| Importare dati in Excel da Access |
| Microsoft &Excel&, rispetto ad Access, presenta la caratteristica di gestire in maniera più amichevole e intuitiva i dati e di manipolarli più agevolmente. In funzione delle operazioni che bisogna eseguire sui dati, nel caso in cui abbiamo delle tabelle in Access, potrebbe essere più conveniente importarle in ambiente Excel. Esiste una funzionalità che permette tale operazione. |
| Importazione dei dati |
| Dal menu Dati selezioniamo la voce Importa dati esterni e dal menu laterale che si apre selezioniamo la voce Nuova query su database. Nella finestra di dialogo che si apre portiamoci sulla scheda Database. Nel riquadro sottostante selezioniamo la voce Database di Microsoft Access e clicchiamo sul pulsante Ok. Si apre un'ulteriore finestra di dialogo. |
| Specifica della query |
| Qui individuiamo il percorso in cui è memorizzato il database Access e clicchiamo su Ok. Si apre una nuova finestra di dialogo, la prima di un percorso auto guidato. Selezioniamo la tabella e successivamente le colonne di dati che desideriamo includere nella query. Clicchiamo su Avanti. Per ogni colonna è possibile filtrare i dati in base ai criteri che riteniamo più opportuni. |
| Selezione foglio di lavoro |
| Clicchiamo su Avanti. Nella finestra di dialogo successiva specifichiamo la modalità di ordinamento dei dati. Ancora clic su pulsante Avanti. Nell'ultima finestra impostiamo l'opzione Restituisci dati a Microsoft Excel. Per salvare la query basta cliccare sull'omonimo pulsante. Clicchiamo su Fine e specifichiamo in quale foglio di lavoro vogliamo inserire i dati. |
| Realizzare una casella di riepilogo |
| Quando in Excel prepariamo dei fogli dati che richiedono l'inserimento di valori da parte dell'utente, è possibile utilizzare un elenco di riepilogo le cui voci appartengono a un insieme di celle dello stesso o di un altro foglio di lavoro. In questo modo l'inserimento dei dati viene controllato a tempo di esecuzione e nell'eventualità viene lanciato un apposito messaggio di errore. |
| Definizione delle voci |
| Digitiamo innanzi tutto le voci dell'elenco di provenienza in un'unica colonna o riga, con l'accortezza di non includere delle celle vuote. Se l'elenco viene digitato in un foglio di lavoro differente da quello corrente, bisogna allora definire un nome per l'elenco. Dopo aver selezionato l'elenco contenente le voci. Dal menu selezioniamo la voce Nome e successivamente la voce Definisci. |
| Criteri di validazione |
| Si apre una finestra di dialogo in cui digitiamo il nome nell'apposita casella. Portiamoci nella cella in cui vogliamo inserire l'elenco di riepilogo. Dal menu Dati selezioniamo la voce Convalida. Nella finestra di dialogo che si apre, portiamoci sulla scheda Impostazioni. Nel menu a discesa Consenti selezioniamo la voce Elenco. Clicchiamo sulla casella Origine. |
| Messaggio di errore |
| Se l'elenco di origine si trova all'interno dello stesso foglio di lavoro, è sufficiente digitare l'intervallo. Se invece l'elenco è posizionato su un altro foglio, digitiamo il nome associato all'elenco preceduto dal segno =. Facciamo clic sulla scheda Messaggio di errore e digitiamo sia il titolo sia il testo del messaggio che appare in caso di errato inserimento. |
| Contare le parole contenute in una cella |
| Una cella di un foglio di lavoro, Excel può contenere una stringa di caratteri composta da più parole. In alcuni casi, questo potrebbe essere utile conoscere il numero delle parole che concorrono a comporre la stringa. Tale operazione è possibile attraverso l'uso di una formula che ricorre ad alcune funzioni predefinite di Excel. La formula è riportata nel CD-Rom all'interno della sezione Esempi, nel file di testo ContaParole.txt. |
| Controllo contenuto |
| È importante che le parole della stringa siano separate da almeno uno spazio bianco. Supponiamo che la stringa sia contenuta nella cella A1. La formula si basa sulla funzione SE. Tale funzione accetta tre argomenti; il primo valuta se la cella A1 contiene un numero nullo di caratteri. Se il risultato di questa espressione è vero, allora genera 0 come risultato. |
| Rimozione spazi |
| Se il risultato è diverso da zero, cioè la cella non è vuota ma contiene un certo numero di caratteri, si procede ad applicare una funzione aritmetica sul numero dei caratteri della stringa. Dapprima viene calcolato il numero di caratteri della stringa da cui sono stati rimossi tutti gli spazi ad eccezione di quelli compresi tra le parole. |
| Conteggio caratteri |
| Successivamente, viene calcolato il numero dei caratteri della stringa da cui vengono rimossi anche gli spazi separatori delle parole. La differenza di questi due valori produce come risultato il numero di spazi vuoti compresi tra le parole. Se a questo risultato aggiungiamo una unità , otteniamo esattamente il numero di parole di cui è composta la stringa. |
| Calcoli nei valori filtrati |
| Filtrare i dati in un foglio Excel è facile e intuitivo. L'operazione di filtraggio rende visibili solo le celle che soddisfano i criteri di selezione nascondendo le altre. Quando utilizziamo una funzione di calcolo in fondo alla colonna dei dati filtrati, essa viene applicata per default all'intero intervallo di celle originario. Come fare, invece, per applicarla ai soli dati filtrati? |
| Filtro dati |
| In questo caso ci viene in soccorso la funzione Subtotale. Supponiamo di avere una colonna di dati. Selezioniamola e, dal menu Dati, clicchiamo sulla voce Filtro. Successivamente, dal menu laterale, sulla voce Filtro automatico. Clicchiamo sulla freccetta rivolta verso il basso (che compare sulla prima cella della colonna) e, dal menu a discesa, selezioniamo Personalizza. |
| Applichiamo una funzione |
| Qui impostiamo i criteri di selezione del filtro. Cliccando su Ok, il filtro viene applicato alla colonna di dati, visualizzando solo quelli pertinenti. Supponiamo di voler visualizzare il valore massimo tra quelli filtrati. Pur selezionando per argomento solo le celle filtrate, la funzione potrebbe restituire come risultato il contenuto di una cella nascosta. |
| Calcoliamo il Subtotale |
| Selezioniamo Inserisci/Funzione/Subtotale. Si apre la finestra in cui bisogna specificare gli argomenti della funzione. Nella casella Num_funzione digitiamo un numero compreso tra 1 e 11 che specifica la funzione. Per la funzione Max il numero è 4. Nella casella Rif.1 indichiamo l'intervallo dei dati. La funzione Subtotale ignora tutte le celle nascoste. |
| Stampiamo un foglio di lavoro in multi-pagina |
| Quando vogliamo mandare in stampa un foglio di lavoro molto grande, si pone il problema che spesso l'area di stampa non rientra in un'unica pagina. &Microsoft Excel& risolve questo inconveniente permettendo la stampa di un foglio di lavoro in "multi-pagina", facendo in modo che le intestazioni di riga e di colonna vengano ripetute opportunamente su ciascuna pagina stampata. Vediamo come fare. |
| Impostiamo la pagina |
| Dal menu File selezioniamo la voce Imposta pagina. Nella finestra di dialogo che si apre rechiamoci sulla scheda Foglio. Dapprima facciamo sull'icona Riduci finestra, che si trova a destra della casella Area di stampa, e selezioniamo l'area del foglio di lavoro che vogliamo mandare in stampa. Successivamente selezioniamo i titoli da ripetere su ciascuna pagina. |
| Impostiamo i titoli |
| Nella sezione Stampa titoli, portiamoci sulla casella Righe da ripetere in alto e facciamo clic sul pulsante Riduci a finestra. Il cursore del mouse verrà riportato sul foglio di lavoro in cui selezioniamo le righe che vogliamo vengano riportate su tutte le pagine stampate. Per riattivare la finestra di dialogo, facciamo clic sul pulsante Ripristina finestra. |
| Altre opzioni |
| In maniera analoga, possiamo selezionare le colonne che devono essere ripetute a sinistra delle pagine stampate. Nella stessa finestra possiamo impostare altre opzioni come Griglia, se vogliamo venga visualizzata nella versione stampata e Intestazioni di riga e di colonna se vogliamo riportare i numeri e le lettere delle righe e delle colonne del foglio. |
| Avviare le macro in maniera più rapida |
| Una macro consiste generalmente in un set di istruzioni che possono essere eseguite consecutivamente con un semplice clic del mouse. Generalmente le macro vengono utilizzate per rendere automatico un procedimento ripetitivo. È possibile assegnare un pulsante ad una macro#, per poi poterla lanciare con un clic del mouse, ma anche aggiungere una nuova voce di menu Macro alla barra dei menu Excel. |
| Creiamo nuovo menu |
| Per aggiungere un nuovo menu Macro selezioniamo dal menu Strumenti la voce Personalizza. Nella finestra di dialogo che si apre, selezioniamo la scheda Comandi e rechiamoci su Nuovo menu all'interno del riquadro Categorie. Trasciniamo il pulsante Nuovo menu che si trova nel riquadro Comandi sulla barra dei menu nella posizione in cui desideriamo aggiungerlo. |
| Associamo il nome al menu |
| Nella finestra di dialogo facciamo clic sul pulsante Chiudi. Successivamente facciamo clic con il tasto destro del mouse sul pulsante Nuovo menu. Nel menu contestuale che si apre, digitiamo nella casella Nuovo menu il nome che vogliamo assegnare al menu, per esempio Esegui macro e clicchiamo su Invio. A questo punto bisogna aggiungere le voci al menu. |
| Assegniamo la macro al menu |
| Riapriamo la finestra Personalizza. Nel riquadro Categorie portiamoci sulla voce Macro e nel riquadro Comandi trasciniamo Voce di menu personalizzata sulla casella vuota del menu Macro. Facciamo clic con il tasto destro del mouse e ,dal menu contestuale, selezioniamo la voce Assegna Macro. Nella finestra che si apre selezioniamo la macro da associare. |
| Verificare le funzioni annidate |
| Quando in Excel si scrivono formule particolarmente complesse, che facciano ricorso a funzioni particolari con riferimenti a celle contenute in fogli diversi, o che presentino diversi livelli di annidamento, non è raro imbattersi in valori generati erroneamente che danno luogo a risultati indesiderati. Esiste, in Excel, uno strumento utile per calcolare passo passo le formule. |
| Formula annidata |
| Supponiamo di avere, in una cella di un foglio di lavoro, la seguente formula =SE(SOMMA(Foglio2!A1:A5)>10;Foglio3!A1/Foglio3!A2;0). Fondamentalmente, questa formula esegue la somma delle celle tra A1 e A5 del foglio 2, e se risulta maggiore di 10 genera come risultato il rapporto tra le celle A1 e A2 del foglio 3, altrimenti il risultato è pari a 0. Analizziamo questa formula. |
| Valutazione formula |
| Dopo aver selezionato la cella che contiene la formula, selezioniamo dal menu Strumenti la voce Verifica formule, e dal menu laterale la voce Valuta formula. Si apre una finestra di dialogo che contiene nel riquadro Valutazione la formula della cella da esaminare. Facendo clic sul pulsante Valuta viene calcolato il valore del riferimento sottolineato. |
| Valutazione argomenti |
| Il risultato dell'analisi viene visualizzato in corsivo. Se la parte sottolineata della formula è un riferimento ad un'altra formula, facendo clic su Entra ne visualizziamo il valore. Cliccando su Esci si ritorna alla formula precedente. Ripetiamo tali operazioni fino a quando ogni parte della formula sia stata analizzata. Al termine clicchiamo su Chiudi. |
| Gestire i riferimenti circolari in Excel |
| In Excel si può verificare il caso in cui una cella contenga una formula che faccia riferimento, in maniera diretta o indiretta, a se stessa. In questo caso, si dice che la cella contiene un riferimento circolare. Per calcolare il contenuto di una cella contenente un riferimento circolare, bisogna utilizzare un processo di iterazione che si arresterà al verificarsi di alcune condizioni. |
| Riferimento circolare |
| Supponiamo di avere un importo lordo contenuto nella cella A1. Nella cella A3 inseriamo il netto ottenuto come differenza tra il lordo A1 e l'IVA contenuta nella cella A2. L'IVA viene calcolata come percentuale (per esempio 20%) del netto. Quindi, nella cella A2 scriviamo la formula A3*0,2. Nella cella A2 ci sarà un riferimento circolare. Come risolverlo? |
| Messaggio d'errore |
| Non appena scriviamo la formula nella cella A2 compare una finestra con un messaggio che ci comunica che la formula non può essere calcolata, in quanto è presente un riferimento circolare. Se il riferimento è stato generato inavvertitamente, allora si consiglia di premere OK, in modo da individuarlo e rimuoverlo. Nel nostro caso facciamo clic su Annulla. |
| Processo iterativo |
| Per risolvere il riferimento circolare bisogna utilizzare un processo iterativo. Dal menu Strumenti selezioniamo Opzioni. Posizioniamoci sulla scheda Calcolo. Qui spuntiamo la casella di opzione Iterazioni. Il procedimento si arresterà dopo un Numero massimo di iterazioni o quando da un'iterazione all'altra si avranno variazioni inferiori a Scarto consentito. |
| Estrazione di valori da una serie |
| Quando in Excel abbiamo colonne di numeri o di valori particolarmente lunghe, possiamo avere l'esigenza di snellire tali colonne estraendo da esse solo alcuni valori. Questo procedimento viene definito campionamento&. Il campionamento può avvenire in modo #casuale# oppure attraverso una #cadenza# ben definita. In quest'ultimo caso si deve impostare un cosiddetto periodo di campionamento. |
| Analisi dei dati |
| Dal menu Strumenti selezioniamo Analisi dati. Se questa funzione non è disponibile, dal menu Strumenti selezioniamo la voce Componenti aggiuntivi. Nel riquadro Componenti aggiuntivi disponibili spuntiamo la voce Strumenti di Analisi e clicchiamo su Ok. In questo modo nel menu Strumenti compare la nuova voce. A questo punto selezioniamo Analisi dati. |
| Avvio del campionamento |
| Scorriamo l'elenco Strumenti di analisi e posizioniamoci su Campionamento. Nella casella Intervallo di input digitiamo le coordinate dell'intervallo dati da campionare. È possibile impostare quest'intervallo manualmente, oppure selezionare con il mouse l'intervallo di celle da campionare. Nella sezione Metodo di campionamento possiamo impostare un Periodo. |
| Impostazione degli argomenti |
| Digitando 3, per esempio, verrà estratto un valore ogni tre. Impostando Casuale e digitando un numero nella casella Numero di campioni, verrà campionato casualmente quel numero di dati specificato. Nella sezione Opzioni di output si può specificare dove riportare il risultato: in un intervallo specifico, in un nuovo foglio o in una cartella di lavoro. |
| Calcoliamo i giorni lavorati |
| &Excel può essere un ottimo strumento per monitorare la propria attività professionale e calcolare retribuzioni, indennità o premi. Una funzione, che Excel mette a disposizione, utile in tale contesto è Giorni.lavorativi.tot. Un tipico esempio applicativo potrebbe essere il calcolo della retribuzione maturata in base al numero di giorni lavorativi compresi in un determinato periodo di tempo. |
| Aggiunta del componente |
| Se questa funzione non è disponibile, bisogna installarla e caricare il componente aggiuntivo Strumenti di analisi. Per fare questo, selezioniamo la voce Componenti aggiuntivi dal menu Strumenti. Nell'elenco Componenti aggiuntivi disponibili, selezioniamo la casella Strumenti di analisi, quindi facciamo clic su OK. La funzione sarà ora disponibile. |
| Avvio della funzione |
| La sintassi della funzione è: GIORNI.LAVORATIVI.TOT(data_iniziale;data_finale;vacanze). Per inserire gli argomenti possiamo utilizzare la relativa finestra di dialogo. Per aprirla basta posizionarci sulla cella in cui vogliamo riportare il risultato di questa funzione e dal menu Inserisci selezioniamo la voce Funzione e successivamente Giorni,lavorativi.tot. |
| Impostazione delle date |
| Le date devono essere immesse utilizzando la funzione DATA. Per inserire 12 giugno 2003, ad esempio, bisogna digitare DATA(2003;6;12). Nella casella Data_iniziale immettiamo la data che rappresenta la data d'inizio. In Data_finale digitiamo la data finale. La casella Vacanze è un intervallo opzionale di una o più date da escludere dal calendario lavorativo. |
| Eliminazione delle formule mantenendo i risultati |
| A volte potrebbe essere utile cancellare una formula contenuta in una cella lasciando, però, il risultato della formula stessa. La gestione delle formule all'interno di un foglio di lavoro, infatti, potrebbe essere difficoltosa in determinate operazioni. Supponiamo di voler individuare tutte le celle che contengono una formula, eliminare la formula, lasciando il contenuto. |
| Individuazione celle con formule |
| La prima operazione che bisogna compiere è quella di identificare, sul foglio di lavoro, tutte le celle che contengono una formula. Per fare questo dal menu Modifica selezioniamo Vai. Si apre una finestra di dialogo. Alternativamente possiamo accedere alla stessa finestra premendo direttamente [F5]. Nella parte inferiore della finestra facciamo clic su Speciale. |
| Impostazione delle opzioni |
| Si apre la finestra di dialogo Vai a formato speciale. Qui possiamo selezionare una serie di opzioni. Per individuare sul foglio di lavoro le celle che contengono formule, bisogna selezionare Formule e lasciare spuntate tutte le opzioni: Numeri, Testo, Valori logici e Errori. Facciamo clic sul pulsante OK. Tutte le celle che contengono formule saranno evidenziate. |
| Eliminazione della sola formula |
| A questo punto è possibile eseguire su di esse tutte le personalizzazioni che desideriamo. Possiamo ad esempio eseguire una formattazione particolare, selezionando Celle dal menu Formato e cosଠvia. Per cancellare la formula lasciando il contenuto, basta premere il tasto funzione [F2] e poi [F9]. Per passare da una formula ad un'altra basta premere il tasto [Tab]. |
| Protezione delle formule da modifiche |
| Se vogliamo evitare che il contenuto di una cella o la formula in essa contenuta possa accidentalmente essere cancellata o modificata, occorre utilizzare lo strumento di protezione. È possibile proteggere l'intero foglio di lavoro, oppure solo selettivamente alcune celle del foglio. Supponiamo di voler proteggere solo le celle che contengono formule. Vediamo come fare. |
| Sblocco di tutte le celle |
| Affinchà© una cella possa essere protetta, bisogna prima bloccare la singola cella e poi proteggere l'intero foglio di lavoro. Tutte le celle del foglio sono bloccate per default. La prima operazione da eseguire, quindi, è sbloccarle. Per farlo selezioniamo tutto il foglio facendo clic sullo spigolo in alto a sinistra e dal menu Formato selezioniamo Cella. |
| Individuazione delle formule |
| Collochiamoci sulla scheda Protezione e deselezioniamo l'opzione Bloccata. Per selezionare le formule, premiamo [F5] e clicchiamo sul pulsante Speciale. Qui selezioniamo l'opzione Formule lasciando tutte le sotto-opzioni impostate. Dal menu Formato selezioniamo Celle. Ritorniamo alla scheda Protezione della finestra Formato celle e spuntiamo l'opzione Bloccata. |
| Protezione dell'intero foglio |
| L'operazione successiva consiste nel proteggere l'intero foglio di lavoro. Dal menu Strumenti selezioniamo Proteggi foglio. Qui lasciamo spuntata l'opzione Proteggi foglio di lavoro e contenuti delle celle bloccate. Nel riquadro Permetti a tutti gli utenti della cartella di lavoro di lasciamo spuntata la voce Seleziona celle bloccate e Seleziona celle sbloccate. |
| Utilizziamo la funzione Converti |
| In alcuni casi può essere utile passare in maniera veloce e semplice da un sistema di misura ad un altro. Per esempio se stiamo gestendo una fattura o un qualsiasi documento in lingua inglese in cui sono riportati valori numerici espressi in pollici o piedi, allora potrebbe essere necessario eseguire una conversione nel sistema di misura Internazionale che esprime la lunghezza in metro. |
| Aggiungiamo un componente |
| Excel possiede una funzione incorporata che permette di eseguire automaticamente questa conversione. La prima operazione da fare è installare un componente aggiuntivo. Dal menu Strumenti selezioniamo la voce Componenti aggiuntivi. Nella finestra di dialogo che si apre spuntiamo nel riquadro Componenti aggiuntivi disponibili la voce Strumenti di analisi. |
| Inseriamo la funzione Converti |
| Se tale strumento non è ancora stato installato potrebbe essere necessario utilizzare il CD di installazione. Posizioniamoci nella cella in cui vogliamo eseguire la conversione. Dal menu Inserisci selezioniamo Funzione. Nella finestra di dialogo che si apre impostiamo Tutte nella casella Oppure selezionare una categoria e nel riquadro selezioniamo Converti. |
| Impostiamo i parametri |
| Nella casella Num digitiamo il valore da convertire. Nella casella Da_misura inseriamo l'unità di misura del valore già inserito, mentre in A_misura digitiamo l'unità di misura del risultato. Per conoscere le sigle da inserire nelle ultime due caselle facciamo clic su Guida relativa a questa funzione. Nel nostro esempio digitiamo in per pollice e m per metro. |
| Stampa delle formule |
| Quando si vuole scrivere una formula in una cella, bisogna iniziare con il simbolo dell'uguale: =. Durante la digitazione della formula, questa viene visualizzata direttamente nella cella. Nel momento in cui si clicca su OK, nella cella viene visualizzato solo il risultato della formula, mentre questa, invece, è visualizzata sulla barra della formula. Vediamo come farla riapparire all'interno della cella. |
| Opzione Formule |
| Dal menu Strumenti selezioniamo la voce Opzioni. Nella finestra di dialogo che si apre, posizionarsi sulla scheda Visualizza. Qui, nella sezione Opzioni della finestra che si trova in fondo alla finestra di dialogo spuntiamo l'opzione Formule. Cliccare sul pulsante Ok. Le formule contenute nel foglio di lavoro diventeranno visibili nelle rispettive celle. |
| Verifica formule |
| Questa opzione rimane attiva fin tanto che non viene deselezionata. Se si stampa il foglio di lavoro, nelle celle verranno stampate le formule e non i risultati. Quando si imposta l'opzione, compare sul foglio anche la barra degli strumenti Verifica formule. Posizionarsi su una cella che contiene una formula e cliccare sul pulsante Individua precedenti. |
| Individua dipendenti |
| Compariranno sul foglio delle frecce che indicano tutte le celle presenti nella formula come riferimenti. Questa funzione è utile per ottenere una visione immediata delle formule. Analogamente, se ci si posiziona su una cella e si clicca su Individua dipendenti, compariranno delle frecce che puntano a tutte le formule in cui la cella è contenuta come riferimento. |
| Utilizzo della funzione Cerca.vert |
| Non è raro trovarsi di fronte ad una tabella &Excel& in cui bisogna inserire alcuni valori, all'interno di una colonna, in funzione del contenuto di altre celle. Supponiamo, per esempio, di avere una tabella Clienti con a fianco il numero di ordini emessi. In funzione degli ordini emessi, il cliente può essere etichettato con un numero che indica il tasso di sconto di cui può godere. |
| Funzione Cerca.vert |
| Per soddisfare questa richiesta si può ricorrere alla funzione Cerca.vert. La funzione ci permette di assegnare dei valori alle celle di una tabella in base al contenuto di altre celle. Si abbiano, per esempio, due tabelle: Clienti e Bonus. La prima contenga le colonne Clienti, Ordini e Bonus di sconto mentre la seconda contenga le colonne Ordini e Bonus di sconto. |
| Sintassi della funzione |
| L'obiettivo è di assegnare automaticamente alla colonna Bonus di sconto della prima tabella un valore che venga estratto dalla seconda tabella. La sintassi della funzione è CERCA.VERT(valore;tabella_matrice;indice;intervallo). L'operando Valore indica la cella che contiene il valore da ricercare, nel nostro esempio la prima cella della colonna Ordini. |
| Parametri della funzione |
| Tabella_matrice indica l'intervallo di celle da cui si estraggono i dati corrispondenti all'elemento valore. Indice è la colonna della tabella da cui si estrae il risultato da ottenere. Nel nostro caso, 2, in quanto è la seconda colonna della tabella Bonus. Intervallo è un valore logico: Vero o Falso, se vogliamo che la corrispondenza sia approssimativa o esatta. |
| Utilizziamo la funzione Converti |
| In alcuni casi può essere utile passare in maniera veloce e semplice da un sistema di misura ad un altro. Per esempio se stiamo gestendo una fattura o un qualsiasi documento in lingua inglese in cui sono riportati valori numerici espressi in pollici o piedi, allora potrebbe essere necessario eseguire una conversione nel sistema di misura Internazionale che esprime la lunghezza in metro. |
| Aggiungiamo un componente |
| Excel possiede una funzione incorporata che permette di eseguire automaticamente questa conversione. La prima operazione da fare è installare un componente aggiuntivo. Dal menu Strumenti selezioniamo la voce Componenti aggiuntivi. Nella finestra di dialogo che si apre spuntiamo nel riquadro Componenti aggiuntivi disponibili la voce Strumenti di analisi. |
| Inseriamo la funzione Converti |
| Se tale strumento non è ancora stato installato potrebbe essere necessario utilizzare il CD di installazione. Posizioniamoci nella cella in cui vogliamo eseguire la conversione. Dal menu Inserisci selezioniamo Funzione. Nella finestra di dialogo che si apre impostiamo Tutte nella casella Oppure selezionare una categoria e nel riquadro selezioniamo Converti. |
| Impostiamo i parametri |
| Nella casella Num digitiamo il valore da convertire. Nella casella Da_misura inseriamo l'unità di misura del valore già inserito, mentre in A_misura digitiamo l'unità di misura del risultato. Per conoscere le sigle da inserire nelle ultime due caselle facciamo clic su Guida relativa a questa funzione. Nel nostro esempio digitiamo in per pollice e m per metro. |
| Utilizziamo la funzione Ricerca obiettivo |
| Durante un'analisi numerica è possibile trovarsi nella situazione in cui si conosce il risultato di una determinata formula, ma non si conosce il valore di ingresso che lo genera. In Microsoft Excel è presente una funzione chiamata Ricerca obiettivo che permette di variare in maniera incrementale il valore di ingresso ad una determinata formula fino ad ottenere un determinato risultato. |
| Usiamo una formula |
| Supponiamo di avere una tabella in Excel con una cella contente una formula che contiene l'espressione di un interesse composto calcolato in un determinato arco temporale. La formula generale dell'interesse composto è M=C * (1+i)t , in cui C è il capitale iniziale, i è l'interesse annuo, t è il numero di anni e M è il capitalo maturato e capitalizzato ogni anno. |
| Attiviamo Ricerca obiettivo |
| In Excel formule finanziarie che risolvono egregiamente questa formula. Qui, però, vediamo come utilizzare la funzione Ricerca obiettivo per risolvere un semplice quesito. Utilizzando la tabella precedente, supponiamo di voler sapere quanto deve essere l'interesse composto annuo partendo da un capitale iniziale di 1000 euro, per avere dopo 10 anni 1500 euro. |
| Impostiamo i campi risolutori |
| Posizioniamoci sulla cella D2 che contiene la formula dell'interesse composto. Dal menu Strumenti selezioniamo la voce Ricerca obiettivo. Nella finestra di dialogo che appare digitiamo nella casella Imposta la cella le coordinate D2, nella casella Al valore scriviamo 1500 e nella casella Cambiando la cella le coordinate B2. Cliccando su Ok otteniamo il risultato. |
| Cambio di formattazione |
| Se in ufficio il vostro computer viene condiviso anche da vostri colleghi allora potrebbe essere utile proteggere la formattazione dei vostri fogli di lavoro Excel. Infatti, spesso, dedichiamo molto tempo a curare il formato, lo stile, il tipo di carattere del foglio di lavoro e naturalmente ci dispiace che altri possano impunemente apportare modiche vanificando tutto il nostro lavoro. |
| Formato celle |
| In Excel è possibile proteggere tutto il foglio di lavoro impedendo che il contenuto e la formattazione possano essere modificati da mani sconosciute. Selezioniamo l'intero foglio di lavoro cliccando sul pulsante nell'angolo in alto a sinistra. Facciamo clic con il tasto destro del mouse sulla selezione e dal menu contestuale scegliamo la voce Formato celle. |
| Strumenti protezione |
| Si apre una finestra di dialogo in cui ci posizioniamo sulla scheda Protezione. Qui deselezioniamo la casella di opzione Bloccata. Adesso è possibile impostare la formattazione voluta sul foglio di lavoro. Per applicare la protezione al foglio di lavoro selezioniamo dal menu Strumenti Protezione e successivamente Proteggi foglio. Si apre una finestra di dialogo. |
| Formattazione bloccata |
| Nella casella Password per rimuovere la protezione possiamo digitare una password per successive rimozioni della protezione. Verifichiamo che mentre è possibile modificare il contenuto delle celle del foglio di lavoro, tutti i menu ed i pulsanti della barra degli strumenti Formattazione sono disabilitati e facendo clic su di essi non si sortisce alcun risultato. |
| Impostazioni della cartella di lavoro |
| Generalmente quando si crea una nuova cartella di lavoro, essa contenere tre fogli, ma è possibile cambiare questa impostazione, in modo che quando si apre una nuova cartella di lavoro essa contenga un numero desiderato di fogli. In aggiunta, è possibile attivare anche una serie di impostazioni predefinite subito disponibili quando si apre Excel e si accede alla cartella di lavoro. |
| Impostiamo opzioni |
| Per modificare le impostazioni predefinite dal menu Strumenti selezioniamo la voce Opzioni. Nella finestra di dialogo che si apre ci posizioniamo sulla scheda Generale. Nella sezione impostazioni possiamo aggiungere o diminuire nella casella di riepilogo Fogli nella nuova cartella il numero di fogli che appariranno in tutte le nuove cartelle di lavoro create. |
| Modifichiamo lo Stile |
| Sempre nella scheda Generale della finestra Opzioni possiamo modificare altre opzioni predefinite. Spuntando l'opzione Stile di riferimento R1C1, i riferimenti delle righe e delle colonne subiranno una modifica. La cella D3, infatti verrà indicata come R3C4, in cui R3 sta riga 3, mentre C4 sta colonna 4. Le celle potrebbero essere identificate più velocemente. |
| Altre impostazioni |
| Il tipo di carattere predefinito quando si apre Excel è Arial 10 punti. È possibile modificare questa impostazione predefinita con un altro tipo di carattere e dimensione. Basta digitare nella casella Carattere standard le nuove impostazioni. Nella casella Posizione file predefinito è possibile digitare l'indirizzo della cartella di allocazione predefinita. |
| Subtotali dinamici |
| Quando in Excel vogliamo selezionare su una colonna solo alcuni valori che soddisfano alcuni particolari criteri, allora generalmente applichiamo un filtro. Il filtro nasconde tutti i valori che non rispondono ai criteri selezionati e visualizza solo i valori voluti. Tutte le operazioni matematiche applicate sulla colonna hanno effetto su tutti i valori e non solo su quelli selezionati. |
| Filtro automatico |
| Supponiamo che nella colonna A ci siano valori numeri fino alla riga 22. Dopo esserci posizionati sulla colonna dal menu Dati selezioniamo la voce Filtro e successivamente Filtro automatico. Nella cella A1 compare un freccetta rivolta verso il basso. Clicchiamo su di essa e scegliamo Personalizza. Si apre una finestra di dialogo in cui impostiamo i criteri. |
| Digitiamo la formula |
| Nella colonna verranno nascoste le celle che non soddisfano al criterio impostato. Posizioniamoci sulla cella A23 e digitiamo una formula matematica applicata sulla colonna. Il risultato viene applicato su tutti i valori della colonna e non solo su quelli selezionati. Excel dispone di una formula che permette di applicare la formula solo ai valori selezionati. |
| Utilizziamo il Subtotale |
| Si tratta della funzione Subtotale con sintassi: Subtotale(num_funzione; rif1; rif2;â?¦). Num_funzione è un numero compreso tra 1 e 11 che specifica quale funzione utilizzare per il calcolo dei subtotali. 1 corrisponde alla Media, 9 alla somma e cosଠvia. Rif1, rif2 sono intervalli o riferimenti sui quali applicare la formula. Nel nostro caso l'intervallo è A1:A22. |
| Cambiare i valori in un grafico |
| Excel è un applicativo molto versatile, quindi oltre ad essere un foglio elettronico molto potente fornisce anche grandi funzionalità nella parte della gestione dei grafici. Oltre alla semplicità del processo di realizzazione di un grafico, Excel permette in maniera intuitiva di modificare il formato, il tipo, i parametri, i valori numerici, le intestazioni e altri parametri. |
| Creazione guidata grafico |
| Per inserire un grafico basta selezionare le colonne che contengono i valori numerici e dalla barra degli strumenti cliccare sul pulsante Creazione guidata grafico. Si avvierà un processo di autocomposizione che guiderà passo passo fino alla creazione del grafico. Nella prima finestra si sceglie il tipo di grafico. Nella seconda si imposta l'intervallo dei dati. |
| Impostare le opzioni |
| Nel terzo passaggio si possono impostare diverse opzioni. Basta posizionarsi sulla relativa scheda come titoli, assi o etichette dei dati e impostare i valori. Nell'ultima finestra, infine, si sceglie su che foglio posizionare il grafico. Una volta creato il grafico è naturalmente possibile modificare tutte le opzioni che sono state impostate precedentemente. |
| Modifichiamo le impostazioni |
| Per modificare qualche impostazione basta posizionarsi sull'elemento che vogliamo modificare e fare clic con il tasto destro del mouse. Selezionando le varie voci dal menu contestuale si potrà accedere alle stesse finestre della creazione guidata del grafico e tutte le eventuali variazioni apportate si ripercuoteranno immediatamente in tempo reale sul grafico. |
| Disegnare i bordi delle celle |
| Microsoft Excel si presenta come una griglia di celle, ciascuna delle quali accoglie un valore. Quando eseguiamo, però, un'anteprima di stampa constatiamo che i bordi delle celle non compaiono. In effetti, una tabella di dati necessita di un'opportuna formattazione prima di mandarla in stampa. Applicare una formattazione ad un tabella significa tracciare i bordi delle varie celle. |
| Bordo delle celle |
| Per applicare un bordo ad una cella possiamo procedere in vari modi. Selezioniamo la cella e clicchiamo con il tasto destro del mouse. Dal menu contestuale che si apre selezioniamo Formato celle. Nella finestra di dialogo che si apre posizioniamoci sulla scheda Bordo. Qui possiamo scegliere i lati della cella da contornare, lo spessore della linea e il colore. |
| Applichiamo la griglia |
| In alternativa possiamo applicare con un solo clic una linea di bordo sottile a tutte le celle. Dal menu File selezioniamo Anteprima di stampa. Facciamo clic su Imposta e nella finestra di dialogo che si apre posizioniamoci sulla scheda Foglio. Nella sezione Stampa spuntiamo l'opzione Griglia. |
| Disegna bordi |
| Sul menu a discesa associato al pulsante Bordi della barra degli strumenti selezioniamo Disegna bordi. Comparirà una barra, con più opzioni. Il primo pulsante permette di selezionare una matita per disegnare i bordi o le griglie, il secondo permette di cancellare i bordi delle celle e gli ultimi due permettono di selezionare lo spessore e il colore della linea. |
| Controllo cella |
| Una cartella di lavoro Excel può contenere più fogli. Ciascun foglio, generalmente, contiene dati e valori strettamente correlati tra loro. È possibile, naturalmente, impostare delle formule che fanno riferimento a fogli differenti. Quando modifichiamo il contenuto di una cella contenuta in una formula di un altro foglio, potrebbe essere utile visualizzare il risultato della formula. |
| Selezioniamo la cella |
| Ci viene in soccorso uno strumento utile di Excel che ci permette di tenere sotto controllo una determinata cella, indipendentemente dal foglio di lavoro in cui ci troviamo. Posizioniamoci sulla cella che contiene la formula che fa riferimento a più celle appartenenti a fogli differenti. Cliccando con il tasto destro del mouse si aprirà il menu contestuale. |
| Aggiungiamo controllo cella |
| Dal menu contestuale selezioniamo Aggiungi controllo cella. Si aprirà una finestra di dialogo che contiene una tabella con le colonne Cartella, Foglio, Nome, Cella, Valore e Formula. Questa tabella rimane visibile anche quando passiamo ad un altro foglio e i dati si aggiornano automaticamente. In particolare bisogna tenere sotto controllo la colonna Valore. |
| Eliminiamo controllo cella |
| È possibile aggiungere altri controllo cella che fanno riferimento ad altri fogli o allo stesso foglio. Nella finestra facciamo clic su Aggiungi controllo cella. Si apre una finestra in cui specifichiamo la cella o le celle delle quali si desidera vedere il valore. Selezionando un controllo e cliccando su Elimina controllo è possibile cancellare un controllo. |
| Funzioni combinate |
| Esistono situazioni in cui il risultato voluto all'interno di un foglio di lavoro Excel si ottiene combinando due funzioni. Supponiamo, per esempio, di avere una tabella con due colonne con valori numerici e vogliamo calcolare la media delle somme delle singole colonne. Fermo restando che è possibile utilizzare celle con risultati intermedi, vediamo come combinare queste due funzioni. |
| Selezioniamo una funzione |
| Posizioniamoci sulla cella in cui vogliamo calcolare il risultato voluto. Dal menu Inserisci selezioniamo la voce Funzione. Si apre una finestra di dialogo in cui nel riquadro Selezionare una funzione selezioniamo la funzione più esterna delle funzioni nidificate. Nel nostro caso selezioniamo Media. Nella finestra che si apre posizioniamoci sulla casella Num1. |
| Funzione annidata |
| Nel menu a discesa della barra della formula selezioniamo la voce Somma. Si apre la finestra della funzione somma. Anche qui ci posizioniamo nella casella Num1 e nel foglio di lavoro selezioniamo tutte le celle della colonna che vogliamo sommare. Al termine facciamo clic sulla parola Media che compare nella barra della formula per ritornare alla finestra Media. |
| Secondo argomento |
| Qui posizioniamoci sulla casella Num2. In questo modo passiamo al secondo argomento della funzione Media. Ripetiamo l'operazione di selezionare la funzione Somma nel menu a discesa della Barra della formula. Nella finestra Somma ci posizioniamo sulla casella Num1 e selezioniamo tutti i valori della seconda colonna. Clicchiamo su OK e otteniamo il risultato. |
| La funzione Concatena |
| Le celle di un foglio di lavoro Excel possono essere formattate per contenere tipi di dati differenti tra loro. Naturalmente non è possibile eseguire operazioni matematiche combinando tipi differenti. Ciò provocherebbe la generazione di un messaggio di errore. Esiste, però, un modo per giustapporre differenti tipologie di dati nella stessa cella senza violare nessuna regola matematica. |
| Inserisci funzione |
| La funzione che Microsoft Excel mette a disposizione per mettere accanto all'interno della stessa cella differenti tipi di dati è Concatena. Dal menu Inserisci seleziona la voce Funzione. Nel riquadro Selezionare una funzione selezioniamo Concatena e clicchiamo su OK. Si apre una finestra dialogo con inizialmente 2 caselle. Le caselle possono arrivare fino a 30. |
| Concateniamo gli elementi |
| In ciascuna casella possono essere inserite stringhe di testo, ma anche numeri, formule o riferimenti ad altre celle. Tutti questi elementi verranno concatenati in un'unica cella. Per esempio supponiamo che in un foglio di lavoro ci sia una tabella che riassuma il vostro cartellino di timbratura con due colonne contenenti il totale delle giornate e ore svolte. |
| Facciamo un esempio |
| In una cella possiamo inserire la funzione Concatena in cui nella prima casella inseriamo la stringa di testo "Il totale delle giornate è ", nella seconda digitiamo la formula che contiene la somma della colonna Giornate, nella terza inseriamo " e delle ore lavorative è " e nella quarta casella inseriamo la formula della somma della colonna Ore. Notare gli spazi. |
| Personalizzare il formato delle date |
| In alcuni casi potemmo aver bisogno di digitare all'interno di una cella di un foglio di lavoro Excel una data avente un formato che non è contemplato in quelli predefiniti. Se, per esempio, noi volessimo inserire una data tipo 5/3 in cui il 5 rappresenta il mese e 3 il giorno, allora non possiamo utilizzare un formato predefinito, in quanto verrebbe interpretata da Excel come 5 Marzo. |
| Apriamo formato celle |
| Possiamo, però, creare dei formati di data personalizzati e applicarli a dati esistenti oppure a nuove date. Per creare un formato personalizzato dobbiamo selezionare le celle cui vogliamo applicarlo fare clic con il tasto destro del mouse e dal menu contestuale selezionare Formato celle. Nella finestra di dialogo che si apre facciamo clic sulla scheda Numero. |
| Personalizziamo il formato |
| Nell'elenco Categoria selezioniamo la voce Personalizzato. Nel riquadro di destra della finestra appare un elenco dei formati esistenti. Posizioniamoci sulla casella Tipo e digitiamo il nuovo formato. Per le date dobbiamo utilizzare delle abbreviazioni interpretabili da Excel. Se vogliamo anteporre il mese al numero che indica il giorno allora digitiamo mm/gg. |
| Applichiamo il formato |
| Infatti, il simbolo mm indica il mese espresso in numero, mentre gg indica il giorno espresso in numero. Se preferiamo, invece, che il mese compaia come abbreviazione di tre lettere allora dobbiamo digitare mmm. Se invece vogliamo il nome completo, allora digitiamo mmmm. Le stesse regole valgono anche per il giorno, in cu al posto della m digitiamo g. |
| Condizioni multiple |
| Excel permette di applicare una data formattazione a determinate celle se risulta verificata una particolare condizione. In alcuni casi, però, potrebbe non essere sufficiente una singola condizione, ma dovremmo aggiungerne altre. Supponiamo di voler impostare uno sfondo di un dato colore a tutte quelle celle che contengono valori numeri inferiori ad una soglia e superiori ad un'altra. |
| Impostiamo prima condizione |
| Dal menu Formato selezioniamo la voce Formattazione condizionale. Nella prima casella selezioniamo il valore della cella è, nella seconda minore o uguale a, nella terza digitiamo direttamente il numero che rappresenta la soglia inferiore. Facciamo clic sul pulsante Formato. Si apre una finestra di dialogo in cui nella scheda Carattere impostiamo lo stile. |
| Impostiamo la formattazione |
| Nella stessa scheda possiamo impostare anche un colore del testo diverso da quello predefinito. Possiamo, però, anche impostare un bordo particolare alla cella cliccando sulla scheda Bordo. Nella scheda Motivo, invece, è possibile impostare l'ombreggiatura delle celle ed eventualmente il colore dello sfondo. Clicchiamo su Ok e torniamo alla finestra precedente. |
| Impostiamo seconda condizione |
| Per aggiungere un'ulteriore condizione facciamo clic su Aggiungi. Qui troviamo le stesse caselle della prima condizione che andranno compilate sulla stessa falsa riga. Possiamo anche in questo caso impostare lo stessa formattazione impostata nella prima condizione, oppure cambiarlo se vogliamo differenziare il formato delle celle che soddisfano le due condizioni. |
| Riunire più colonne in Excel |
| Se nel vostro ufficio lavorate con fogli di lavoro Excel che contengono l'anagrafica dei vostri clienti, oppure semplicemente un elenco di nomi con il nome in una colonna e il cognome nella colonna ad essa adiacente, allora potrà esservi utile l'accorgimento che qui di seguito descriviamo. Infatti, spesso si vorrebbe in un'unica colonna il nome e cognome e non separati su due colonne. |
| Inseriamo una funzione |
| In Excel è possibile passare da una modalità all'altra con una funzione molto semplice senza che venga modificata strutturalmente la tabella. Posizioniamoci sulla colonna in cui vogliamo riunire due elementi ripartiti originariamente su più colonne. Dal menu Inserisci selezioniamo la voce Funzione. Nella casella Oppure selezionare una categoria impostiamo Tutte. |
| Impostiamo i dati |
| Nel riquadro centrale Selezionare una funzione selezioniamo la voce Concatena e clicchiamo su OK. Si apre un'ulteriore finestra in cui nella casella Testo1 mettiamo il primo elemento contenuto nella prima colonna. Possiamo scrivere direttamente le coordinate della cella oppure selezionarla direttamente sul foglio di lavoro. Ripetiamo l'operazione con Testo2. |
| Concateniamo |
| Con Xp possiamo concatenare fino a 30 elementi. Uno di questi può essere anche un segno di interpunzione, per esempio una virgola o un punto e virgola. Per esempio, se la colonna A contiene i nomi e B i cognomi, nella cella C1 digitiamo la formula =CONCATENA(B1;", ";A1). Successivamente è sufficiente estendere la formula con il trascinamento a tutta la colonna C. |
| Cancellare il proprio nome dai commenti |
| Il commento in un foglio di lavoro sono strumenti utili per una migliore leggibilità del documento. Possono essere rivolti a se stessi come promemoria, oppure ad altri che utilizzano lo stesso foglio per fornire suggerimenti o consigli. Quando inseriamo un commento compare anche il proprio nome. Possiamo, però, decidere che esso non compaia per ragioni di anonimato o di scelta estetica. |
| Modifichiamo commento |
| È possibile rimuovere facilmente il nome direttamente dalle celle che contengono il commento. Esse sono contrassegnate da un triangolino rosso in alto a destra. Dopo averle selezionate clicchiamo con il tasto destro su di esse e dal menu contestuale selezioniamo Modifica commento. La casella del commento diventa attiva con il cursore del mouse lampeggiante. |
| Modifichiamo opzioni |
| Selezioniamo il nome nella cella e facciamo clic su Canc. È possibile, però, evitare che il proprio nome venga inserito in tutti i futuri commenti inseriti nella cartella di lavoro attiva. Dal menu Strumenti selezioniamo Opzioni. Nella finestra di dialogo che si apre posizioniamoci sulla scheda Generale. In fondo alla finestra è presente la casella Nome utente. |
| Cancelliamo nome utente |
| Il nome contenuto in Nome utente è quello che viene aggiunto a tutti i commenti inseriti. È possibile solo modificarlo, ma non cancellarlo, in quanto la casella richiede l'immissione di almeno qualche carattere. Se desideriamo, comunque che non compaia alcun nome, allora è sufficiente digitare un punto oppure un trattino, oppure digitare uno spazio bianco. |
| Le frazioni in Excel |
| Spesso può essere più conveniente e più chiaro utilizzare le frazioni all'interno di un foglio di lavoro Excel al posto dei corrispettivi valori decimali. Proviamo, però, a digitare una frazione in una cella Excel. Il risultato è che vediamo comparire automaticamente una data. Infatti, Microsoft Excel interpreta la stringa che contiene il simbolo della frazione / come se fosse una data. |
| Accediamo alla scheda Numero |
| Esistono vari modi per evitare questa errata interpretazione. Il primo metodo consiste nell'impostare opportunamente il formato delle celle. Dopo esserci posizionati sulla cella o sulle celle di interesse del foglio di lavoro, dal menu Formato selezioniamo Celle. Nella finestra di dialogo che appare posizioniamoci sulla scheda Numero e selezioniamo Frazione. |
| Impostiamo Formato frazione |
| In questo modo il formato viene modificato e ogni frazione inserita nella cella rimane tale e non viene interpretata come data. In alternativa si può accedere alla stessa finestra di dialogo cliccando con il tasto destro del mouse sulla cella di interesse e selezionando dal menu contestuale che si apre la voce Formato celle. Esiste un metodo ancora più veloce. |
| Formattazione immediata |
| È sufficiente far precedere alla frazione che desideriamo digitare lo zero. In questo modo la formattazione è automatica. Inoltre, se digitiamo nella cella settata a frazione un numero decimale, questo viene automaticamente convertito in frazione, mentre il risultato di un'operazione matematica tra due celle distinte contenti frazioni è ancora una frazione. |
| Creare pulsanti di rimando |
| Spesso vi sarà capitato di navigare con difficoltà in fogli di lavoro molto grandi, oppure di spostarvi in modo poco agevole in punti specifici di fogli di lavoro distinti all'interno della stessa cartella. Microsoft Excel Xp offre uno strumento molto utile che consente di spostarsi agevolmente da un punto all'altro del foglio di lavoro o da un foglio all'altro della cartella di lavoro. |
| Visualizziamo Barra Disegno |
| Dal menu visualizza selezioniamo Barre degli strumenti/Disegno. Nella barra che compare in fondo al foglio di lavoro clicchiamo sull'icona Casella di testo. All'interno del foglio di lavoro tracciamo con il cursore del mouse un'area dalle dimensioni desiderate. Scriviamo nella casella un testo che rimanda ad un altro punto e personalizziamola con colori e sfondi. |
| Collegamento al file |
| Salviamo il file, chiudiamolo e riapriamolo. Il passo successivo è quello di creare un link al file. Selezioniamo la casella di testo e dal menu Inserisci selezioniamo la voce Collegamento ipertestuale. Selezioniamo l'icona Cartella corrente nella sezione centrale e specifichiamo il percorso del file appena salvato, aiutandoci con la funzione Sfoglia. |
| Collegamento alla cella |
| Nella sezione Collega a clicchiamo sull'icona Inserisci nel documento. Nella casella Digitare il riferimento di cella scriviamo la cella cui vogliamo creare il collegamento. Nel riquadro O selezionare una parte del documento selezioniamo il foglio in cui si trova la cella da collegare. Facciamo clic su OK. Il pulsante cosଠcreato rimanda alla cella specificata. |
| Conta.Se e funzione vettore |
| Quante volte vi sarà capitato in ufficio di avere una tabella Excel e di dover fare una verifica veloce su una colonna o su più colonne e contare quante volte si verifica una determinata condizione, per esempio che un certo valore sia superiore ad uno di riferimento. In Excel esiste una funzione predefinita che esegue questo calcolo. Esiste anche un metodo alternativo più generale. |
| Inserisci funzione |
| Supponiamo di avere una tabella che contiene in una colonna una lista di prodotti e nell'altra il prezzo di ciascun prodotto. Un'operazione che vorremmo poter fare è quella di contare quanti prodotti superano una certa soglia di prezzo. Posizioniamoci sulla cella in vogliamo il risultato. Dal menu Inserisci selezioniamo Funzione. Si apre una finestra di dialogo. |
| Funzione Conta.Se |
| Nel menu a discesa Oppure selezionare una categoria selezioniamo Tutte e nell'elenco in basso individuiamo la funzione Conta.Se. Clicchiamo su Ok. Si apre una nuova finestra. Nella casella Intervallo inseriamo l'intervallo delle celle sui vogliamo venga eseguito il controllo, mentre nella casella Criteri impostiamo la condizione che vogliamo applicare. |
| Funzione vettore |
| Cliccando su Ok otteniamo il risultato. In alternativa avremmo potuto usare una formula vettore. Supponiamo che i prodotti siano nell'intervallo A1:A10 e i prezzi in B1:B10. Allora per eseguire la stessa funzione di prima potremmo scrivere =Somma(Se($A$1:$A$10)>soglia;1;0). L'unica differenza con le formule normali è premere Ctrl+Shift+Invio invece di solo Invio. |
| Eseguire operazioni veloci sui dati |
| Quando vogliamo eseguire alcune operazioni matematiche sui valori di una tabella, allora possiamo utilizzare diversi metodi. Possiamo per esempio utilizzare una colonna di appoggio, usando formule di collegamento alla tabella e poi incollare il risultato. Una metodo alternativo consiste nello sfruttare le potenzialità della funzione Copia/incolla, in particolare dell'Incolla speciale. |
| Selezioniamo l'intervallo |
| Posizioniamoci su una cella del foglio Excel e digitiamo il valore che vogliamo aggiungere, sottrarre, moltiplicare o dividere ai valori di una determinata tabella. Successivamente selezioniamo l'intervallo di celle della tabella sulle quali vogliamo applicare l'operazione matematica. L'intervallo può comprendere righe e colonne oppure celle sparse. |
| Incolla speciale |
| La selezione multipla di più celle viene fatta tenendo premuto il tasto CTRL. Dal menu Modifica selezioniamo la voce Incolla speciale. Si aprirà una finestra di dialogo in cui nella sezione Operazione possiamo impostare una delle voci tra Addiziona, Sottrai, Moltiplica e Dividi. Cliccando su OK, le celle della tabella verranno automaticamente aggiornate. |
| Aggiornamento formule |
| Se le celle di destinazione contenevano solo dei numeri, allora l'aggiornamento viene fatto direttamente sui valori e non viene tenuta traccia dell'operazione che è stata eseguita. Se invece le celle contenevano già delle formule, allora l'operazione che è stata eseguita attraverso la funzione Incolla speciale viene visualizzata nella barra delle formule. |
| Impostazioni per la stampa |
| Prima di mandare in stampa un documento Excel, bisogna preliminarmente preparare il foglio di stampa. Questa operazione permette di impostare una serie di opzioni che adattano la stampa ad uno scopo specifico, e consentono si specificare alcuni accorgimenti che facilitano la stampa e rendono il foglio di stampa più chiaro e leggibile, soprattutto quando la stampa avviene su più fogli. |
| Imposta pagina |
| Per impostare la formattazione del foglio bisogna selezionare dal menu File la voce Imposta pagina. Nella finestra di dialogo che si apre, posizioniamoci sulla scheda Foglio. Nella casella Area di stampa è possibile selezionare l'area di stampa. Posizioniamoci con il mouse sulla casella e sul foglio di lavoro selezioniamo l'intervallo delle celle da stampare. |
| Righe e colonne da ripetere |
| È possibile stampare le etichette di riga e colonna su tutte le pagine. Per stampare le etichette di colonna, inseriamo nella casella Righe da ripetere in alto le righe che contengono le etichette di colonna, mentre per stampare le etichette di riga, inseriamo nella casella Colonne da ripetere a sinistra le colonne che contengono le etichette di riga. |
| Opzioni di stampa |
| Se vogliamo stampare anche la griglia delle caselle del foglio Excel, bisogna spuntare l'opzione Griglia. L'opzione Bianco e nero, invece, permette di impostare la stampa in bianco e nero anche se la stampante è a colori. Qualità bozza permette di risparmiare inchiostro, mentre nella casella Errori cella come si può scegliere come visualizzare gli errori. |
| Serie lineari ed esponenziali |
| Una delle funzioni più utili di Excel consiste nell'impostare automaticamente una serie di valori che seguono una tendenza lineare semplice utilizzando il quadratino nero nell'angolo inferiore destro della selezione. Posizionando il puntatore del mouse su questo quadratino, il puntatore assumerà la forma di una croce nera. Trascinando il quadratino si ottiene l'estensione della tendenza. |
| Impostiamo una serie |
| L'estensione della sequenza viene eseguita automaticamente, ma è anche possibile creare manualmente tendenze lineari ed esponenziali. Per fare ciò selezioniamo la cella in cui vogliamo inserire la serie. La cella deve contenere il primo valore della serie. Dal menu Modifica selezioniamo Carattere di riempimento e dal menu laterale selezioniamo la voce Serie. |
| Valore incremento |
| Per effettuare il riempimento della serie lungo una colonna, selezioniamo l'opzione Colonne nella sezione Serie in, mentre per riempire la serie lungo una riga, selezioniamo l'opzione Righe. Nella casella Valore di incremento bisogna digitare il valore in base al quale si desidera incrementare la serie. Nella sezione Tipo è possibile selezionare diverse opzioni. |
| Lineare ed esponenziale |
| Impostando Lineare, il valore di incremento viene aggiunto al valore iniziale e a quelli successivi. Impostando, invece, Esponenziale, il valore iniziale viene moltiplicato per il valore di incremento e l'operazione viene ripetuta per ogni risultato della sequenza. Nella casella Valore limite è possibile digitare il valore a cui si desidera interrompere la serie. |
| Somma basata su una condizione |
| In Excel sono disponibili alcune funzioni che eseguono elaborazioni in base a una condizione. Queste funzioni possono risultare molto utili quando si dispone di una tabella su più colonne e si desidera sommare tutte le celle di una colonna che si trovano nella stessa posizione delle celle che soddisfano un determinato criterio su un'altra colonna. Più facile da applicare che da spiegare. |
| Elaborazione su tabella |
| Supponiamo di avere una tabella con due colonne. La prima contiene i salari percepiti dalle persone che lavorano in un determinato progetto, mentre la seconda contiene il numero di anni di servizio svolti dagli stessi impiegati. È possibile voler sommare, per esempio, lo stipendio di tutti quegli impiegati con un numero di anni di servizio superiore a 10. |
| Sintassi della funzione |
| Per eseguire una tale elaborazione apparentemente complicata utilizziamo la funzione SOMMA.SE. Questa funzione ammette tre parametri di ingresso. La sintassi della funzione è la seguente: SOMMA.SE(intervallo;criteri;int_somma). Il parametro intervallo indica l'intervallo delle celle sulle quali viene eseguita l'elaborazione, nel nostro caso la somma. |
| Applichiamo la funzione |
| Il parametro criteri esprime il criterio che seleziona quali celle vengono effettivamente sommate, mentre l'ultimo parametro, int_somma, individua l'insieme di celle sulle quali viene verificato il criterio. Se i salari sono riportati nella colonna A, gli anni di servizio nella colonna B e gli impiegati sono 100, scriveremo: SOMMA.SE(A1:A100;">10";B1:B100). |
| Come collegare fogli Excel con documenti Word |
| Tutti i programmi della suite Office sono strettamente correlati tra di loro, quindi è possibile stabilire dei collegamenti tra essi ottimizzando cosଠle potenzialità di ognuno. Per esempio possiamo sfruttare le elevate potenzialità di calcolo dei fogli Excel e realizzare dei collegamenti con Word, che invece meglio si adatta a stesure testuali di documenti. |
| Inseriamo oggetto |
| È possibile collegare un intero foglio di lavoro oppure un ristretto insieme di celle. Nel primo caso bisogna prima posizionarsi con il cursore del mouse sul punto del documento in cui vogliamo inserire il foglio di lavoro. Dal menu Inserisci selezioniamo la voce Oggetto. Nella finestra di dialogo che si apre posizioniamoci sulla sottocartella Crea da file. |
| Colleghiamo foglio Excel |
| Dopo aver spuntato l'opzione Collega al file clicchiamo sul pulsante Sfoglia e posizioniamoci sulla cartella in cui è allocato il file Excel che vogliamo inserire. Clicchiamo sul pulsante Inserisci e successivamente sul pulsante OK. In questo modo viene inserito nel documento Word una tabella corrispondente al foglio di lavoro attivo del file Excel. |
| Colleghiamo Celle |
| Tutte le modifiche effettuate sul foglio Excel vengono automaticamente riportate in Word. Per collegare solo alcune celle, basta selezionarle e cliccare su Modifica/Copia. In Word, dal menu Modifica selezioniamo la voce Incolla speciale. Nella finestra di dialogo spuntiamo l'opzione Incolla collegamento e nell'elenco selezioniamo Oggetto Foglio di lavoro Excel. |