DPI Suite Professional

Organizzare correttamente i Dispositivi di Protezione Individuale significa coordinare informazioni che, nella pratica quotidiana, vengono spesso gestite con strumenti differenti: fogli Excel, verbali Word, registri cartacei, scadenziari separati, documentazione tecnica dei DPI e schede dei singoli lavoratori.

DPI Suite Professional nasce per riunire queste attività in un unico ambiente operativo e creare un collegamento diretto tra mansioni, lavoratori, dispositivi, consegne, verifiche e documentazione.

La web app è pensata per chi si occupa professionalmente di salute e sicurezza sul lavoro e necessita di uno strumento organizzato per seguire il ciclo di gestione dei DPI dall’individuazione della dotazione fino alla sua effettiva assegnazione e al successivo controllo nel tempo.

La web app concentra in un unico ambiente mansioni, lavoratori, catalogo DPI, rappresentazioni grafiche, consegne, magazzino, matricole, scadenze, verifiche, formazione, checklist e documentazione.

Il risultato è un sistema nel quale le informazioni possono essere collegate e riutilizzate lungo tutto il ciclo di gestione dei Dispositivi di Protezione Individuale.

Per chi gestisce professionalmente la sicurezza sul lavoro, questo significa poter disporre di una base organizzativa unica dalla quale controllare la dotazione prevista, verificare quella effettivamente assegnata e documentare le principali attività svolte nel tempo.

Perché utilizzare una gestione integrata dei DPI

In molte aziende la scelta dei DPI viene formalizzata nel DVR o in specifiche procedure, mentre le consegne ai lavoratori vengono registrate altrove. Le verifiche periodiche possono essere annotate in un altro registro e le scadenze monitorate tramite calendari o file separati.

Questa frammentazione può rendere più difficile rispondere rapidamente a domande operative molto semplici:

• quali DPI sono previsti per una determinata mansione?
• tutti i lavoratori interessati hanno ricevuto la dotazione prevista?
• quali dispositivi sono prossimi alla scadenza?
• quali DPI richiedono una verifica?
• quali lavoratori devono ancora effettuare un addestramento?
• quali dispositivi sono disponibili in magazzino?
• a chi è stato assegnato un determinato esemplare?
• quali azioni devono ancora essere completate?

DPI Suite Professional è stata progettata per fornire queste informazioni partendo da un unico progetto aziendale.

La mansione come punto di partenza

La gestione può iniziare dalla definizione delle mansioni aziendali.

Per ogni mansione è possibile descrivere le attività svolte, individuare i rischi rilevanti e associare i DPI necessari.

La scheda della mansione può contenere:

• denominazione e codice;
• reparto;
• descrizione delle attività;
• rischi;
• DPI richiesti;
• quantità previste;
• criteri di utilizzo;
• note;
• revisioni successive.

La dotazione viene quindi costruita in funzione della mansione e non come semplice elenco generale dei DPI disponibili in azienda.

Questo consente di utilizzare la stessa informazione anche nei moduli successivi.

Una rappresentazione grafica della dotazione

La web app dispone di un sistema grafico basato su un manichino frontale sul quale possono essere rappresentati i DPI associati alla mansione.

È possibile comporre visivamente la dotazione utilizzando, ad esempio:

• casco;
• cuffie antirumore;
• protezioni per gli occhi;
• guanti;
• calzature;
• sistemi anticaduta;
• indumenti;
• dispositivi respiratori.

La tavola ottenuta può essere utilizzata anche nei documenti esportati.

In questo modo la descrizione tecnica dei DPI viene affiancata da una rappresentazione visiva immediata, utile per schede operative, documentazione di mansione e verbali.

Catalogo DPI personalizzabile

La suite comprende un archivio dei DPI utilizzati nel progetto.

Ogni dispositivo può essere descritto attraverso informazioni tecniche e gestionali, come:

• codice interno;
• denominazione;
• tipologia;
• parte del corpo protetta;
• categoria;
• norma di riferimento;
• produttore;
• modello;
• istruzioni;
• manutenzione;
• eventuali controlli periodici;
• durata prevista;
• addestramento richiesto.

Il catalogo può essere personalizzato inserendo ulteriori dispositivi utilizzati dall’azienda.

Collegamento tra lavoratore e mansione

Quando a un lavoratore viene attribuita una mansione, la suite può utilizzare automaticamente la dotazione prevista per quella mansione.

La web app può quindi confrontare:

DPI previsti

con

DPI effettivamente consegnati

e mettere in evidenza eventuali differenze.

Questo collegamento permette di evitare la duplicazione delle informazioni.

Se, per esempio, una mansione prevede sei DPI e il lavoratore ne possiede soltanto quattro validi, la suite può individuare i due dispositivi mancanti e supportare la preparazione della nuova consegna.

Una scheda completa per ogni lavoratore

La Scheda Lavoratore 360° consente di avere una visione complessiva della posizione del singolo addetto.

È possibile consultare:

• dati anagrafici;
• mansione;
• reparto;
• dotazione prevista;
• dispositivi consegnati;
• storico;
• scadenze;
• verifiche;
• formazione;
• addestramento;
• eventuali anomalie.

La funzione è utile sia nella gestione ordinaria sia quando occorre verificare rapidamente la situazione individuale di un lavoratore.

Tracciabilità delle consegne

Il modulo dedicato alle consegne permette di predisporre e archiviare i dati relativi all’assegnazione dei DPI.

Per ogni operazione possono essere registrati elementi come:

• dispositivo;
• quantità;
• taglia;
• data di consegna;
• lotto;
• matricola o seriale;
• data di sostituzione;
• scadenza;
• note.

Il sistema mantiene lo storico delle operazioni, consentendo di distinguere i DPI ancora attivi da quelli sostituiti, restituiti, scaduti o dismessi.

Singoli DPI identificati da matricola

Per alcuni dispositivi è utile o necessario seguire lo specifico esemplare nel tempo.

La suite consente quindi di associare una matricola o un seriale a un dispositivo e registrare:

• data di acquisto;
• data di primo utilizzo;
• assegnatario;
• stato;
• prossima verifica;
• scadenza;
• storico delle operazioni.

Questa gestione è particolarmente utile per DPI riutilizzabili e dispositivi sottoposti a controlli periodici.

Magazzino e disponibilità dei DPI

DPI Suite Professional integra anche una funzione di gestione delle scorte.

È possibile creare lotti e registrare:

• quantità disponibili;
• taglie;
• ubicazione;
• fornitore;
• lotto;
• data di acquisto;
• eventuale scadenza;
• scorta minima.

Le movimentazioni permettono di registrare carichi, scarichi, consegne, rientri e dismissioni.

Il collegamento con le consegne rende possibile mantenere una situazione più coerente tra disponibilità fisica e assegnazioni ai lavoratori.

Individuazione dei fabbisogni

Il sistema può supportare anche la programmazione degli approvvigionamenti.

Confrontando le esigenze dei lavoratori con la quantità disponibile in magazzino è possibile evidenziare i dispositivi da reintegrare.

La funzione può risultare utile soprattutto nelle realtà in cui vengono gestiti numerosi lavoratori o frequenti sostituzioni.

Controllo Gap & Compliance

Il modulo Gap & Compliance serve a individuare possibili situazioni da approfondire.

La web app mette in relazione informazioni presenti nei diversi archivi, verificando ad esempio:

• DPI mancanti;
• quantità insufficienti;
• dispositivi scaduti;
• verifiche non aggiornate;
• addestramenti da completare;
• dati tecnici incompleti.

In questo modo l’utente può utilizzare la suite non soltanto come archivio, ma anche come strumento di controllo.

Gli indicatori prodotti dalla web app hanno natura gestionale e devono essere sempre interpretati e verificati dal professionista.

Piano delle attività da completare

Dalle criticità individuate è possibile creare un Piano di adeguamento.

Una singola azione può riguardare, per esempio:

• consegna di un DPI;
• sostituzione;
• verifica periodica;
• manutenzione;
• addestramento;
• aggiornamento documentale;
• reintegro di magazzino.

A ogni attività possono essere attribuiti responsabile, priorità, termine e stato di avanzamento.

Il piano diventa così un elenco operativo delle attività ancora da completare.

Scadenze raccolte in un unico punto

La suite dispone inoltre di uno scadenziario intelligente.

In una sola schermata possono essere raccolte scadenze relative a:

• DPI;
• sostituzioni;
• esemplari;
• controlli;
• manutenzioni;
• formazione;
• addestramento;
• checklist;
• piani di adeguamento.

L’utente può filtrare gli eventi in funzione della data e concentrarsi sulle attività più imminenti.

Verifiche e manutenzione

Quando un dispositivo richiede controlli periodici, la verifica può essere registrata direttamente nella suite.

Possono essere memorizzati:

• data;
• esito;
• operatore;
• dispositivo;
• matricola;
• note;
• data del controllo successivo.

In questo modo lo storico rimane collegato al DPI interessato.

Gestione dell’addestramento

La disponibilità del dispositivo non è sempre sufficiente a completare correttamente il processo di gestione.

La web app consente quindi di registrare attività di formazione e addestramento collegandole al lavoratore e al DPI.

La funzione permette di avere una lettura più completa della situazione del lavoratore, affiancando alla consegna fisica del dispositivo le informazioni relative al suo corretto utilizzo.

Checklist per la gestione aziendale

Un ulteriore modulo consente di effettuare verifiche strutturate attraverso una checklist.

Le voci possono essere classificate con esiti differenti e possono generare azioni da completare.

Per ciascun controllo è possibile indicare:

• evidenza;
• esito;
• nota;
• azione correttiva;
• responsabile;
• priorità;
• scadenza.

La checklist può essere utilizzata come supporto nelle verifiche interne sulla gestione dei DPI.

Documenti generati dalla web app

DPI Suite Professional permette di trasformare i dati inseriti in documentazione utilizzabile nell’attività professionale.

Tra gli elaborati disponibili possono rientrare:

• schede di mansione;
• schede individuali;
• verbali di consegna;
• registri DPI;
• report delle verifiche;
• scadenziari;
• checklist;
• piani di adeguamento;
• documentazione di magazzino;
• report Gap & Compliance;
• schede riepilogative 360°.

Le rappresentazioni del manichino possono essere inserite direttamente nei documenti.

Le esportazioni Word sono predisposte con orientamento orizzontale per migliorare la leggibilità di tabelle e tavole.

Schede 360°: informazioni collegate in una sola vista

Uno degli aspetti più utili della suite è la possibilità di consultare le informazioni secondo differenti punti di vista.

La Scheda DPI 360° parte dal dispositivo.

La Scheda Lavoratore 360° parte dalla persona.

La Scheda Mansione 360° parte dall’attività svolta.

La Scheda Esemplare 360° parte dal singolo DPI identificato da matricola.

Queste viste permettono di navigare le stesse informazioni evitando di consultare numerosi registri indipendenti.

Archivio locale, salvataggi e backup

I progetti vengono gestiti localmente dalla web app.

È possibile:

• salvare il progetto;
• riaprirlo;
• duplicarlo;
• esportare un backup;
• ripristinare un archivio;
• importare dati compatibili.

Il sistema avverte inoltre l’utente quando sta per eseguire operazioni che potrebbero comportare la perdita di modifiche non ancora salvate.

È comunque opportuno conservare periodicamente copie di backup esterne.

Guida completa direttamente nella web app

La suite comprende un manuale operativo richiamabile direttamente dall’interfaccia.

La guida illustra passo dopo passo l’utilizzo dei diversi moduli e comprende immagini della web app per facilitare l’individuazione dei comandi.

Il manuale viene visualizzato senza abbandonare la sessione di lavoro.

A chi può essere utile DPI Suite Professional

La web app è rivolta in particolare a:

• consulenti per la sicurezza;
• RSPP e ASPP;
• HSE Manager;
• tecnici;
• datori di lavoro;
• responsabili aziendali;
• soggetti incaricati della gestione dei DPI;
• professionisti che seguono più aziende o unità produttive.

La struttura modulare la rende utilizzabile sia per attività relativamente semplici sia per progetti con numerose mansioni, lavoratori e dispositivi.

Dalla scelta del DPI al controllo nel tempo

L’obiettivo di DPI Suite Professional è creare continuità tra attività che normalmente vengono gestite in momenti differenti.

Il processo può essere rappresentato così:

mansione → rischio → DPI → lavoratore → consegna → esemplare → verifica → scadenza → eventuale sostituzione.

Ogni passaggio utilizza le informazioni già registrate nei passaggi precedenti.

In questo modo è possibile ridurre la duplicazione dei dati e mantenere una visione più ordinata della gestione aziendale.

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