))
   Dove applicabile, ECDC emette raccomandazioni; lo Stato membro presenta entro 9 mesi un action plan con azioni e milestone (o motiva l’eventuale mancato recepimento). 

1.2 Template e standard: due “pezzi” fondamentali

Per rendere comparabile e valutabile la preparedness:

• Commission Implementing Regulation (UE) 2023/1808: adotta il template con indicatori/livelli e domande per la trasmissione delle informazioni ex Art. 7. 

• Commission Delegated Regulation (UE) 2024/1232: definisce procedure, standard e criteri per le valutazioni Art. 8, indicando anche le fasi (desk review, country visit, report) e l’uso dei criteri/livelli del template 2023/1808. 

1.3 Processo PHEPA (metodologia UE) in fasi

La Delegated Regulation 2024/1232 struttura la procedura di assessment in fasi tipiche:

• preliminary discussion (avvio/scoping),

• desk review documentale,

• country visit con:

  • parte 1: copertura di tutte le capacità del template 2023/1808,

  • parte 2: approfondimento su capacità selezionate (variabili per ciclo),

• draft report condiviso per commenti,

• final report; la pubblicazione completa/parziale resta a discrezione dello Stato. 

Struttura aggiornata della “valutazione” (cosa valutare) per essere PHEPA-compliant

2.1 Passaggio chiave: da “domini HEPSA” a “capacità PHEPA” (16 capacity areas)

Se stai usando HEPSA come strumento operativo, l’aggiornamento più robusto non è “buttare HEPSA”, ma:

• mantenere HEPSA come strumento di autoanalisi (domini/indicatori dettagliati);

• aggiungere un livello “PHEPA layer” strutturato sulle 16 capacità del template UE.

Le 16 capacità (in sintesi) sono quelle presenti nel template (IHR + additional capacities), ad esempio:

1. strumenti di policy/legali/normativi (IHR), 2) finanziamento, 3) laboratorio, 4) sorveglianza, 5) risorse umane, 6) health emergency management, 7) erogazione servizi sanitari, 8) risk communication, 9) points of entry/border health, 10) zoonosi e minacce ambientali/clima, 11) eventi chimici; + 12) AMR e HAI, 13) coordinamento e supporto UE, 14) ricerca/valutazioni per preparedness, 15) recovery, 16) azioni per colmare gap. EUR-Lex+1

Implicazione operativa: la valutazione aggiornata deve consentire di produrre, in modo diretto, un “pacchetto” coerente con le capacità PHEPA, perché su quelle si basa l’assessment ECDC (Art. 8) e gli standard/criteri (Reg. delegato 2024/1232). 

Struttura aggiornata del processo (workflow) da adottare internamente

Qui una struttura di processo PHEPA-ready, allineata a Reg. 2022/2371 + 2023/1808 + 2024/1232:

Fase 0 — Governance, scoping e ownership (prima della compilazione)

Output: “Assessment Charter” interno con:

• sponsor istituzionale e coordinatore PHEPA,

• per ogni capacità: owner (struttura responsabile) e “evidence owner” (chi fornisce prove/documenti),

• regole di classificazione/riservatezza (se rilevante).

Motivo: il Regolamento prevede anche la gestione di informazioni potenzialmente classificate e regole di sicurezza quando applicabile. EUR-Lex+1

Fase 1 — Reporting dataset (Art. 7) e “evidence pack”

Output minimo coerente con Art. 7(1):

• governance: policy/leggi, piani PPR e recovery, coordinamento multi-livello e multi-settoriale,

• capacità: risk/capacity assessment, sorveglianza/early warning, info management, business continuity e accesso a diagnostica/strumenti/farmaci, servizi essenziali e gender-sensitive, continuità assistenziale, risk communication, ricerca/valutazioni,

• risorse: finanziamento e fondi di contingenza, scorte essenziali, logistica (incl. storage contromisure mediche), HR dedicato e formato, 

• implementazione piani: epidemie, AMR/HAI, altre minacce ex Art. 2,

• consultazione partner (se applicabile),

• azioni per colmare gap.

Include inoltre elementi cross-border interregionale e intersettoriale (training cross-border, trasferimento pazienti, coordinamento con regioni confinanti). 

Fase 2 — Self-assessment “PHEPA layer” (capacità 1–16)

Output: per ogni capacità:

• livello/valutazione secondo indicatori del template 2023/1808 (dove previsto),

• risposte a domande aperte,

• link/evidenze.

Il template 2023/1808 è pensato per essere comparabile e (per quanto possibile) allineato a IHR/SPAR.

Fase 3 — Desk review interna “stile ECDC”

Output: pre-report interno che:

• evidenzia gap e incongruenze,

• definisce temi da approfondire,

• prepara la “traccia” per eventuale country visit/peer-review.

È coerente con la struttura PHEPA prevista dal Reg. delegato (desk review + visita). 

Fase 4 — Workshop / country-visit simulation (opzionale ma consigliata)

Output: validazione con stakeholder e “stress test” qualitativo, soprattutto su:

• coordinamento multi-settoriale,

• interoperabilità,

• logistica e continuità assistenziale,

• comunicazione del rischio,

• gestione confini/PoE,

• minacce chimiche/ambientali.

Fase 5 — Report finale interno e prontezza a raccomandazioni

Output: report interno consolidato (struttura simile ai country report PHEPA).

Fase 6 — Action Plan (Art. 8(3))

Se l’assessment (ufficiale o interno) genera raccomandazioni:
entro 9 mesi serve un action plan con azioni e milestone, oppure motivazioni se non si recepisce una raccomandazione. EUR-Lex

Struttura consigliata action plan:

• Raccomandazione → Azioni → Owner → Risorse → Milestone → Scadenze → KPI di completamento → Stato.

Come “aggiornare” la tua web app/valutazione (in pratica)

4.1 Modello a due livelli (consigliato)

Per evitare di perdere dettaglio HEPSA e, insieme, essere aderente alla struttura PHEPA:

1. HEPSA (dettaglio operativo)

• indicatori BSI/CSI e domini (utili per autodiagnosi e priorità interne);

1. PHEPA layer (compliance/struttura UE)

• 16 capacità del template UE,

• dashboard “PHEPA readiness”,

• action plan Art. 8(3).

4.2 Nuovi moduli UI da introdurre

Nella web app puoi aggiungere (come nuove sezioni/tab):

• “PHEPA – Capacità (1–16)”
  Form a livelli (1–5 / N/A) + commenti + evidenze (link).

• “Art. 7 – Evidence pack”
  Checklist guidata per assicurare che i contenuti Art. 7(1) a–e siano coperti con documenti e riferimenti. 

• “PHEPA – Desk review”
  Registro criticità, incoerenze, richieste di approfondimento.

• “Action Plan (Art. 8(3))”
  Tabella azioni/milestone con export Word.

• “Cross-border & interregional”
  Sezione dedicata a training, patient transfer, coordinamento confinante. 

4.3 KPI aggiornati (oltre ai grafici già presenti)

Per essere utile in chiave PHEPA, i KPI dovrebbero includere almeno:

• Copertura template: % capacità con livello assegnato + evidenza allegata/linkata

• Distribuzione livelli per capacità (heatmap)

• Top gap: capacità con livello basso e alta criticità (se inserisci una colonna “priorità”)

• Readiness cross-border: completamento elementi cross-border interregionale

• Stato action plan: % milestone in tempo / in ritardo / completate (Art. 8(3)) 

Nota: il PHEPA UE è dichiaratamente qualitativo e basato su criteri/indicator levels del template; quindi i KPI devono essere “decision-support”, non un “rating certificatorio”. 

Limiti, attenzioni e disclaimer (obbligatori in un contesto UE)

5.1 Non confondere “autovalutazione” e “assessment ECDC”

• La PHEPA Art. 8 è un processo istituzionale condotto da ECDC in cooperazione con attori UE; un tool interno può preparare e migliorare la qualità del reporting, ma non sostituisce l’assessment ufficiale. 

5.2 Rischi di interpretazione “compliance”

• Il framework è legale/istituzionale: le organizzazioni dovrebbero evitare di presentare output interni come “conformi” in senso giuridico senza verifica.

• Consiglio: usare formule tipo “allineamento al template Art.7 / readiness per PHEPA Art.8”.

5.3 Gestione riservatezza e informazioni classificate

Il Regolamento contempla esplicitamente gestione e protezione di informazioni (in particolare se classificate come EUCI), con riferimenti a regole di sicurezza e obblighi nazionali. EUR-Lex+1
Quindi:

• evita di inserire in tool locali dati che non possono essere gestiti in modo conforme (es. localStorage su PC non cifrato);

• separa il “document repository” (interno, controllato) dal questionario.

5.4 Disclaimer consigliato (testo pronto)

Disclaimer (versione breve):
“Questo strumento supporta l’autovalutazione e la preparazione al reporting/assessment ai sensi del Reg. (UE) 2022/2371. Non costituisce valutazione ufficiale ECDC (PHEPA) né consulenza legale o sanitaria. L’utente è responsabile dell’accuratezza dei dati, della gestione delle evidenze e del rispetto delle policy di riservatezza e sicurezza delle informazioni.”

Output finale atteso (cosa produrre “a norma di processo”)

Se applichi l’aggiornamento, dovresti ottenere questi deliverable standard:

1. Report Art.7-ready (dataset strutturato e comparabile; template 2023/1808) 

2. PHEPA readiness report (capacità 1–16, gap, evidenze)

3. Action plan Art.8(3) con milestone (entro 9 mesi se ci sono conclusioni/raccomandazioni) 

4. Cruscotto KPI e heatmap per leadership/governance

5. Registro cross-border/interregionale (training, patient transfer, interoperabilità)