| Aprire in automatico l'ultimo documento |
| Quando lavoriamo per più giorni sullo stesso documento testuale con Microsoft Word, ogni volta lanciamo l'applicativo dobbiamo ripetere l'operazione di apertura dello stesso file. Naturalmente, oltre a utilizzare l'elenco degli ultimi documenti aperti disponibile all'interno del menu File, esiste un altro metodo per aprire contestualmente con Word l'ultimo file su cui abbiamo lavorato. |
| Individuazione percorso |
| Possiamo creare sul desktop, infatti, un'icona che permette di lanciare Word e contestualmente aprire l'ultimo documento aperto nella sessione precedente. Rechiamoci nella cartella in cui è allocato l'eseguibile Winword.exe. Se stiamo utilizzando la versione di Office XP, il percorso è: C:\Programmi\ Microsoft Office\Office 10. |
| Nuovo collegamento |
| Dopo aver localizzato il file eseguibile Winword.exe, trasciniamolo con il tasto destro del mouse sul desktop e selezioniamo la voce Collegamento. Clicchiamo sull'icona appena creata con il tasto destro del mouse e, dal menu contestuale che si apre, selezioniamo la voce Proprietà . Nella nuova finestra di dialogo, portiamoci sulla scheda Collegamento. |
| Modifica percorso |
| Rechiamoci nella casella di testo Destinazione e dopo il percorso esistente digitiamo la stringa /mFile1. Sempre nella stessa finestra è possibile specificare la combinazione di Tasti di scelta rapida per lanciare il file più velocemente. Nella scheda Generale è possibile digitare il nome descrittivo da associare all'icona. Clicchiamo su Applica e poi Ok. |
| La calcolatrice nella barra dei menu |
| Spesso capita che durante la stesura di un documento in Word si abbia l'esigenza di dover eseguire un calcolo aritmetico. Naturalmente, potremmo utilizzare lo strumento Calcolatrice che si trova in Start/Tutti i programmi/Accessori o in alternativa utilizzare un foglio di lavoro Excel. Esiste però la possibilità di includere nella barra dei menu lo strumento calcolatrice. |
| Personalizzazioni |
| Per inserire nella barra dei menu di Word lo strumento calcolatrice, selezioniamo dal menu Visualizza la voce Barre degli strumenti e poi Personalizza. Nella finestra di dialogo che si apre posizioniamoci sulla scheda Comandi. Nel riquadro Categorie scgliamo la voce Strumenti, mentre dall'elenco che si trova nel riquadro Comandi individuiamo Strumenti Calcola. |
| Creazione collegamento |
| Trasciniamo questa voce sulla barra degli strumenti con il tasto sinistro del mouse. Clicchiamo con il tasto destro del mouse sul nuovo pulsante e, dal menu contestuale che si apre, selezioniamo Cambia icona pulsante. Qui individuiamo l'icona della calcolatrice. Nello stesso menu contestuale possiamo impostare se lasciare sul pulsante solo testo o icona e testo. |
| Utilizziamo la calcolatrice |
| Per utilizzare la calcolatrice è sufficiente scrivere il calcolo aritmetico sul documento, selezionarlo e cliccare su Strumenti Calcola. Il risultato è visualizzato sulla barra di stato in fondo alla finestra. Per visualizzare, invece, il risultato sul documento basta eseguire l'operazione di Incolla dal menu Modifica o premere contemporaneamente i tasti [CTRL]+[V]. |
| Inserire caratteri di riempimento |
| Nelle tradizionali macchine da scrivere, esisteva un tasto che permetteva di distanziare di un certo numero di spazi il testo all'interno della stessa riga. In maniera analoga esiste in &Word& la funzionalità delle tabulazioni Le tabulazioni automatiche consentono, premendo il tasto Tab sulla tastiera, di spostare il cursore di una certo numero di spazi che può chiaramente essere personalizzato. |
| Usiamo il righello |
| Esistono vari modi per inserire e posizionare le tabulazioni. Vediamone alcuni. Facciamo clic con il cursore del mouse sulla scala graduata del Righello orizzontale, nella posizione in cui vogliamo inserire la tabulazione. Compare un simbolo sul righello con la forma di una piccola elle. Premendo il tasto [Tab] il cursore si sposterà della distanza impostata. |
| Modifichiamo la tabulazione |
| In alternativa, selezioniamo Tabulazioni dal menu Formato. Nella finestra di dialogo che si apre, digitiamo nella casella Posizione tabulazioni la distanza che vogliamo assegnare alla tabulazione espressa in centimetri. Nella sezione Allineamento è possibile specificare il tipo di allineamento testuale che si desidera applicare al testo della tabulazione. |
| Impostiamo il riempimento |
| Nella stessa finestra di dialogo è possibile specificare un tipo di carattere di riempimento da inserire nello spazio vuoto della tabulazione. Il carattere di riempimento può essere una linea continua, punteggiata o tratteggiata. Dopo aver impostato il carattere clicchiamo su Imposta. È possibile anche impostare una tabulazione predefinita nell'omonima casella. |
" | Crea una mailing list direttamente da Word |
| La stampa unione è un processo modulare offerto da &Word& che permette di creare lettere, buste o etichette tipo che possono essere spediti ad un elenco di destinatari. Questa stessa funzionalità può essere applicata anche ai messaggi di posta elettronica, in modo che possa essere organizzata una lista di e-mailing per spedire a più destinatari un messaggio comune di posta elettronica. |
| Avviamo la creazione guidata |
| Dal menu Strumenti selezioniamo la voce Lettere e indirizzi e dal menu laterale che si apre, selezioniamo la voce Creazione guidata Stampa unione. Si apre un riquadro laterale, a sinistra, che rappresenta la prima schermata di un percorso guidato. Qui impostiamo la voce Messaggi di posta elettronica. Facciamo clic su Successivo che si trova in fondo al riquadro. |
| Selezioniamo i destinatari |
| Nella seconda schermata clicchiamo su Usa il documento corrente. Facciamo clic su Successivo. In questo riquadro bisogna selezionare i destinatari. Scegliamo Seleziona dai contatti di Outlook e clicchiamo su Scegli cartella Contatti. Si apre una finestra di dialogo in cui si seleziona la cartella Elenco contatti e successivamente l'elenco dei destinatari. |
| Impostiamo la lettera |
| Clicchiamo sulla voce Successivo e iniziamo la composizione della lettera. L'inserimento delle informazioni nella lettera può essere eseguito selezionando l'indirizzo, la formula di apertura, l'affrancatura elettronica ecc. dall'elenco sottostante, negli ultimi due riquadri si può visualizzare l'anteprima della lettera da inviare e avviare la stampa unione. |
"
| Eseguire calcoli nelle tabelle |
| È possibile inserire, all'interno di una tabella creata in Word, alcune formule che eseguano calcoli. Anche se della suite Office, Word non è il programma più adattato per eseguire calcoli, offre comunque la possibilità di inserire, all'interno di una tabella, una formula personalizzata che esegua operazioni più complesse di una semplice somma o differenza. Vediamo come. |
| Operatore somma |
| L'operazione più semplice, ma anche più diffusa, che si possa inserire in una tabella è sicuramente la somma. Volendo eseguire il totale del contenuto delle righe di una tabella, ci portiamo nella cella più a destra. Dal menu Tabella selezioniamo la voce Formula. Nella finestra di dialogo che si apre, nella casella Formula scriviamo l'espressione =SUM(LEFT). |
| Definizione formato |
| Analogamente, se vogliamo eseguire la somma dei valori di una colonna, scriviamo nella casella in fondo =SUM(ABOVE). Nella stessa finestra di dialogo, è possibile definire anche il formato numerico del risultato della formula. In particolare, è possiamo specificare la presenza del separatore decimale o del puntino di raggruppamento delle migliaia. |
| Altre funzioni |
| Volendo inserire formule più complesse, bisogna cliccare sul menu a discesa Incolla funzione. Qui possiamo selezionare funzioni diverse dalla semplice somma, tra cui MIN, MAX, COUNT, PRODUCT ecc. Per aggiornare dinamicamente le formule, basta selezionarle e dal menu contestuale che appare, con il tasto destro del mouse, selezionare la voce Aggiorna campo. |
| Aggiungere sfondi e filigrane |
| In Word è possibile inserire sullo sfondo di un documento testuale un'immagine o una porzione di testo, che appare in formato filigrana. In questo modo, possiamo ad esempio marcare il documento per identificarlo come BOZZA o CONFIDENZIALE, inserire il logo della società d'appartenenza o un semplice simbolo di riconoscimento. Vediamo come fare. |
| Inserimento immagine |
| Dal menu Formato selezioniamo Sfondo e, dal menu laterale, la voce Filigrana stampata. Si apre una finestra di dialogo in cui è possibile selezionare due opzioni: Filigrana immagine e Filigrana testo. Selezioniamo la prima. Facciamo clic su Seleziona immagine. Nella finestra che si apre, individuiamo l'immagine che vogliamo inserire come sfondo. |
| Inserimento testo |
| Nella casella Proporzioni possiamo selezionare un valore percentuale delle dimensioni originali dell'immagine. Mettendo un segno di spunta sulla casella di opzione Sfumata, l'immagine assumerà un aspetto con toni sul grigio. Se vogliamo inserire un testo, selezioniamo l'opzione Filigrana testo. Nel menu a discesa Testo selezioniamo la voce da inserire. |
| Impostazione opzioni |
| Il menu a discesa contiene una serie di voci commerciali standard, sia in italiano che in altre lingue. È possibile, inoltre, impostare altre opzioni tra cui il Tipo di carattere, la Dimensione, il Colore, testo Semitrasparente, oppure scegliere la disposizione diagonale o orizzontale del Layout. Per concludere l'operazione facciamo clic sul pulsante Applica. |
| Rendiamo più esplicativi i documenti |
| Durante la stesura di un documento in Word possiamo decidere di inserire, in un punto qualsiasi, una casella di commento che possa comunicare un messaggio al lettore, oppure che possa servire da promemoria per noi stessi. Word XP ha una particolare formattazione di default. Naturalmente, è possibile personalizzare la formattazione cambiando sia i colori che gli stili dei caratteri. |
| Inserimento di un commento |
| Per inserire un commento basta posizionarsi in un punto del documento con il mouse e dal menu Inserisci selezionare la voce Commento. Dal punto selezionato fino al bordo laterale del foglio, compare una linea tratteggiata e una nuvoletta con la scritta Commento:. Dal menu Formato selezionare Stili e formattazione. Si aprirà un pannello a sinistra del documento. |
| Visibilità dello stile |
| Nel menu a discesa Mostra che si trova in fondo al pannello, selezionare la voce Personalizza. Nella finestra di dialogo che si apre, posizionarsi sul riquadro Stili da rendere visibili e inserire un segno di spunta alla voce Testo commento; fare clic su Ok. In questo modo la voce Testo commento compare nell'elenco Selezionare la formattazione da applicare. |
| Modifica del formato |
| Dal menu a discesa associato a Testo commento selezioniamo Modifica. Nella finestra di dialogo che si apre facciamo clic sul menu a discesa Formato. Dall'elenco selezioniamo la voce da modificare. Possiamo modificare sia le proprietà testuali della finestra commento modificando lo stile e le dimensioni dei caratteri sia quelle grafiche modificando i colori. |
| Sostituire frasi nel testo |
| A volte può capitare di dover scrivere più volte all'interno dello stesso documento la stessa parola o la stessa frase e successivamente avere la necessità di sostituirla. In questi casi lo strumento più utilizzato è sicuramente la funzione Trova/Sostituisci. In alternativa esiste un metodo automatico che ci permette di sostituire frasi e parole in punti predeterminati del documento. |
| Usiamo Trova/Sostituisci |
| Supponiamo di avere un modello di una lettera commerciale in cui in punti specifici compare il nome del destinatario. Nel momento in cui vogliamo cambiare tale nome è possibile agire in diversi modi. Si può cambiare manualmente il nome in ogni punto del documento, oppure si può utilizzare la funzione Trova/Sostituisci, oppure si può usare un'altra funzione. |
| Inseriamo segnalibro |
| Supponiamo che la parola da sostituire sia quella che segue la Sig. Selezioniamo tale nome e dal menu Inserisci selezioniamo la voce Segnalibro. Nella finestra di dialogo che si apre digitiamo il nome del segnalibro, per esempio sv, nell'apposita casella e clicchiamo sul pulsante Aggiungi. Posizioniamoci nel documento nel punto in cui tale nome si ripete. |
| Aggiorniamo il campo |
| Premiamo contemporaneamente i tasti CTRL+F9. Appariranno due parentesi graffe, all'interno delle quali bisogna digitare il nome del segnalibro. Nel nostro esempio sv. Per eseguire la sostituzione basta premere il tasto funzione F9. Al variare del nome S.V. sarà modificato anche il campo sv. L'aggiornamento del campo avviene alla pressione del tasto F9. |
| Inserire un'intestazione nel documento |
| Quando scriviamo un documento che è strutturato come un libro e cioè suddiviso in capitoli, allora possiamo utilizzare la funzionalità dell'Intestazione di pagina per riportare sulla parte alta di ciascun foglio di ogni capitolo il titolo del capitolo stesso. Tale formattazione migliora molto la leggibilità , in quanto informa costantemente il lettore sull'argomento del capitolo stesso. |
| Visualizziamo Intestazione |
| Il metodo più semplice e immediato per inserire nell'intestazione di una pagina il nome del capitolo è quello di scrivere manualmente nella sezione riservata all'intestazione il titolo del capitolo. Dal menu Visualizza selezioniamo la voce Intestazione e piè pagina. Un'area tratteggiata apparirà in cima al foglio e qui possiamo digitare il titolo del capitolo. |
| Digitiamo il nome del capitolo |
| In questo modo, però, se il titolo del capitolo viene cambiato anche l'intestazione deve essere modificata di conseguenza. È possibile eseguire un aggiornamento automatico dell'intestazione. Per prima cosa formattiamo tutti e soli i titoli dei capitoli con un determinato stile, per esempio Titolo 1. Attiviamo la visualizzazione dell'Intestazione e piè pagina. |
| Inseriamo campo Styleref |
| Posizioniamoci con il cursore del mouse nell'area riservata all'intestazione. Dal menu Inserisci selezioniamo Campo. Nella finestra di dialogo che si apre selezioniamo nel riquadro Nome dei campi la voce Styleref. Nella sezione Proprietà campo selezioniamo nel riquadro Nome stile la voce Titolo 1. Cliccando su Ok, nell'intestazione apparirà il nome del capitolo. |
| Registrazione di una macro |
| Se al termine della stesura di un documento Word eseguiamo, in maniera puntuale, una determinata serie di operazioni, possiamo raggrupparle in un unico comando e registrare una macro. La macro consiste in un insieme di istruzioni che possono essere memorizzate insieme ed essere successivamente facilmente e istantaneamente richiamate con un semplice clic del mouse. |
| Avvio della registrazione |
| Ipotizziamo, per esempio, che al termine della stesura di un documento eseguiamo sempre le solite operazioni che consistono nello scorrere il testo a ritroso fino a posizionarci all'inizio, nel salvarlo e successivamente uscire dal documento chiudendo Word. Per iniziare a registrare la macro selezioniamo, dal menu Strumenti la voce Macro/Registra nuova macro. |
| Associazione della macro |
| Compare una finestra di dialogo in cui digitiamo il nome che vogliamo assegnare alla macro. Possiamo associare la Macro direttamente ad un pulsante da posizionare sulla barra degli strumenti oppure ad una particolare combinazione di tasti. Nel primo caso clicchiamo sul pulsante Barre degli Strumenti oppure sul pulsante Tastiera nella sezione Assegna la macro a. |
| Conclusione della registrazione |
| Clicchiamo su OK. Compare una barra con due pulsanti: Interrompi registrazione e Riprendi registrazione. Eseguiamo le operazioni che vogliamo salvare nella macro, nella sequenza desiderata. Al termine, facciamo clic su Interrompi registrazione. Per eseguire una macro, la selezioniamo dal menu Strumenti Macro/Macro, nell'elenco, e clicchiamo su Esegui. |
| Realizzazione di un depliant |
| Esistono vari modi di creare un depliant, vale a dire un documento suddiviso in colonne, all'interno di Word. Il più semplice e immediato è quello di suddividere manualmente il foglio nelle colonne che riteniamo opportuno, e posizionare gli elementi testuali e grafici. In Word esiste anche un modello predefinito di depliant che può essere utilizzato come base di partenza per essere personalizzato. |
| Apertura modello Depliant |
| Dal menu File selezioniamo la voce Nuovo. Si apre sulla sinistra dello schermo un riquadro di attività Nuovo documento. Nella sezione Nuovo, dal modello facciamo clic sulla voce Modelli generali. Nella finestra di dialogo che si apre, selezioniamo la scheda Pubblicazioni. Nel riquadro centrale facciamo clic sull'icona Depliant. Facciamo clic sul pulsante Ok. |
| Modifica del depliant |
| Si apre un nuovo documento, strutturato in tre colonne, che contiene una serie di suggerimenti utili per effettuare un'ulteriore personalizzazione. Nelle differenti sezioni del documento possono essere inserite porzioni di testo. Le immagini presenti possono essere sostituite con immagini personali. Il testo può essere formattato e personalizzato. |
| Stampa del depliant |
| Dopo aver modificato lo stile del depliant, adattandolo alle nostre esigenze, possiamo provvedere alla stampa. Generalmente, i depliant vengono stampati fronte-retro per poi essere accuratamente piegati fino ad ottenere un opuscolo ripiegato. Il modello depliant serve ad avere un'idea delle proporzioni e dell'armonia tra le parti testuali e le parti grafiche. |
| Invio di una lettera a più destinatari |
| In alcuni casi, potremmo avere l'esigenza di stampare più volte lo stesso documento, cambiando solo alcuni dati, ad esempio nel caso che si voglia spedire una lettera commerciale a diversi clienti, all'interno della quale dobbiamo scrivere l'indirizzo del cliente in alto a destra della lettera, e il suo nome all'inizio della lettera (Gentile Sig. â?¦ o Gentile Sig.raâ?¦). |
| Documento master |
| È possibile farlo manualmente ma con spreco di tempo senza ottimizzare il lavoro. Possiamo ricorrere però alla funzionalità Stampa Unione. In questo modo, possiamo scrivere un documento master e modificare solo alcuni campi a nostro piacimento. Il primo passo consiste nello scrivere il documento principale lasciando vuoti degli spazi per i campi variabili. |
| Avvio stampa unione |
| Dal menu Strumenti, selezionare Lettere e indirizzi/Creazione guidata stampa unione. Nel riquadro laterale che compare, specificare Lettere e cliccare su Successivo. Qui, selezionare Usa il documento corrente. Cliccare ancora su Successivo. Cliccare quindi su Crea un nuovo elenco e poi Crea. Nella finestra che si apre, compilare i record d'interesse relativi ai clienti. |
| Creazione del database utenti |
| Cliccare su Nuova voce per inserire un nuovo cliente. Salvare il database. Posizionarsi nei vari punti del documento principale e cliccare su Inserisci campo unione, sulla barra degli strumenti, selezionando i campi da inserire. Cliccando su Unisci in un nuovo documento verrà creato un nuovo documento con tanti fogli quanti sono i record del database. |
| Creazione di un questionario |
| Supponiamo di voler inviare a tutti i nostri dipendenti un questionario, ognuno dei quali dovrà compilarlo in ogni sua parte e rispedirlo all'ufficio raccolta dati. Per facilitare tale operazione Microsoft Word mette a disposizione la possibilità di creare dei formulari con l'inserimento di campi testuali, elenchi a discesa o caselle di controllo. Vediamo come crearne uno in maniera semplice e veloce. |
| Inserimento Moduli |
| Aprire un nuovo documento. Dal menu Visualizza selezionare la voce Barre degli strumenti e, dal menu laterale, selezionare la voce Moduli. Compare una nuova barra degli strumenti. Supponiamo di voler inserire dapprima una sezione concernente l'anagrafica dei dipendenti. Posizionarsi in un punto del documento, digitare Nome e cliccare su Campo modulo testo. |
| Elenco a discesa |
| Tornare a capo e ripetere l'operazione, digitando questa volta prima Cognome e poi Indirizzo. Nel quarto rigo del formulario, si supponga di voler inserire il titolo di studio. In questo caso si può decidere di inserire un elenco a discesa. Cliccare sul pulsante Campo modulo elenco a discesa e in seguito sul pulsante accanto Opzioni per campo modulo. |
| Casella di controllo |
| Nella finestra che si apre, inserire le voci dell'elenco a discesa. Nella casella Voce elenco scrivere gli elementi e cliccare su Aggiungi. Infine, inserire lo stato civile. Accanto a ciascuna opzione, inserire una casella barrabile cliccando sul pulsante Campo modulo casella di controllo. Per interagire con il formulario, cliccare su Proteggi modulo. |
| Inseriamo l'indice delle figure |
| Un documento testuale contiene generalmente anche alcune figure. Per conferire al documento maggiore chiarezza e leggibilità , occorre associare a ciascuna figura anche una didascalia esplicativa. La didascalia serve sia a descrivere testualmente il contenuto della figura che ad identificarla in un eventuale indice delle figure. Vediamo come creare una didascalia e un indice delle figure. |
| Inseriamo un'immagine |
| Dopo aver avviato Word, inseriamo la figura nel punto desiderato del nostro documento. L'immagine può appartenere alla collezione di Word Clipart, oppure essere un file generato da un software dedicato o acquisito da una periferica esterna, tipo scanner o fotocamera digitale. Nel primo caso selezioniamo dal menu Inserisci la voce Immagine e poi la voce Clipart. |
| Inseriamo la didascalia |
| Per inserire una didascalia, selezioniamo l'immagine che è stata inserita e dal menu Inserisci selezioniamo Riferimento e dal menu laterale la voce Didascalia. Nella finestra di dialogo che si apre selezioniamo nel menu a discesa Etichetta la voce Figura e nel menu a discesa Posizione impostiamo se vogliamo posizionare la didascalia sopra o sotto la figura. |
| Creiamo l'indice delle figure |
| Clicchiamo su Ok. Posizioniamoci sulla didascalia e aggiungiamo un ulteriore testo esplicativo del contenuto dell'immagine. Per creare un indice delle figure, posizioniamoci in un punto del documento e dal menu Inserisci selezioniamo Riferimento/Indici e sommario. Nella finestra che si apre posizioniamoci sulla scheda Indice delle figure e clicchiamo su Ok. |
| Come creare una brochure |
| In alcuni casi potrebbe essere utile creare una brochure che illustri in maniera più didascalica un determinato argomento. Si tratta fondamentalmente di un foglio A4 orientato orizzontalmente suddiviso in tre parti con un fronte ed un retro, in modo che possa essere sfogliato come un minigiornalino. Un esempio pratico potrebbe essere un volantino pubblicitario della propria azienda. |
| Impostiamo la pagina |
| Vediamo come una brochure possa essere creata in Word. Dal menu File selezioniamo la voce Imposta pagina. Nella finestra di dialogo che si apre posizioniamoci sulla scheda Margini e impostiamo nella sezione Orientamento l'opzione Orizzontale. Impostiamo un valore ai margini come il più piccolo accettabile dalla stampante, in modo da sfruttare più spazio utile. |
| Suddividiamo in colonne |
| Nella scheda Carta impostiamo il formato del foglio come A4. Dal menu Visualizza selezioniamo Layout di stampa in modo da avere sotto controllo le dimensioni reali del foglio. Dal menu Formato selezioniamo Colonne. Nella finestra di dialogo che si apre selezioniamo nella casella Numero di colonne il numero tre. Il righello in cima al foglio mostrerà tre sezioni. |
| Inseriamo le Interruzioni |
| Posizioniamoci sulla prima colonna e dal menu Inserisci selezioniamo Interruzione. Selezioniamo nella sezione Inserisci interruzione l'opzione Di colonna. Il cursore si sposterà nella colonna successiva. Ripetiamo l'operazione per le tre colonne. Creiamo anche un secondo foglio identico. Infine, possiamo digitare il testo e poi stampare il documento fronte retro. |
| Interrompere il testo |
| Quando scriviamo un documento spesso capita che una riga si posizioni all'inizio della pagina successiva separandosi dal testo del paragrafo cui appartiene. Esiste un'espressione molto coreografica per indicare queste righe: righe vedove e orfane. Mantenere unito un paragrafo aumenta la leggibilità del documento. E'possibile, naturalmente, impedire che queste righe subiscano un lutto. |
| Controlla righe isolate |
| Dal menu Formato selezioniamo la voce Paragrafo. Nella finestra di dialogo che si apre posizioniamoci sulla scheda Distribuzione testo. Qui spuntiamo l'opzione Controlla righe isolate. Per migliorare ulteriormente la scorrevolezza in lettura del documento possiamo impostare un'altra opzione presente nella stessa finestra di dialogo: Mantieni assieme le righe. |
| Mantieni assieme le righe |
| L'opzione Mantieni assieme le righe fa in modo che non vengano inserite interruzioni di pagine automatiche all'interno di un paragrafo. Supponiamo, infatti, di digitare un paragrafo in fondo ad una pagina. Se lo spazio non è sufficiente a contenere l'intero paragrafo, questa opzione fa sଠche il paragrafo non venga spezzato ma spostato alla pagina successiva. |
| Mantieni con il successivo |
| Per ottimizzare ulteriormente la formattazione del documento possiamo impostare l'opzione Mantieni con il successivo. Questa opzione impedisce l'inserimento di un'interruzione di pagina automatica tra due paragrafi consecutivi. L'attivazione di questa opzione potrebbe risultare particolarmente utile quando non vogliamo separare un'immagine con la sua didascalia. |
| Creare un modello |
| Chi lavora in un ufficio sa che quando si scrivono delle lettere ufficiali, come per esempio quelle indirizzate ai fornitori o ai clienti, bisogna rispettare una ben precisa formattazione con una ben determinata collocazione dei vari elementi che la compongono. Infatti, l'intestazione, l'oggetto, il corpo della lettera, la data o la firma devono essere posizionati in punti particolari. |
| Nuovo da modello |
| È possibile in Word creare un foglio di stile che memorizzi le informazioni su una determinata formattazione, per poterlo poi utilizzare quando vogliamo realizzare una lettera. Dal menu File selezioniamo la voce Nuovo. Nella parte sinistra del foglio di lavoro si apre il riquadro delle attività . Nella sezione Nuovo da modello facciamo clic su Modelli generali. |
| Personalizziamo lo stile |
| Si apre una finestra di dialogo. Posizioniamoci sulla scheda Generale e nel riquadro centrale posizioniamoci sull'icona Documento nuovo. Nella sezione Crea nuovo impostiamo l'opzione Modello. Facciamo clic su Ok. Si aprirà un nuovo foglio. Qui possiamo posizionare i vari elementi nella posizione voluta personalizzando la formattazione e lo stile del documento. |
| Salviamo il modello |
| Salviamo il documento facendo attenzione che l'estensione sia .dot. Quando vogliamo scrivere una lettera che abbia quella formattazione basta selezionare dal menu File al voce Apri. Nella casella Tipo file selezioniamo Modelli di documento. Si aprirà il file del modello su quale possiamo fare tutte le modifiche che vogliamo e salvarlo con un nome a nostra scelta. |
| Confronto e unione di documenti |
| Se nel vostro ufficio vi capita di verificare e modificare documenti scritti da altri vostri colleghi allora un possibile strumento che potete utilizzare è sicuramente la Revisione. Se, però, per qualche motivo la funzione della revisione non è stata attivata durante le modifiche, allora possiamo ricorrere ad un'altra funzione di Word che permette di confrontare e unire due documenti. |
| Confronta e unisci documenti |
| Apriamo dapprima la versione modificata del documento. Successivamente selezioniamo dal menu Strumenti la voce Confronta e unisci documenti. Si apre una finestra di dialogo in cui bisogna selezionare il documento originale. Facendo clic sulla freccetta accanto al pulsante Unisci si apre un menu a discesa da cui è possibile selezionare una di tre voci. |
| Unisci nel documento |
| Cliccando su Unisci i risultati del confronto verranno visualizzati nel documento originale. Se, invece, scegliamo l'opzione Unisci nel documento corrente allora i risultati del confronto verranno visualizzati nel documento correntemente aperto. L'ultima opzione, infine, Unisci in nuovo documento permette di visualizzare i risultati del confronto in un nuovo documento. |
| Ottimizziamo il processo |
| Per ottimizzare l'operazione di confronto e unione dei documenti assicuriamoci che l'opzione Memorizza numero casuale per migliorare la correttezza dell'unione sia attivata. Per farlo selezioniamo la voce Opzioni del menu Strumenti. Nella finestra Opzioni posizioniamoci sulla scheda Protezione. Qui nella sezione Privacy troviamo l'opzione che dobbiamo spuntare. |
| Inserimento di un'equazione |
| Quando si scrivono documenti testuali spesso capita di dover inserire anche una formula matematica. Se la formula che vogliamo inserire non è particolarmente complessa e contiene simboli che possono essere inseriti dalla tastiera allora l'inserimento è particolarmente semplice. In caso di formula più complessa, invece, bisogna ricorrere ad uno strumento offerto da Word: Equation editor. |
| Inseriamo un oggetto |
| Se lo strumento dell'equation editor non è presente, allora bisogna inserirlo utilizzando il CD di installazione. Successivamente posizioniamoci nel punto del documento in cui desideriamo inserire l'equazione. Dal menu Inserisci selezioniamo la voce Oggetto. Si apre una finestra di dialogo e nel riquadro Tipo oggetto selezioniamo Microsoft Equation 3.0. |
| La barra Equazione |
| Per creare l'equazione basta fare clic sui relativi simboli dalla barra degli strumenti che compare e digitando dalla tastiera anche variabili e numeri. Nella riga superiore della barra degli strumenti Equazione è possibile scegliere diversi simboli matematici. Facendo clic su ciascuno pulsante si apre un piccolo menu a discesa in cui sono presenti altri simboli. |
| Inseriamo i simboli |
| Nella riga inferiore della barra Equazione possiamo scegliere tra una varietà di modelli e strutture in cui sono contenuti tipici simboli che vengono utilizzati nelle formule matematiche quali frazioni, parentesi, integrali, sommatorie. Per uscire dal contesto di inserimento dell'equazione e tornare a Microsoft Word, è sufficiente fare clic sul documento di Word. |
| Tenere sott'occhio il contatore |
| Spesso durante la stesura di un documento possiamo avere la necessità di conoscere il numero delle parole o dei caratteri che compongono il documento. Per esempio, una situazione del genere si potrebbe verificare quando dobbiamo scrivere una relazione progettuale con un numero massimo di parole consentite, un trafiletto per il giornale aziendale o più semplicemente il proprio curriculum. |
| Conteggio parole |
| Microsoft Word Xp offre la possibilità di poter monitorare il conteggio delle parole o dei caratteri digitati nel documento automaticamente e in linea. Nelle versioni precedenti di Word, infatti, bisognava cliccare sulla voce Conteggio parole del menu Strumenti ogni volta che si voleva conoscere la progressione del numero delle parole appena digitate. |
| Monitoraggio in linea |
| Compariva, infatti, una finestra di riepilogo con le statistiche del documento. Questa funzione è ancora presente in Word Xp. La finestra di riepilogo contiene il numero delle pagine, delle parole, dei caratteri con spazi inclusi oppure esclusi. Le stesse informazioni possiamo monitorarle in linea. Dal menu Visualizza selezioniamo la voce Barre degli strumenti. |
| Funzione Riconteggia |
| Dal menu laterale selezioniamo la voce Conteggio parole. Comparirà una barra con una casella e un pulsante Riconteggia. La casella è in realtà un menu combinato che contiene le stesse informazioni della finestra di riepilogo vista in precedenza. Posizionandoci su una di queste voci e facendo clic sul pulsante Riconteggia abbiamo il dato aggiornato in tempo reale. |
| Correzione automatica in Word |
| La correzione automatica durante la digitazione di un documento aiuta molto nella stesura facendo risparmiare molto tempo e riducendo i rischi di errore dovuti ad una frettolosa digitazione. Microsoft Word offre un ricco elenco di correzioni automatiche che corregge gli errori più comuni che si possono commettere durante la digitazione, ma è anche possibile aggiungere ulteriori voci. |
| Inserisci glossario |
| Dal menu Inserisci selezioniamo la voce Glossario e dal menu laterale selezioniamo ancora Glossario. Nella finestra di dialogo che si apre posizioniamoci sulla scheda Correzione automatica. Controlliamo che la voce di opzione Mostra pulsanti delle opzioni di Correzione automatica sia spuntata. Tale impostazione permette di modificare la correzione automatica. |
| Opzioni correzione automatica |
| Infatti, quando la correzione automatica viene applicata, è possibile tornare indietro con il cursore sulla parola e verificare che un piccolo trattino sulla prima lettera sia apparso. Facendo clic sul trattino si apre un menu contestuale in cui è possibile selezionare l'opzione di ripristinare il termine realmente digitato rigettando la correzione automatica. |
| Funzione Sostituisci Con |
| Nella stessa finestra è possibile settare una serie di opzioni per la correzione automatica, tra cui Correggi la doppia maiuscola ad inizio parola o Inserisci la maiuscola ad inizio frase. Nella sezione Sostituisci Con troviamo una tabella a due colonne. Durante la digitazione le parole della colonna a sinistra verranno sostituite dalle corrispondenti di destra. |
| Posizionamento di grafica e testo |
| Quando inseriamo un'immagine all'interno di un testo, essa può essere facilmente spostata in un punto qualsiasi del documento modificando lo stile di disposizione dell'immagine rispetto al testo. Si può scegliere, infatti, di incorniciare l'immagine nel testo, oppure, sovrapporla davanti o dietro. È possibile anche ancorare l'immagine a un paragrafo in modo che si spostino insieme. |
| Inseriamo l'immagine |
| Dal menu Inserisci selezioniamo la voce Immagine e dal menu a discesa laterale selezioniamo la voce Da file. Nel riquadro che appare individuiamo il file dell'immagine e clicchiamo sul pulsante Inserisci. Clicchiamo con il pulsante destro del mouse sull'immagine e dal menu contestuale selezioniamo la voce Formato immagine. Si aprirà una finestra di dialogo. |
| Impostiamo il layout |
| Posizioniamoci sulla scheda Layout. Qui possiamo impostare lo stile di disposizione del testo desiderato. Questa impostazione determina la disposizione del testo intorno all'immagine. Possiamo, infatti, scegliere se vogliamo posizionare l'immagine in linea con il testo, oppure incorniciarlo. Per disporre di ulteriori opzioni facciamo clic sul pulsante Avanzate. |
| Testo e immagine |
| Se per esempio volessimo ancorare l'immagine alla sua didascalia, allora posizioniamoci sulla scheda Posizione immagine e nella finestra spuntiamo le opzioni Sposta oggetto con testo e Blocca ancoraggio. Con la prima opzione facciamo in modo che il testo si trascini dietro anche l'immagine. Con la seconda vincoliamo l'ancoraggio univocamente a quel paragrafo. |
| Scorciatoie per le finestre di dialogo |
| Microsoft Word, come tutto il pacchetto Office, offre la possibilità di ricorrere a delle combinazioni veloci di tasti che consentono si accedere molto facilmente a finestre di dialogo o attivano funzioni che altrimenti richiederebbero passaggi intermedi. Ci sono combinazioni di tasti ormai noti alla maggior parte degli utenti, ma forse non tutti sanno del "potere del doppio clic". |
| Finestra paragrafo |
| Se facciamo doppio clic sull'indicatore di rientro di Paragrafo, che si trova sul Righello, faremo aprire istantaneamente la finestra di dialogo Paragrafo. In questo modo possiamo modificare l'allineamento o la spaziatura senza ricorrere al menu Formato/Paragrafo. In maniera analoga possiamo fare aprire la finestra di dialogo relativa alle Impostazioni di Pagina. |
| Finestra Imposta pagina |
| Basta fare doppio clic nello spazio a destra o sinistra del Righello (area grigio scuro), invece di selezionare il menu File/Imposta pagina. In fondo alla finestra del documento testuale troviamo la barra di stato. Facendo doppio clic sul numero di pagina o sul numero di sezione o sulle coordinate di riga e colonna faremo aprire la finestra Trova e Sostituisci. |
| Finestra Personalizza |
| Sempre sulla barra di stato possiamo fare doppio clic sulla casella Lingua per fare aprire la finestra che ci permette di impostare la lingua. Facendo doppio clic invece sull'icona del libro aperto si apre una finestra dello stato di ortografia e grammatica. Infine, doppio clic nello spazio vuoto dopo una Barra degli strumenti per aprire la finestra Personalizza. |
| Creare e inserire l'indice delle figure |
| Quando un documento è particolarmente lungo come, per esempio, il rendiconto descrittivo dell'attività svolta nel corso degli ultimi sei mesi nel vostro ufficio e contiene un grosso numero di immagini, allora potrebbe essere conveniente per conferire maggiore leggibilità al documento realizzare un indice delle figure. Esso può essere posizionato all'inizio del documento oppure alla fine. |
| Inseriamo le didascalie |
| Per prima cosa bisogna aggiungere le didascalie a tutte le figure del documento. Posizioniamoci appena al di sotto delle figure e poi dal menu Inserisci selezioniamo la voce Riferimento e successivamente la voce Didascalia. Nella finestra di dialogo che si apre posizionamoci sulla casella Etichetta e dal relativo menu a discesa selezioniamo la voce Figura. |
| Impostiamo la numerazione |
| Nella casella didascalia comparirà la scritta Figura con accanto il numero progressivo della numerazione che abbiamo impostato. Qui possiamo digitare il testo descrittivo della figura. Per impostare una numerazione differente facciamo clic sul pulsante Numerazione e selezionandola dal menu a discesa Formato. Ripetiamo questa operazione con tutte le figure. |
| Creiamo l'indice figure |
| Per inserire l'indice delle figure in un determinato punto del documento, posizioniamoci lଠcon il cursore del mouse e dal menu Inserisci selezioniamo Riferimento e successivamente Indici e sommario. Nella finestra di dialogo che si apre selezioniamo la scheda Indice delle figure e qui possiamo impostare una serie di opzioni di formattazione. Facciamo clic su OK. |
| Creazione ed invio di un fax in Word Xp |
| In molti casi può essere utile utilizzare la vostra connessione ad Internet per inviare un fax. Per fare ciò esistono programmi dedicati che gestiscono al meglio questa funzionalità . Questi programmi possono essere avviati da Microsoft Word che vi permette oltremodo di creare e personalizzare un fax per predisporlo all'invio. L'operazione è un'autocomposizione guidata passo passo. |
| Creazione guidata fax |
| Apriamo il documento che vogliamo inviare. Selezioniamo File/Nuovo. Dal riquadro laterale destro facciamo clic su Modelli generali. Nella finestra successiva selezioniamo la scheda Lettere e fax e facciamo doppio clic sull'icona Creazione guidata fax. Si avvierà un percorso di autocomposizione per la creazione di un una copertina per fax e invio documento. |
| Selezioniamo il file da faxare |
| Nella prima finestra facciamo clic su Avanti. Nella seconda schermata spuntiamo l'opzione Documento. Nella relativa casella comparirà il nome del file che è stato aperto. Impostiamo l'opzione della presenza o meno della copertina e facciamo clic su Avanti. Qui scegliamo quale programma utilizzare per inviare il fax, eventualmente, se presente, Microsoft fax. |
| Impostiamo lo stile |
| Facciamo clic su Avanti. Nella finestra successiva digitiamo il nome o i nomi dei destinatari. Nella schermata dopo possiamo scegliere lo stile per la copertina del fax che può essere Professionale, Contemporaneo oppure Elegante. Nella finestra successiva digitiamo i dati del mittente riempiendo opportunamente tutti i campi. Clicchiamo su Fine e Invia fax ora. |
| Come trasferire il glossario |
| Uno strumento molto utile quando scriviamo documenti in Word è il glossario. Ad una semplice parola possiamo, infatti, associare un indirizzo di un cliente o una perifrasi lunga, che altrimenti richiederebbe la digitazione di più caratteri e questo offre vantaggi non solo dal punto di vista testuale, ma anche mnemonico. Come trasferire il glossario da Word 2000 alla versione di Word Xp? |
| Sovrascriviamo il modello |
| Le voci di glossario sono generalmente salvate nel modello del documento in uso. Il modello di default è Normal.Dot, che è allocato in cartelle diverse in funzione del sistema operativo. Un modo per importare il glossario nella nuova versione di Word è quello di sostituire brutalmente il file Normal.dot con quello della versione precedente, previo salvataggio. |
| Aggiungiamo un modello |
| La sovrascrittura elimina, però, anche eventuali impostazioni già cambiate nel nuovo modello. Vediamo come evitare questo inconveniente. Nella nuova versione di Word, selezioniamo Strumenti/Modelli e aggiunte, facciamo clic su Libreria e successivamente sulla scheda Glossario. I due riquadri all'inizio contengono le stesse voci di glossario del modello corrente. |
| Copiamo le voci |
| Sotto il riquadro di sinistra facciamo clic sul pulsante Chiudi file. Facciamo clic su Apri file e selezioniamo ora la copia salvata del vecchio modello. Ora nel riquadro di sinistra selezioniamo le voci che si vogliono trasferire nel nuovo Normal.Dot (a destra), e al termine clicchiamo su Copia. Le voci di glossario del nuovo modello verranno, cosà¬, aggiornate. |
| Accesso rapido ai documenti più usati |
| Quando aprite un documento in Word, questo compare automaticamente nell'elenco dei file aperti più di recente del menu File. Tale lista contiene, però, un numero limitato di file, generalmente quattro. Se nel vostro ufficio aprite frequentemente gli stessi documenti, allora potrebbe essere comodo accedere direttamente ad un elenco più lungo di file personalizzato. Vediamo come fare. |
| Attiviamo nuovo menu |
| Bisogna attivare un nuovo menu che si chiama Lavoro, che non è generalmente inserito per default nella barra dei menu. Per attivarlo manualmente bisogna selezionare dal menu Strumenti la voce Personalizza. Selezioniamo la scheda Comandi. Dall'elenco delle Categorie a sinistra selezioniamo la voce Menù incorporati, quindi nel riquadro a destra la voce Lavoro. |
| Aggiungi file al menu Lavoro |
| Trasciniamo la voce sulla barra dei menu nella posizione che desideriamo. Apriamo il documento in Word che vogliamo aggiungere al menu appena creato e selezioniamo dal menu Lavoro la voce Aggiungi al menu Lavoro. Possiamo ripetere la sequenza con altri documenti fino ad un massimo di dieci. Al di sopra di questo numero vengono soprascritti i file meno recenti. |
| Eliminiamo un documento |
| Per eliminare manualmente un documento da questo elenco bisogna usare un comando nascosto. Premiamo la combinazione di tasti Ctrl+Alt+<->. Il puntatore del mouse si trasforma in un grosso segno meno. Facciamo clic con il puntatore cosଠmodificato sulla voce del menù che vogliamo eliminare. Per uscire da questa modalità di eliminazione premiamo il tasto Esc. |
| Creare un Promemoria |
| Dopo aver partecipato ad una riunione di lavoro potete decidere di inviare a tutti i partecipanti un promemoria che contenga un sunto delle minute, oppure un elenco delle decisioni che sono state prese nel corso della riunione che riguardano attività da svolgersi nel futuro. Per eseguire tale operazione ci viene in soccorso Microsoft Word con uno strumento semplice e intuitivo. |
| Avviamo creazione guidata |
| Dal menu File scegliamo la voce Nuovo. Nel riquadro attività Nuovo documento posizioniamoci sulla sezione Nuovo da modello e facciamo clic su Modelli generali. Nella finestra di dialogo che si apre facciamo un clic sulla scheda Promemoria e un doppio clic su Creazione guidata Promemoria. Si avvierà una procedura guidata che ci aiuterà passo passo nell'operazione. |
| Impostiamo lo stile e il titolo |
| Nella prima finestra facciamo clic su Avanti. Possiamo scegliere lo stile desiderato per il promemoria in funzione del contenuto e dei destinatari. Facciamo clic su Avanti. Nella finestra successiva possiamo digitare un titolo del promemoria. Facciamo clic su Avanti. Qui possiamo impostare una serie di campi, tra cui la data, il mittente e l'oggetto. |
| Inviamo il promemoria |
| Nel riquadro successivo inseriamo i destinatari che possiamo eventualmente prelevare dalla rubrica della posta elettronica. Nell'ultima finestra è possibile riempire i campi delle intestazioni e piè pagina. Clicchiamo su Fine. In questo modo l'intestazione del promemoria è pronta. Infine possiamo digitare il corpo del promemoria e inviarlo via Fax o via E-mail. |
| Usiamo i caratteri speciali |
| Quando scriviamo un documento spesso possiamo avere l'esigenza di inserire un carattere speciale, quale un simbolo particolare o una lettera dell'alfabeto greco, che naturalmente non ritroviamo sulla nostra tastiera. Questo piccolo inconveniente può essere facilmente superato da efficienti strumenti messi a disposizione sia da Microsoft Word che dallo stesso Windows. Vediamo come fare. |
| Inserisci simbolo |
| Se vogliamo utilizzare Microsoft Word senza scomodare il sistema operativo allora posizioniamoci sul punto del documento in cui vogliamo inserire il simbolo e dal menu Inserisci selezioniamo la voce Simbolo. Nel riquadro centrale possiamo scorrere la barra di scorrimento fino a trovare il simbolo che cerchiamo, selezionarlo e cliccare sul pulsante Inserisci. |
| Scheda caratteri speciali |
| Nel menu a discesa Sottoinsieme possiamo selezionare una particolare tipologia di simboli per essere facilitati nella ricerca. Facendo clic sulla scheda Caratteri speciali accediamo ad un altro riquadro contenente un ulteriore set di caratteri. Per alcuni simboli possiamo scegliere una combinazione di tasti da associare per richiamarli con una scelta rapida. |
| Mappa caratteri |
| Se state utilizzando Windows Xp, allora selezionate Start/Tutti i programmi/Accessori/Utilità di sistema/Mappa caratteri. Si apre un riquadro in cui nel menu a discesa Tipo di carattere selezioniamo lo stile, poi il carattere e facciamo clic prima su Seleziona e poi su Copia. Posizionandoci sul punto voluto del documento dal menu Modifica selezioniamo Incolla. |
| Tabelle in colonne adiacenti |
| Durante la stesura di un testo, ci capita sovente di dover inserire una tabella con un determinato numero di righe e di colonne. Questa operazione è molto semplice e si espleta in pochi secondi. In alcuni casi potrebbe essere necessario, però, inserire due tabelle adiacenti all'interno di un documento strutturato su una pagina. Non esiste un comando diretto, ma la cosa è fattibile. |
| Impostiamo due colonne |
| Un primo metodo consiste nel selezionare con il mouse la porzione del documento in cui vogliamo inserire le due tabelle. Dal menu Formato selezioniamo la voce Colonne. Dalla finestra di dialogo che si apre, posizioniamoci nella sezione Predefinite e selezioniamo l'icona Due. Nella sezione Larghezza e spaziatura lasciamo i valori di default e facciamo clic su OK. |
| Inseriamo la tabella |
| Posizioniamoci sulla porzione di sinistra del documento e dal menu Tabella selezioniamo la voce Inserisci/Tabella. Nella finestra di dialogo che si apre selezioniamo il numero di righe e di colonne ed eventualmente la larghezza delle colonne. Ripetiamo l'operazione anche per la porzione di destra del documento ottenendo cosଠle due tabelle adiacenti. |
| Altrimenti... |
| Un metodo alternativo consiste nell'inserire le due tabelle una sull'altra prestando attenzione che la larghezza totale delle due tabelle sia inferiore alla metà della larghezza della pagina. Le selezioniamo e dal menu Formato selezioniamo Colonne e nella finestra che si apre clicchiamo su Due colonne. In questo modo otteniamo lo stesso risultato di prima. |
| Copiare una tabella Excel in Word |
| Quando copiamo una tabella di dati da Excel in Word 2002, possiamo scegliere di mantenere la formattazione che abbiamo applicato alla tabella in Excel, oppure possiamo cambiarla adattandola allo stile del documento di destinazione. Possiamo inoltre stabilire un collegamento con i dati della tabella originale, in modo che ogni modifica in Excel si ripercuota anche nella tabella in Word. |
| Copia e incolla |
| Apriamo il documento Word in cui vogliamo copiare la tabella e il foglio di lavoro Excel che contiene la tabella. Sul foglio di lavoro selezioniamo la tabella che vogliamo copiare. Dal menu Modifica selezioniamo la voce Copia. Passiamo al documento Word e clicchiamo sul punto del documento in cui vogliamo incollare la tabella. Da Modifica selezioniamo Incolla. |
| Agiamo sullo Smart tag |
| Queste operazioni di copia/incolla possono essere eseguite anche attraverso la combinazione veloce dei tasti CTRL+C e CTRL+V. Dopo averla incollata facciamo clic sullo Smart tag che compare in basso a destra della tabella stessa. Si apre un menu da cui possiamo selezionare una serie di opzioni. Una di queste è quella di mantenere la formattazione originale. |
| Incolliamo con collegamento |
| In alternativa è possibile scegliere di applicare lo stile tabella di destinazione, cioè di Word. Entrambe le soluzioni possono essere eseguite con l'aggiunta dell'opzione del collegamento al documento Excel. Questo significa che è possibile non solo copiare la formattazione, ma ogni modifica sulla tabella originale si ripercuote anche su quella copiata. |
| Creare e stampare una busta |
| Nella maggior parte degli uffici lo scambio di informazioni avviene ormai attraverso mezzi telematici, ma esistono ancora casi in cui diventa indispensabile ricorrere alla lettera cartacea imbustata e affrancata. Se anche nel vostro ufficio si verificano casi in cui bisogna spedire una lettera, allora potrà tornarvi utile la conoscenza della creazione e stampa di una busta con Word. |
| Destinatario e mittente |
| Selezioniamo dal menu Strumenti la voce Lettere e indirizzi. Nel menu laterale scegliamo Buste ed etichette. Apparirà una finestra di dialogo in cui ci posizioneremo sulla scheda Buste. Nella casella Destinatario digitiamo l'indirizzo della persona, dell'ufficio o dell'ente cui vogliamo indirizzare la lettera, mentre nel riquadro Mittente il proprio indirizzo. |
| Rubrica elettronica |
| Accanto alle caselle Destinatario e Mittente c'è una piccola icona Inserisci indirizzo, cliccando sulla quale è possibile accedere a una rubrica elettronica, se ne abbiamo la possibilità , e prelevare l'indirizzo voluto. Se non vogliamo inserire il mittente spuntiamo l'opzione Ometti. Facciamo clic sul pulsante Opzioni. Si aprirà una finestra di dialogo. |
| Il formato busta |
| Nella casella Formato busta della scheda Opzioni busta è possibile selezionare le dimensioni della busta. Cliccando su Carattere della sezione Indirizzo destinatario e Indirizzo mittente, è possibile, inoltre, personalizzare la formattazione degli indirizzi. Selezionando la scheda Opzioni di stampa è possibile impostare il tipo di alimentazione per la stampante. |
| Creare e stampare le etichette |
| Un'alternativa alla stampa diretta sulla busta è il ricorso all'etichetta. In questo modo è possibile stampare gli indirizzi sulle etichette e successivamente incollarle su una busta, su un pacchetto, oppure su un plico. L'etichetta, inoltre può essere utilizzata non solo per indirizzi su buste, ma anche per essere applicata su un oggetto personale, come un quaderno o un diario. |
| Impostiamo le etichette |
| Facciamo clic sul menu Strumenti e selezioniamo la voce Buste ed etichette. Nella finestra di dialogo che appare posizioniamoci sulla scheda Etichette. Nel riquadro Indirizzo mittente possiamo digitare un indirizzo per un'etichetta da incollare su una busta. Spuntando l'opzione Usa indirizzo mittente, viene utilizzato l'indirizzo predefinito del mittente. |
| Stampare una singola etichetta |
| Se, invece, si vuole creare un altro tipo di etichetta, come per esempio un'illustrazione di un libro o di un oggetto personale, allora digitiamo il testo desiderato. Nella sezione Stampa, facciamo clic su Singola etichetta se vogliamo stampare una sola etichetta indicando anche il numero di riga e di colonna per identificarla nella pagina delle etichette. |
| Stampare un'etichetta ripetuta |
| Per stampare, invece, la stessa etichetta sulla stessa pagina, allora facciamo clic su Etichetta ripetuta sull'intera pagina. Facciamo clic su Opzioni. Qui possiamo indicare il tipo di stampante e il tipo di etichetta. Se il tipo di etichetta che vogliamo utilizzare non è in elenco, allora si possono creare etichette personalizzate in cui si crea un formato. |
| La barra degli appunti |
| Se lavorate in un ufficio in cui si redigono molte relazioni, preventivi, o documenti descrittivi, allora farete sicuramente molto uso della funzione Copia e incolla, che permette di riportare parti di documenti in altre posizioni. Tale funzione, eseguita con una opportuna combinazione di alcuni tasti o con l'uso dei menu, può essere associata alla utilissima Barra degli Appunti. |
| La barra degli appunti |
| La barra degli appunti è uno strumento di Office che permette di copiare fino a 12 elementi nel caso di Office 2000 e fino a 24 in Office XP anche da programmi che non fanno parte di Office stesso, per poi incollarli contemporaneamente in un documento della suite, generalmente in Word. È possibile, per esempio, copiare più porzioni di testo e incollarli insieme. |
| Visualizza barra |
| Se usate Office 2000, allora bisogna abilitare la barra degli Appunti cliccando sulla voce Appunti dal menu Visualizza/Barre degli strumenti/Appunti. Nel caso di Office Xp questa funzione è automaticamente abilitata. All'interno del documento selezioniamo le parti che ci interessano e le copiamo in sequenza. Comparirà un riquadro con l'elenco degli appunti. |
| Incolla |
| Posizioniamoci nel punto in cui vogliamo incollare tutti gli appunti, oppure apriamo un nuovo documento, e facciamo clic sul pulsante Incolla tutto posizionato nella Barra degli Appunti. In questo modo tutti gli elementi verranno incollati insieme con un solo clic. Alle porzioni di testo possiamo aggiungere anche grafici Excel o diapositive PowerPoint. |
| I separatori orizzontali in Word |
| Durante la stesura di un documento può essere necessario inserire delle linee orizzontali per separare porzioni di testo. In genere ciò viene fatto quando vogliamo tenere separati parti del documento concettualmente differenti, oppure creare un distacco visivo per migliorarne la lettura. Il modo più semplice e immediato per tracciare una linea è quello di utilizzare il segno underscore. |
| Cornici o tabelle |
| Esistono naturalmente dei metodi alternativi che però prevedono l'uso di cornici o tabelle per inserire il testo in zone circoscritte e poi giocare con i bordi. Con Word 2000/Xp è possibile utilizzare opportune combinazioni di tasti per inserire direttamente linee orizzontali. Posizioniamoci nel punto del documento in cui vogliamo inserire una linea orizzontale. |
| Tre simboli + Invio |
| A questo punto digitiamo per tre volte consecutivamente il carattere -. Al premere del tasto di Invio comparirà quasi per magia una linea orizzontale. È possibile cambiando carattere inserire separatori orizzontali aventi diversi formati. Utilizzando per esempio tre segni consecutivi del simbolo di uguale = seguito dal pulsante di Invio, abbiamo una doppia riga. |
| Opzione linee bordo |
| Utilizzando, per esempio tre asterischi si ottiene una linea punteggiata. Gli altri formati sono riportati in figura. Per attivare questa funzionalità bisogna selezionare dal menu Strumenti la voce Opzioni correzione automatica. Dalla finestra che si apre basta selezionare la scheda Formattazione automatica durante al digitazione e spuntare l'opzione Linee bordo. |
| Incollare con il tasto Ins |
| Una delle operazioni più utili durante la stesura di un documento, che ha da subito contraddistinto l'editor Microsoft Word è quella del copia/incolla. In pratica è possibile poter selezionare una parte del documento, sia esso solo testuale o anche con presenza di figure, copiarlo nella cartella degli appunti e incollarlo in un'altra parte del documento stesso o di un altro documento. |
| Dal menu modifica |
| L'operazione di incollaggio può essere eseguita più volte fino alla chiusura del documento. Per eseguire l'operazione del copia/incolla, bisogna dapprima selezionare la parte che vogliamo copiare, poi cliccare nel menu Modifica la voce Copia, posizionarci sul punto in cui vogliamo incollare e selezionare sempre dal menu Modifica la voce Incolla. |
| Combinazione tasti |
| Esistono, naturalmente delle scorciatoie per eseguire questa operazione. La prima consiste nell'utilizzare la combinazione dei tasti CTRL + C per eseguire l'operazione di copia e la combinazione dei tasti CTRL + V per eseguire l'operazione di incolla. Al posto di copiare è possibile anche tagliare una porzione di documento. In questo caso la scorciatoia è CTRL+X. |
| Tasto Ins |
| È possibile assegnare al tasto Ins della tastiera la funzione di incollaggio. Dal menu Strumenti selezioniamo la voce Opzioni. Dalla finestra di dialogo selezioniamo la scheda Modifica. Nella sezione Opzioni di modifica spuntiamo l'opzione Usa il tasto Ins per incollare. Clicchiamo su Ok. Da ora in poi quando uso il tasto Ins svolge le funzioni di incollaggio. |
| Creare un tabella in Word |
| Tutti coloro che lavorano in ufficio avranno sicuramente a che fare con la creazione di tabelle all'interno di un documento Word. Esse sono fondamentali per l'organizzazione di dati in un quadro d'insieme che permettono una lettura chiara ed immediata. Esistono vari modi per creare una tabella. Il metodo standard consiste nel selezionare dal menu Tabella la voce Inserisci/Tabella. |
| Disegna tabella |
| Esistono, però, metodi alternativi. Dal menu Tabella selezioniamo Disegna tabella. Il cursore assume la forma di una matita e la tabella può essere tracciata manualmente, come se lo facessimo su un foglio di carta. Oppure possiamo scrivere il contenuto della tabella, separando le celle con un simbolo e poi utilizzare la funzione Tabella/Converti/Testo in tabella. |
| Digitiamo i simboli + e - |
| Vediamo, infine, un metodo che usa segni + e -. Iniziamo una riga con il segno + e successivamente digitiamo tanti - quanto vogliamo sia larga la colonna, infine terminiamo con un segno +. Per aggiungere una nuova colonna bisogna digitare ancora il segno + e ripetere la procedura di prima. Alla fine premiamo Invio e i simboli digitati si trasformano in tabella. |
| Impostiamo le opzioni |
| Per aggiungere più righe basta posizionarsi sull'ultima cella e premere il tasto TAB. Se questo metodo non dovesse funzionare clicchiamo su Strumenti/Correzione automatica. Nella finestra di dialogo selezioniamo la scheda Formattazione automatica durante la digitazione e nella sezione Applica durante la digitazione spuntiamo l'opzione Tabelle. |
| Creare un'istantanea in Word |
| Durante la stesura di un documento può essere utile congelare lo stato corrente in modo da poterlo visionare in un momento successivo. Per esempio, se la stesura di una proposta di progetto deve essere revisionata da un altro ufficio che potrà apportare modifiche, allora è conveniente salvare preliminarmente la versione corrente del documento per poterla confrontare con quella modificata. |
| Nuova versione del file |
| Word permette di memorizzare in modo semplice e immediato delle istantanee del documento all'interno di un singolo file. È possibile creare queste fotografie in modo manuale, oppure automaticamente ogni qualvolta viene chiuso il documento. Dopo aver selezionato il menu File clicchiamo sulla voce Versioni. Si aprirà una finestra di dialogo. |
| Salva nuova versione |
| In essa possiamo spuntare la casella Salva automaticamente una versione in chiusura per attivare l'opzione di salvare una versione del documento ogni volta che viene chiuso il file. Clicchiamo su Salva versione. Nel riquadro Commenti della nuova finestra possiamo digitare alcune note che descrivono i cambiamenti eseguiti nella versione corrente del documento. |
| Apri nuova versione |
| Questa procedura può essere ripetuta manualmente più volte all'interno dello stesso documento. Per aprire una particolare versione del documento clicchiamo su File e selezioniamo nuovamente la voce Versioni. Nel riquadro Versioni esistenti selezioniamo la versione cui siamo interessati e clicchiamo sul pulsante Apri. Word aprirà un nuovo documento affiancato orizzontalmente all'originale per poterne apprezzare le differenze. |
| La funzione Disegna tabella |
| La creazione delle tabelle è un'operazione molto semplice quando il numero delle righe eguaglia quello delle colonne con dimensioni standard di ciascuna cella. Coloro che sono abituati a scrivere documenti di lavoro che fa molto uso di tabelle sanno, però, che questa non è una circostanza molto diffusa. Il più delle volte abbiamo a che fare con tabelle particolarmente complicate. |
| Inserisci tabella |
| Quando vogliamo inserire una tabella in un documento utilizziamo generalmente la funzione Inserisci tabella dal menu Tabella. Uno strumento alternativo, ma molto semplice ed efficace è la funzione Disegna tabella. Dal menu Tabella selezioniamo la voce Disegna tabella oppure clicchiamo sull'icona a forma di matita sulla barra degli strumenti Tabelle e bordi. |
| Disegna tabella |
| Il cursore assume la forma di una matita. Tenendo premuto il tasto sinistro del mouse si traccia la tabella e le varie celle all'interno dalla forma e dalle dimensioni volute. Questa funzione è molto utile quando si vogliono tracciare tabelle piccole, ma complicate nella struttura. Per tabelle lunghe lo strumento standard rimane sempre Inserisci tabella. |
| Funzione gomma |
| Se durante questa operazione viene commesso un errore, tracciando una linea che non volevamo, niente paura. Ci viene in soccorso la funzione Gomma. Basta cliccare sull'apposita icona che si trova sulla barra degli strumenti Tabelle e bordi. Il cursore del mouse assume la forma di una gomma da cancellare. Basta posizionarsi sulla linea da cancellare e cliccare. |