FASCICOLO DOCUMENTALE CANTIERE WEB

La gestione documentale della salute e sicurezza nei cantieri temporanei o mobili è uno degli aspetti più delicati dell’organizzazione di cantiere. Piani, nomine, verifiche, POS, PSC, documenti di idoneità tecnico-professionale, attestati, verbali, notifiche, scadenze e registri devono essere raccolti, aggiornati, verificati e resi disponibili ai soggetti competenti in modo ordinato e tracciabile.

In questo contesto nasce ACDatSS Cantiere FREE, una web app gratuita, locale e professionale pensata per supportare la gestione digitale della documentazione di salute e sicurezza nei cantieri secondo la logica della UNI/PdR 168:2024, dedicata alla gestione digitale della documentazione in materia di tutela della salute e sicurezza del lavoro nei cantieri temporanei o mobili.

La web app non è un semplice archivio di file. È uno strumento operativo che consente di costruire un vero sistema documentale digitale di cantiere, con anagrafica, soggetti, ruoli, flussi informativi, matrice RACI, checklist, scadenziario, audit log, backup e fascicolo esportabile in Word.

ACDatSS Cantiere FREE serve a trasformare la gestione documentale della sicurezza da attività frammentata e dispersa in un processo ordinato, controllabile e facilmente consultabile.

L’obiettivo principale è aiutare professionisti, imprese e figure della sicurezza a organizzare le informazioni del cantiere in modo strutturato. La web app consente infatti di censire i dati essenziali del cantiere, individuare i soggetti coinvolti, attribuire ruoli e responsabilità, definire i flussi informativi, controllare lo stato dei documenti e produrre un report professionale esportabile.

Lo strumento è particolarmente utile per:

• coordinatori per la sicurezza in fase di esecuzione;
• coordinatori per la sicurezza in fase di progettazione;
• committenti e responsabili dei lavori;
• imprese affidatarie;
• imprese esecutrici;
• consulenti in materia di salute e sicurezza;
• studi tecnici;
• responsabili aziendali che gestiscono più cantieri;
• soggetti che vogliono digitalizzare la gestione documentale senza utilizzare piattaforme complesse o costose.

La funzione principale della web app è quindi quella di aiutare l’utente a costruire un ACDatSS, cioè un ambiente di condivisione dati dedicato alla salute e sicurezza, inteso come sistema organizzativo documentale e non come semplice cartella digitale.

Il principio di funzionamento

La web app funziona interamente nel browser. Non richiede installazione, non richiede server, non richiede database esterni e non carica documenti su piattaforme remote. L’utente apre il file HTML con un browser moderno e può iniziare subito a lavorare.

Il sistema è strutturato per sezioni operative. Ogni sezione corrisponde a una parte del processo di gestione documentale del cantiere:

• dashboard;
• anagrafica cantiere;
• soggetti e ruoli;
• scelta del livello LS1, LS2 o LS3;
• configurazione ACDatSS;
• matrice RACI;
• registro documenti;
• checklist;
• scadenziario;
• audit log;
• guida e manuale utente;
• esportazione Word;
• backup e restore JSON.

L’approccio è guidato. L’utente non parte da un foglio vuoto, ma da una struttura già predisposta per organizzare i dati fondamentali di un cantiere. È possibile caricare un esempio dimostrativo completo, modificarlo, salvarlo con nome, esportarlo e usarlo come modello.

Dashboard: il quadro sintetico del cantiere

La dashboard è la schermata iniziale della web app. Serve a fornire una visione immediata dello stato documentale del cantiere.

Qui l’utente può visualizzare rapidamente:

• livello ACDatSS selezionato;
• avanzamento documentale;
• numero di soggetti censiti;
• documenti mancanti;
• documenti da integrare;
• documenti scaduti;
• criticità immediate;
• stato dei flussi RACI;
• sintesi del cantiere.

La dashboard è pensata per rispondere a una domanda semplice ma fondamentale: il sistema documentale del cantiere è sotto controllo oppure presenta criticità da gestire?

Questo consente al CSE, all’impresa o al consulente di individuare subito le aree che richiedono attenzione, evitando di disperdere il controllo tra cartelle, e-mail, file duplicati e documenti non aggiornati.

Anagrafica del cantiere

La sezione anagrafica consente di inserire i dati principali del cantiere. È la base informativa su cui vengono poi costruiti i flussi documentali.

Tra le informazioni gestibili rientrano:

• denominazione del cantiere;
• indirizzo;
• descrizione dell’opera;
• importo lavori;
• date previste di inizio e fine;
• presenza di titolo abilitativo;
• presenza di PSC;
• presenza di fascicolo dell’opera;
• presenza di notifica preliminare;
• numero imprese;
• presenza di lavoratori autonomi;
• dati generali del committente e dei soggetti principali.

Questa sezione permette di contestualizzare tutta la documentazione successiva. Ogni documento, soggetto o scadenza viene infatti ricondotto al cantiere specifico.

Soggetti e ruoli

Uno degli elementi più importanti della web app è la gestione dei soggetti coinvolti.

Il sistema consente di censire:

• committente;
• responsabile dei lavori;
• CSP;
• CSE;
• direttore dei lavori;
• impresa affidataria;
• imprese esecutrici;
• lavoratori autonomi;
• fornitori;
• trasportatori;
• noleggiatori;
• referenti operativi.

Per ogni soggetto possono essere indicati dati identificativi, ruolo, referente, recapiti, note e stato documentale.

Questa funzione è fondamentale perché nei cantieri temporanei o mobili la documentazione di sicurezza non riguarda un solo soggetto. Ogni attore produce, riceve, approva, consulta o aggiorna determinate informazioni. La web app permette quindi di associare documenti e responsabilità ai soggetti corretti.

Livelli LS1, LS2 e LS3

La web app integra una sezione dedicata ai livelli di sviluppo digitale:

• LS1, per una gestione base con struttura documentale ordinata, cartelle, codifiche e regole minime;
• LS2, per una gestione più evoluta con metadati, stati documentali, scadenze e workflow;
• LS3, per contesti più complessi, nei quali possono essere previsti sistemi gestionali avanzati, integrazioni e tracciabilità più strutturata.

La funzione non dichiara la conformità automatica del cantiere a un livello. Serve piuttosto ad aiutare l’utente a ragionare sulla maturità digitale del proprio sistema documentale e a scegliere un’impostazione coerente con la complessità del cantiere.

Questo è un punto importante: la web app non certifica il livello raggiunto, ma aiuta a documentare il livello organizzativo prescelto e le relative modalità operative.

Configurazione dell’ACDatSS

La sezione ACDatSS è il cuore concettuale della web app.

Qui l’utente può impostare l’ambiente documentale di cantiere, definendo:

• livello digitale adottato;
• regole di accesso;
• criteri di codifica documentale;
• struttura delle cartelle;
• stati documentali;
• modalità di revisione;
• criteri di archiviazione;
• regole di backup;
• criteri di conservazione;
• modalità di gestione delle versioni;
• note operative.

L’ACDatSS non viene inteso come una specifica piattaforma informatica obbligatoria, ma come un modello organizzativo digitale. Può quindi essere applicato anche a sistemi semplici, purché siano presenti regole chiare, responsabilità definite e modalità di controllo documentale.

Matrice RACI interattiva

La matrice RACI è una delle funzioni più importanti della web app.

Consente di associare, per ciascun flusso informativo, i soggetti coinvolti secondo la logica:

• R – Responsible, cioè chi produce o gestisce direttamente il documento;
• A – Accountable, cioè chi approva, accetta o assume la responsabilità finale del flusso;
• C – Consulted, cioè chi deve essere consultato;
• I – Informed, cioè chi deve essere informato.

La matrice è organizzata per macroaree operative, tra cui:

• avvio del procedimento;
• gestione imprese sub-affidatarie;
• gestione lavoratori autonomi;
• gestione ordinaria dell’impresa affidataria;
• gestione ordinaria del coordinatore per l’esecuzione.

Questa funzione aiuta a evitare uno degli errori più frequenti nella gestione documentale: non sapere con chiarezza chi deve produrre, verificare, approvare o ricevere un determinato documento.

La matrice RACI della web app è modificabile e può essere adattata al caso concreto. In questo modo diventa uno strumento operativo e non un prospetto statico.

Registro documenti

Il registro documenti permette di censire e monitorare tutti i documenti rilevanti per il cantiere.

Per ogni documento è possibile gestire informazioni come:

• titolo;
• categoria;
• soggetto associato;
• stato;
• data di emissione;
• data di scadenza;
• versione;
• note;
• collegamento al flusso RACI;
• eventuale criticità.

Gli stati documentali consentono di distinguere, ad esempio, tra documenti da produrre, caricati, in verifica, da integrare, approvati, scaduti o archiviati.

La web app non carica i documenti su server. L’utente può usare il registro per sapere quali documenti esistono, dove sono conservati e in quale stato si trovano. Questa scelta riduce il trattamento di dati sensibili e rende lo strumento più sicuro per un utilizzo gratuito e locale.

Checklist dinamiche

La sezione checklist permette di generare elenchi di controllo collegati ai soggetti e ai documenti.

Le checklist aiutano a verificare cosa manca, cosa è stato completato e cosa richiede attenzione. Possono essere usate per controllare, ad esempio, la documentazione di un’impresa esecutrice, di un lavoratore autonomo o di una fase del procedimento.

La funzione è utile soprattutto nella fase di avvio del cantiere e nelle fasi di ingresso di nuove imprese o nuovi lavoratori autonomi. Permette infatti di trasformare il controllo documentale in un processo visibile e aggiornabile.

Scadenziario

Lo scadenziario è dedicato al controllo temporale della documentazione.

Consente di individuare:

• documenti scaduti;
• documenti in scadenza;
• documenti senza data;
• documenti da aggiornare;
• documenti critici collegati a soggetti specifici.

Questa funzione è essenziale perché molti documenti di cantiere non sono statici. Possono avere scadenze, aggiornamenti, rinnovi o revisioni. Un documento valido all’inizio del cantiere può non esserlo più dopo alcune settimane o mesi.

Lo scadenziario aiuta quindi a prevenire dimenticanze e a mantenere il sistema documentale costantemente aggiornato.

Audit log locale

La web app contiene un audit log locale, cioè un registro degli eventi principali.

Il log può tracciare operazioni come:

• creazione del progetto;
• caricamento dell’esempio;
• modifica di dati;
• salvataggio;
• esportazione;
• backup;
• restore;
• modifiche rilevanti alla struttura documentale.

È importante precisare che l’audit log locale non ha valore probatorio forte come un sistema server-side autenticato, firmato e immodificabile. Ha però una funzione pratica importante: consente all’utente di ricostruire le principali attività svolte all’interno della web app.

Salvataggi locali e “Salva con nome”

La web app consente di salvare più progetti nel browser.

La funzione Salva con nome permette di attribuire un nome specifico al progetto, ad esempio:

• “Cantiere Roma – Riqualificazione edificio”;
• “Cantiere Milano – Impresa affidataria Alfa”;
• “Modello standard CSE”;
• “Esempio procedura ACDatSS LS2”.

Attraverso il popup di gestione salvataggi, l’utente può:

• vedere i progetti salvati;
• caricare un salvataggio;
• eliminare un progetto non più necessario;
• duplicare un progetto esistente;
• aggiornare il progetto corrente.

Questa funzione è utile per chi gestisce più cantieri o vuole creare modelli riutilizzabili.

Backup JSON e Restore JSON

La web app include funzioni di backup e restore in formato JSON.

Il backup JSON serve a esportare sul computer una copia completa dei dati del progetto. È consigliabile farlo periodicamente, soprattutto prima di aggiornare la web app, cambiare browser, spostare il lavoro su un altro computer o cancellare dati locali.

Il restore JSON serve invece a importare un progetto precedentemente salvato. In questo modo è possibile recuperare i dati anche se il browser non contiene più il salvataggio locale.

Queste funzioni sono fondamentali perché i salvataggi locali dipendono dal browser e dal dispositivo utilizzato. Se l’utente cancella i dati di navigazione, cambia computer o apre la web app in un altro browser, i salvataggi locali potrebbero non essere disponibili. Il backup JSON risolve questo problema, perché crea un file autonomo che l’utente può conservare dove preferisce.

Esportazione Word

La web app consente di esportare un fascicolo in formato Word.

Il documento esportato è pensato per avere una struttura professionale e può includere:

• dati generali del cantiere;
• soggetti censiti;
• livello ACDatSS;
• configurazione dell’ambiente documentale;
• matrice RACI;
• registro documenti;
• checklist;
• scadenziario;
• audit log;
• note operative;

Il Word viene generato con orientamento orizzontale, tabelle con bordi neri e layout pensato per mantenere le celle entro i margini. L’esportazione consente di produrre un fascicolo facilmente archiviabile, stampabile o condivisibile internamente.

Il documento esportato non sostituisce i documenti obbligatori di legge, ma costituisce un report organizzativo della gestione documentale.

Guida e manuale utente

La web app integra una guida completa con manuale utente.

La guida spiega:

• finalità dello strumento;
• significato dell’ACDatSS;
• uso della dashboard;
• compilazione dell’anagrafica;
• gestione dei soggetti;
• configurazione dei livelli LS1, LS2 e LS3;
• uso della matrice RACI;
• gestione dei documenti;
• uso delle checklist;
• uso dello scadenziario;
• significato dell’audit log;
• salvataggi locali;
• backup e restore;
• esportazione Word;
• limiti dello strumento;
• disclaimer operativo.

La presenza di una guida completa è importante perché rende la web app utilizzabile anche da chi non ha elevata familiarità con strumenti digitali complessi.

I principali vantaggi

Il primo vantaggio è l’ordine documentale. La web app aiuta a superare la gestione dispersa in cartelle, e-mail, file rinominati in modo non uniforme e documenti duplicati.

Il secondo vantaggio è la chiarezza delle responsabilità. Attraverso la matrice RACI, ogni flusso informativo viene collegato ai soggetti coinvolti.

Il terzo vantaggio è il controllo delle scadenze. Lo scadenziario consente di individuare rapidamente documenti scaduti o prossimi alla scadenza.

Il quarto vantaggio è la portabilità. Grazie al backup JSON e all’esportazione Word, il progetto può essere conservato, trasferito e documentato.

Il quinto vantaggio è la riservatezza. Poiché la web app funziona localmente e non carica documenti su server, riduce i rischi legati alla gestione online di dati potenzialmente delicati.

Limiti della web app

La web app ha limiti precisi, che devono essere compresi correttamente.

Prima di tutto, non è un software certificato da UNI e non rilascia attestazioni di conformità alla UNI/PdR 168:2024. È uno strumento ispirato alla logica della gestione digitale documentale, ma non sostituisce il documento ufficiale UNI né le valutazioni professionali necessarie.

In secondo luogo, non sostituisce gli obblighi previsti dal D.Lgs. 81/2008. Non redige automaticamente PSC, POS, fascicolo dell’opera, verifiche di idoneità tecnico-professionale o altri documenti obbligatori. Può aiutare a censirli, organizzarli e monitorarli, ma il contenuto tecnico resta responsabilità dei soggetti competenti.

In terzo luogo, non verifica nel merito la correttezza dei documenti. Se un POS è incompleto, se un attestato non è valido o se una documentazione è insufficiente, la web app può registrare lo stato attribuito dall’utente, ma non può sostituire la verifica professionale.

In quarto luogo, non gestisce autenticazione forte, firma elettronica, conservazione digitale a norma o audit log immodificabile. Il registro eventi locale ha valore organizzativo interno, non valore probatorio pieno.

In quinto luogo, i dati sono conservati nel browser e nel dispositivo dell’utente. Questo è un vantaggio in termini di riservatezza, ma richiede attenzione: l’utente deve effettuare backup JSON periodici per evitare perdite di dati.

Infine, la web app non deve essere usata per archiviare documentazione sanitaria sensibile o dati particolarmente delicati senza una valutazione adeguata delle misure di protezione, dei ruoli privacy e delle responsabilità di trattamento.

ACDatSS Cantiere FREE è uno strumento gratuito di supporto alla gestione organizzativa e documentale della salute e sicurezza nei cantieri temporanei o mobili. Lo strumento aiuta a strutturare dati, soggetti, flussi informativi, matrice RACI, checklist, stati documentali, scadenze e report.

La web app non sostituisce gli obblighi di legge, non trasferisce responsabilità, non certifica la conformità normativa, non sostituisce l’attività del committente, del responsabile dei lavori, del CSP, del CSE, dei datori di lavoro, delle imprese affidatarie, delle imprese esecutrici, dei lavoratori autonomi o degli altri soggetti coinvolti.

Ogni dato inserito, documento censito, stato assegnato, valutazione o decisione operativa deve essere verificato dai soggetti competenti in relazione al cantiere specifico.

L’utente resta responsabile dell’uso dello strumento, della correttezza dei dati inseriti, della conservazione dei backup, della protezione dei dati e dell’applicazione delle procedure di sicurezza nel cantiere reale.

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